ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatで申請承認後に自動的に通知する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携動作を確認

Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatをマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

検索欄でジョブカン経費精算・ワークフローを検索するか、その下のアプリ一覧から探しましょう。

マイアプリの登録方法は、こちらを参照して登録してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローには管理者権限でログインしてください。
「アカウント名」→「会社情報設定」→「共通ID連携・API管理」の順でクリックすると、認証コード（API Token）が確認できるので、コピーしましょう。
Yoom画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定して、「アクセストークン」に認証コードを入力しましょう。

続いて、Google Chatのマイアプリ登録をします。
先ほどと同じようにアプリ一覧からGoogle Chat（OAuth）を探すか、検索欄で検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Google Chatにログインしてください。

マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックして変更します。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定から行うので、「申請が承認されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くGoogle Chatのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントかどうか確認
• 「トリガーアクション」→申請が承認されたら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Google Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」をクリックしてください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」→使用しているアカウントかどうか確認
• 「アクション」→メッセージを送信
  

以下の画面が表示されたら、「スペースのリソース名」を設定しましょう。
スペースやダイレクトメッセージのURLから取得できます。

スクロールして、「メッセージ内容」の設定をします。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用して設定することで、Google Chat上で承認された内容を確認できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
例として以下のように設定しましたが、自由に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
承認されたデータをMicrosoft Excelに自動で追加できます。
承認データを記録する際や見返す際に便利です。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに自動通知するフローです。
‍申請の差し戻しがSlackに通知されるため、見逃す心配がなくなるでしょう。
差し戻しに気づかずに、対応が遅れるといった事態を防ぎます。

3.kintoneにレコードが登録されたら、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローの取引先マスタにも登録するフローです。
kintoneに取引先を登録するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動登録できます。
手作業で取引先を登録する手間が省け、業務にかかる時間を短縮できます。

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Chatを連携し、自動化すると、承認通知が今まで以上にスムーズになるでしょう。
これにより、ミスや遅延のリスクを抑え、業務スピードの向上が期待できます。
さらに、担当者の負担が軽減され、外出中やリモートワーク環境でもスムーズに対応できるでしょう。

ぜひ、Yoomを活用して日常業務に自動化を取り入れてみてください。