ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpの連携で、承認後に自動でタスク追加してみた

異なるツールを利用してタスクをひとつずつ手動で登録するのは、担当者にとって大きな負担となるでしょう。
そこで、ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpを連携し、承認後のタスク追加を自動化すれば、このような問題を解消できます。
この自動化によって、手動でのタスク登録が省け、タスク管理の効率化が期待できます。
また、経費処理状況を把握することで、経理担当者にとって会計処理が行いやすくなるでしょう。
特に複数の経費を処理する企業にとって、この自動化は有効になります。

ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpを連携するメリット

メリット1:タスクの登録が正確にできる

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にClickUpにタスクを追加することができます。たとえば、手動でタスクを作成している場合、登録ミスのリスクが高まるため、誤った内容のタスクを作成する可能性があります。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を導入すると、タスク登録ミスが減少するため、正確にタスクを登録できます。</span>
また、手動でのタスク追加が不要になるため、担当者の負担を軽減することができるでしょう。

メリット2:進捗状況を把握しやすくなる

経費申請内容をタスクとして自動追加することで、チームメンバーの進捗状況の確認が一目でできるようになります。
これにより、経費の承認状況が明確になるため、経理担当者は作業がしやすくなるでしょう。
<span class="mark-yellow">この自動化を活用することで、経理担当者は承認の有無を確認する必要がなくなり、スムーズに会計処理ができます。</span>
特にスピーディーに経費処理を行いたい方や膨大な経費を確認する必要がある方におすすめの自動化です。

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpの連携フローの作り方

今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpをマイアプリ登録
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定
ClickUpでタスクを作成するアクションを設定
ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpの自動化の動作確認

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すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpをマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpをYoomに接続してマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が簡単に行えます。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録を行いましょう。

次に、ClickUpのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からClickUpを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、ClickUpにログインしてください。

以下の画面が表示されたら、赤枠内の「ワークスペースを接続」をクリックしましょう。

マイアプリに、ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpが表示されます。

ステップ2:ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更できます。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うために、「申請が承認されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「トリガーアクション」→申請が承認されたら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:ClickUpでタスクを作成するアクションを設定

次に、ClickUpの設定を行うため、「タスクを作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→自由に変更可能
「ClickUpと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「アクション」→タスクを作成

以下の画面が表示されるので、必須項目を候補から選択しましょう。

スクロールし、ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを利用して「name」を設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットが表示されます。
他にも設定が必要な項目があれば、設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:ジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
トリガーが正しく起動するか、確認してください。

その他のジョブカン経費精算・ワークフローとClickUpを使った自動化の例

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、自動的にGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
‍申請が差し戻された場合、その内容がGoogle スプレッドシートに反映されるため、スピーディーに対応ができます。
対応状況を可視化できるため、差し戻しで対応されていないものが一目で分かるようになります。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Slackに自動通知するフローです。
申請が承認されると、Slackに自動通知されるため、承認の見逃しを防げます。
経理担当者は、会計処理などの作業に移行しやすくなるでしょう。

3.フォームに回答があったら、ClickUpと連携してタスクを作成し、自動的にGmailを送付するフローです。
タスク作成とメール送付が自動化されることで、タスクの共有が容易になります。
手動でタスクを作成する手間が省け、作業の効率化を期待できます。

まとめ

本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請を基にClickUpでタスクを自動追加する方法をご紹介しました。
これにより、タスク管理が効率化され、申請状況の把握が簡単にできます。
また、手作業でのタスク追加が不要となり、タスクの登録ミスや対応漏れが減少するでしょう。
承認ステータスが明確になるため、経理担当者はスムーズに会計処理を行えます。
特に、多忙なビジネス環境では、有効な自動化になりそうです。

Yoomを利用したアプリ連携は、プログラミング知識がなくてもできます。
ご紹介したように、説明に沿って設定を行うだけなので、誰でも簡単に自動化の導入が可能です。
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