2024/11/22
アプリ同士の連携方法

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携して、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する方法

m.wadazumi
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携イメージ

目次

申請が承認されたのに、見逃していたという事態を防ぐのが、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携です。
これらを連携させて自動化することで、承認後に通知が届くため、スムーズに対応できるでしょう。
さらに、手動通知の手間が省けるので、担当者の負担や作業時間を削減できるでしょう。

こんな方におすすめ

  • 承認の通知を業務プロセスに組み込みたいと考えている方
  • 承認フローの見落としや遅延を防ぎたい方
  • 申請承認の対応を外出先やリモートワーク環境で行いたい方
  • ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを使用しており、それぞれを連携して業務効率化したい方

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携メリットと具体例

メリット1:スピーディーに対応できる

Google Chatに承認通知が自動で届くことで、担当者はその場で承認状況を確認でき、スピーディーに対応できるでしょう。
たとえば、ジョブカン経費精算・ワークフローで経費の申請が承認された場合、Google Chatの通知で確認できるため、後続業務をスムーズに進められるでしょう。
さらに、移動中やリモートでも通知を受け取れるため、場所に制限されずに確認できます。
これにより、<span class="mark-yellow">承認プロセスを可視化できるため、業務スピード向上が期待できます。</span>

メリット2:承認の見落としを防ぐ

承認通知をメールで受け取っている場合、他の連絡に埋もれてしまう可能性があります。
一方、Google Chatを使用する場合、専用チャネルを設定できるため、承認の見落としを防ぐことができます。
これにより、<span class="mark-yellow">経理担当者は承認に気づかないまま、経費処理を忘れてしまうという事態を防げそうです。</span>
その結果、重要な承認の見落としを防ぎ、経費処理をスムーズに始められるでしょう。

メリット3:担当者の負担を軽減できる

承認の通知にGoogle Chatを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローにログインしなくても、進捗状況を把握できます。
たとえば、「申請が承認されました」といった通知があることで、次の行動が取りやすくなるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者は手作業で承認情報を確認する手間が省け、作業時間を短縮できるかもしれません。</span>

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携動作を確認

Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatをマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

検索欄でジョブカン経費精算・ワークフローを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。

マイアプリの登録方法は、こちらを参照して登録してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローには管理者権限でログインしてください。
「アカウント名」→「会社情報設定」→「共通ID連携・API管理」の順でクリックすると、認証コード(API Token)が確認できるので、コピーしましょう。
Yoom画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定して、「アクセストークン」に認証コードを入力しましょう。

続いて、Google Chatのマイアプリ登録をします。
先ほどと同じようにアプリ一覧からGoogle Chat(OAuth)を探すか、検索欄で検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。

マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックして変更します。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定から行うので、「申請が承認されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→お好みで変更可
  • 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントかどうか確認
  • 「トリガーアクション」→申請が承認されたら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Google Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」をクリックしてください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→お好みで変更可
  • 「Google Chat(OAuth)と連携するアカウント情報」→使用しているアカウントかどうか確認
  • 「アクション」→メッセージを送信

以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定しましょう。
スペースやダイレクトメッセージのURLから取得できます。

スクロールして、「メッセージ内容」の設定をします。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用して設定することで、Google Chat上で承認された内容を確認できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
例として以下のように設定しましたが、自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
承認されたデータをMicrosoft Excelに自動で追加できます。
承認データを記録する際や見返す際に便利です。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに自動通知するフローです。
申請の差し戻しがSlackに通知されるため、見逃す心配がなくなるでしょう。
差し戻しに気づかずに、対応が遅れるといった事態を防ぎます。

3.kintoneにレコードが登録されたら、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローの取引先マスタにも登録するフローです。
kintoneに取引先を登録するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動登録できます。
手作業で取引先を登録する手間が省け、業務にかかる時間を短縮できます。

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、自動化すると、承認通知が今まで以上にスムーズになるでしょう。
これにより、ミスや遅延のリスクを抑え、業務スピードの向上が期待できます。
さらに、担当者の負担が軽減され、外出中やリモートワーク環境でもスムーズに対応できるでしょう。

ぜひ、Yoomを活用して日常業務に自動化を取り入れてみてください。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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