・
申請が承認されたのに、見逃していたという事態を防ぐのが、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携です。
これらを連携させて自動化することで、承認後に通知が届くため、スムーズに対応できるでしょう。
さらに、手動通知の手間が省けるので、担当者の負担や作業時間を削減できるでしょう。
Google Chatに承認通知が自動で届くことで、担当者はその場で承認状況を確認でき、スピーディーに対応できるでしょう。
たとえば、ジョブカン経費精算・ワークフローで経費の申請が承認された場合、Google Chatの通知で確認できるため、後続業務をスムーズに進められるでしょう。
さらに、移動中やリモートでも通知を受け取れるため、場所に制限されずに確認できます。
これにより、承認プロセスを可視化できるため、業務スピード向上が期待できます。
承認通知をメールで受け取っている場合、他の連絡に埋もれてしまう可能性があります。
一方、Google Chatを使用する場合、専用チャネルを設定できるため、承認の見落としを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は承認に気づかないまま、経費処理を忘れてしまうという事態を防げそうです。
その結果、重要な承認の見落としを防ぎ、経費処理をスムーズに始められるでしょう。
承認の通知にGoogle Chatを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローにログインしなくても、進捗状況を把握できます。
たとえば、「申請が承認されました」といった通知があることで、次の行動が取りやすくなるでしょう。
これにより、担当者は手作業で承認情報を確認する手間が省け、作業時間を短縮できるかもしれません。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索欄でジョブカン経費精算・ワークフローを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。
マイアプリの登録方法は、こちらを参照して登録してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローには管理者権限でログインしてください。
「アカウント名」→「会社情報設定」→「共通ID連携・API管理」の順でクリックすると、認証コード（API Token）が確認できるので、コピーしましょう。
Yoom画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定して、「アクセストークン」に認証コードを入力しましょう。
続いて、Google Chatのマイアプリ登録をします。
先ほどと同じようにアプリ一覧からGoogle Chat（OAuth）を探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。
マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatが表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックして変更します。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定から行うので、「申請が承認されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」をクリックしてください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定しましょう。
スペースやダイレクトメッセージのURLから取得できます。
スクロールして、「メッセージ内容」の設定をします。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用して設定することで、Google Chat上で承認された内容を確認できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
例として以下のように設定しましたが、自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
承認されたデータをMicrosoft Excelに自動で追加できます。
承認データを記録する際や見返す際に便利です。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに自動通知するフローです。
申請の差し戻しがSlackに通知されるため、見逃す心配がなくなるでしょう。
差し戻しに気づかずに、対応が遅れるといった事態を防ぎます。
3.kintoneにレコードが登録されたら、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローの取引先マスタにも登録するフローです。
kintoneに取引先を登録するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動登録できます。
手作業で取引先を登録する手間が省け、業務にかかる時間を短縮できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、自動化すると、承認通知が今まで以上にスムーズになるでしょう。
これにより、ミスや遅延のリスクを抑え、業務スピードの向上が期待できます。
さらに、担当者の負担が軽減され、外出中やリモートワーク環境でもスムーズに対応できるでしょう。
ぜひ、Yoomを活用して日常業務に自動化を取り入れてみてください。
.avif)
.png)
.avif)
