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申請が承認されたのに、見逃していたという事態を防ぐのが、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携です。
これらを連携させて自動化することで、承認後に通知が届くため、スムーズに対応できるでしょう。
さらに、手動通知の手間が省けるので、担当者の負担や作業時間を削減できるでしょう。
Google Chatに承認通知が自動で届くことで、担当者はその場で承認状況を確認でき、スピーディーに対応できるでしょう。
たとえば、ジョブカン経費精算・ワークフローで経費の申請が承認された場合、Google Chatの通知で確認できるため、後続業務をスムーズに進められるでしょう。
さらに、移動中やリモートでも通知を受け取れるため、場所に制限されずに確認できます。
これにより、承認プロセスを可視化できるため、業務スピード向上が期待できます。
承認通知をメールで受け取っている場合、他の連絡に埋もれてしまう可能性があります。
一方、Google Chatを使用する場合、専用チャネルを設定できるため、承認の見落としを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は承認に気づかないまま、経費処理を忘れてしまうという事態を防げそうです。
その結果、重要な承認の見落としを防ぎ、経費処理をスムーズに始められるでしょう。
承認の通知にGoogle Chatを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローにログインしなくても、進捗状況を把握できます。
たとえば、「申請が承認されました」といった通知があることで、次の行動が取りやすくなるでしょう。
これにより、担当者は手作業で承認情報を確認する手間が省け、作業時間を短縮できるかもしれません。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索欄でジョブカン経費精算・ワークフローを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。
マイアプリの登録方法は、こちらを参照して登録してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローには管理者権限でログインしてください。
「アカウント名」→「会社情報設定」→「共通ID連携・API管理」の順でクリックすると、認証コード（API Token）が確認できるので、コピーしましょう。
Yoom画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定して、「アクセストークン」に認証コードを入力しましょう。
続いて、Google Chatのマイアプリ登録をします。
先ほどと同じようにアプリ一覧からGoogle Chat（OAuth）を探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。
マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatが表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックして変更します。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定から行うので、「申請が承認されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」をクリックしてください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定しましょう。
スペースやダイレクトメッセージのURLから取得できます。
スクロールして、「メッセージ内容」の設定をします。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用して設定することで、Google Chat上で承認された内容を確認できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
例として以下のように設定しましたが、自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
承認されたデータをMicrosoft Excelに自動で追加できます。
承認データを記録する際や見返す際に便利です。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・経費精算業務の効率化に使用している方
・ワークフローの可視化によって進捗状況の把握を行う方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・ワークフローの情報を追加し、確実なタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは円滑な経費精算業務に活用できるツールです。
承認されたワークフローの詳細情報をMicrosoft Excelに蓄積していくことで情報の可視化ができ、チーム内に状況を共有することができます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されるごとに、毎回手入力でMicrosoft Excelに情報を追加するのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、承認された申請の内容を自動でMicrosoft Excelに追加することができ、手作業を省きます。
手入力によるヒューマンエラーを回避し、共有する情報の正確性を高く保つことができ、業務効率化につなげます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに自動通知するフローです。
申請の差し戻しがSlackに通知されるため、見逃す心配がなくなるでしょう。
差し戻しに気づかずに、対応が遅れるといった事態を防ぎます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに詳細情報を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフロー管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動での差し戻し通知やフォローアップを減らし、自動化したいと考えている方
3.ジョブカンワークフローとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・差し戻し通知の手動作業が省け、自動化により業務の効率が向上します。
・自動通知により、差し戻し申請の対応漏れを防ぎ、業務の信頼性が向上します。
・差し戻し状況をSlackチャンネルで共有することにより、チーム全体で進捗状況を把握することができ透明性の向上につながります。
・Slackへの通知の内容（差し戻し理由、申請内容、申請者情報など）や通知先のチャンネルを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
3.kintoneにレコードが登録されたら、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローの取引先マスタにも登録するフローです。
kintoneに取引先を登録するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動登録できます。
手作業で取引先を登録する手間が省け、業務にかかる時間を短縮できます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローの取引先マスタにも自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.取引先企業の対応を部署ごとに対応している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・営業担当や部門長などの顧客担当と精算業務をするアシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneに登録した内容を自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録することで、手作業による入力ミスをなくすことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完結するため連絡の手間を省き、業務にかかる時間を短縮することが可能です。
・営業担当と帳票作成の担当が違う場合でも、kintonの登録があれば情報共有がスムーズにできるため業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・kintone、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、自動化すると、承認通知が今まで以上にスムーズになるでしょう。
これにより、ミスや遅延のリスクを抑え、業務スピードの向上が期待できます。
さらに、担当者の負担が軽減され、外出中やリモートワーク環境でもスムーズに対応できるでしょう。
ぜひ、Yoomを活用して日常業務に自動化を取り入れてみてください。
