ジョブカン経費精算・ワークフローで新しく申請が作成されたらLINE WORKSに通知する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSをマイアプリ登録
• ジョブカン経費精算・ワークフローで新しく申請が作成されたら起動するトリガーの設定
• LINE WORKSに通知する設定
• テストと確認

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSをそれぞれ検索して、登録していきます。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録

では、ジョブカン経費精算・ワークフローから登録していきましょう！入力欄にジョブカン経費精算・ワークフローと入力するとジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
追加したいアカウント名とアクセストークンを入力した後、「追加」をクリックしてください。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録は完了です。
なお、ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを参照してください。

LINE WORKSのマイアプリ登録

LINE WORKSも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力してください。
なお、LINE WORKSの詳しいマイアプリ登録の方法はこちらを参照してください。
LINE WORKSのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録がうまく行えない場合の確認事項
設定が終わったら「追加」をクリックします。

なお、LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法については、こちらを参照してください。
以上で、ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:ジョブカン経費精算・ワークフローで新しく申請が作成されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「新しく申請が作成されたら」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「新しく申請が作成されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なるため、事前に確認しておきましょう！
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:LINE WORKSに通知する設定

1.最後に、「トークルームにメッセージを送信」のアイコンをクリックしてください。

2.LINE WORKSと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「トークルームにメッセージを送信」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.ボットID、トークルームID、メッセージを設定してください。
ボットIDは入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択してください。

メッセージも、編集欄をクリックすると以下の画像のようにジョブカン経費精算・ワークフローで取得した情報を引用できます。活用してくださいね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

これで、【ジョブカン経費精算・ワークフローで新しく申請が作成されたら、LINE WORKSでトークルームに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、プログラミング不要で設定完了！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

ジョブカン経費精算・ワークフロー・LINE WORKSを使ったその他の自動化例

他にもジョブカン経費精算・ワークフローやLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.ジョブカンワークフローで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
申請が承認されると、自動的にLINE WORKSの指定チャットに通知が届くので、逐一システムを確認する手間が省けます。
例えば、経費申請が承認されたら経理チームに、備品購入の申請が通ったら担当者に自動通知、など使い方はさまざまです！

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードするフローです。
「承認された書類、あとでアップしなきゃ…」って、うっかり忘れそうになることありませんか？
このテンプレートを使えば、自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるから、うっかりミスも防ぎやすくなりますよ！

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も更新するフローです。
‍Google スプレッドシートで情報を修正したら、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報も手動で更新しなきゃいけない…。
こうした手間が積み重なると、作業時間が増えるだけでなく、更新ミスのリスクも高まります。
このテンプレートを使えば、Google スプレッドシートの変更に合わせてジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も自動で更新できちゃいます！

ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSの連携のメリットと具体例

メリット1:コミュニケーションがスムーズに

これまで経費申請やワークフローの進捗を確認するには、申請者がシステムにログインしたり、承認者に直接聞いたりする必要がありました。
でも、申請が多い部署や承認ルートが複雑な場合、「今どこで止まってるの？」と確認するのに手間がかかり、やり取りがスムーズにいかないことも…。
そこで、ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSを連携すると、新しい申請が作成されると自動で通知が届くようになります！
例えば、営業担当が外出先から経費申請をすると、LINE WORKSのトークルームに通知が届くので、経理担当者や承認者がすぐに気づけるようになります。
これで申請が見落とされにくくなり、結果的に承認までの流れがスムーズになる可能性があります。
結果として、「確認し忘れ」「伝え漏れ」が減り、コミュニケーションがグッとスムーズになるかもしれませんね。

メリット2:ヒューマンエラーの削減

経費精算や申請の管理を手作業でやってると、どうしてもミスが出ちゃいますよね。申請を見落としたり、記入漏れがあったりすると、「あれ？これ確認したっけ？」と後からバタバタすることに……。
特に、複数の担当者が関わる場合は、情報の行き違いや伝達ミスが発生しやすくなります。
でも、ジョブカン経費精算・ワークフローで新しい申請が作成されたときに、LINE WORKSへ自動で通知を送るようにしておけば、関係者全員が迅速に情報を共有できるようになります。
例えば、管理部門が追加の書類を依頼する場合でも、申請者にすぐ通知が届くので、「連絡が遅れて対応が後回しになってしまった…」という事態を防ぎやすくなります。
また、承認フローの途中で「この情報が足りない！」と気づいたときも、その場でLINE WORKSのトークルームに「ここ、修正お願い！」と送れます。
自動化を活用すれば、「また確認ミスしちゃった…」なんて落ち込むことも減って、仕事のストレスも軽くなるかもしれませんね。

メリット3:申請状況の確認がラクに

ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSを連携させることで、申請の流れがもっとわかりやすくなります。
「誰が、いつ、どんな内容で申請したのか」「誰が承認したのか」といった情報が、自動でトークルームに通知されるので、いちいちシステムを開かなくても状況をすぐに把握できます。
たとえば、「今月の経費申請、ちゃんと出揃ってるかな？」と思ったとき、システムを開かなくても、LINE WORKSのトーク履歴を確認すればすぐに把握できるようになります。
メールを探したり、申請者に聞いたりする必要がなくなるので、手間が省けて業務がスムーズに進むかもしれませんね。
また、申請者にとっても、自動通知が来ることで、「あれ、申請ちゃんと出したっけ？」と不安になることが減るでしょう。
結果として、申請の流れが見えやすくなって、チーム内の情報共有がラクになります。

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとLINE WORKSを連携することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで新しく申請が作成されたら、LINE WORKSでトークルームに自動で通知されるようになりました！
自動で通知が届くから、忙しい業務の合間でもすぐに申請状況をチェックできるようになりますね！
「ノーコードでカンタンに自動化できたらいいのに……」と思ったことはありませんか？
Yoomなら、テンプレートが豊富だから、ゼロから設定を考えなくてもOK！難しいコードを書かなくてもちょっと設定をするだけで、業務をラクにする仕組みが作れちゃいます。Yoomを活用して、まずは試しに身近なものから自動化をしてみませんか？