ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelで承認済みの申請情報を自動追加する方法

本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelを連携し、承認済みの申請データを自動的にMicrosoft Excelに追加する方法をご紹介します。
これにより、手作業でのデータ追加が減り、信頼性のあるデータ管理ができるでしょう。
さらに、承認データが可視化されるため、データの共有が容易になります。

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1:承認データを可視化できる

承認データの自動登録により、最新の承認状況を確認できるようになります。
たとえば、経費データの承認が完了したら、Microsoft Excelにも反映され、常に最新のデータにアクセスできるでしょう。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">経理担当者は経費データの管理が容易になり、スムーズな清算業務が期待できそうです。</span>
また、経理部門だけでなく、チーム全体で最新情報の共有ができ、透明性の高い運営が実現できるでしょう。

メリット2:人的ミスを防ぐ

ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータをMicrosoft Excelに手動で転記する作業は、どうしても人的ミスが発生する可能性があります。
たとえば、物品購入などの承認済みデータを手動で転記する場合、金額の登録ミスなどが起こるリスクがありますが、自動化によってこのミスを防ぐことができるでしょう。
これにより、正確なデータの維持が可能になり、信頼度の高いデータ管理につながるかもしれません。
そのため、<span class="mark-yellow">財務報告や進捗管理における精度向上が期待できるでしょう。</span>

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップです。

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定
Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を先に済ませると、自動化設定が簡単になります。

まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を始めます。
登録方法はこちらのヘルプページを参照してください。

続いて、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合は、認証に失敗する可能性があるため、ご注意ください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Excelを探すか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、ログインしましょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelのマイアプリ登録が完了したら、マイアプリに表示されます。

ステップ2:ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」および「説明」を確認します。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うため、「申請が承認されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→必要に応じて変更
「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→アカウントが正しいか確認
「トリガーアクション」→申請が承認されたら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、ご注意ください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定

続いて、Microsoft Excelの設定をするため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントが正しいか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

Microsoft Excelの画面に移動し、テスト用に申請データの項目名を設定してください。
例として以下のシートを利用します。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定してください。

「ファイルの保存場所」→OneDrive
「ドライブID」→候補から選択
枠内をクリックすると、以下のように候補が表示されるので、使用しているOneDriveを候補から選択してください。

スクロールし、「アイテムID」、「シート名」を候補から選択しましょう。

Microsoft Excelで設定した申請データの項目名が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用して、設定をします。
赤枠内の矢印をクリックすると、ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットが表示されます。
項目名に該当するアウトプットを設定してください。
他の項目の設定をし、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

その他のジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelを使った自動化の例

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
タスクを追加する手間が省け、タスク管理がしやすくなります。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請有無を確認する必要がなくなります。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にOutlookを送信するフローです。
承認後の通知が自動化され、承認データの確認が容易になります。
Outlookの通知先を自由に設定できるので、チーム全体への情報共有に便利です。

3.Google Chatで投稿されたら、Microsoft Excelに自動格納するフローです。
Google Chatの内容をMicrosoft Excelで管理できるため、重要な投稿を見失う心配がなくなります。
過去の投稿内容を確認できるので、見返すことが多い方におすすめです。

まとめ

本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請データをMicrosoft Excelに自動追加するフローをご紹介しました。
これにより、データの入力ミスが防止され、信頼性のあるデータ管理につながります。
さらに、承認データを可視化できるようになり、進捗状況の把握がしやすくなります。
ぜひ、この自動化を活用して、承認データの管理を効率化させましょう。

今回ご紹介したようにYoomでのアプリ連携や自動化は、誰でも簡単にできます。
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