ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加する方法

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップです。

1. ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
2. ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定
3. Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定
4. ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの自動化の動作確認

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ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を先に済ませると、自動化設定が簡単になります。

まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を始めます。
登録方法はこちらのヘルプページを参照してください。

続いて、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合は、認証に失敗する可能性があるため、ご注意ください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Excelを探すか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、ログインしましょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelのマイアプリ登録が完了したら、マイアプリに表示されます。

ステップ2:ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」および「説明」を確認します。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うため、「申請が承認されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更
• 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→アカウントが正しいか確認
• 「トリガーアクション」→申請が承認されたら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、ご注意ください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定

続いて、Microsoft Excelの設定をするため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更
• 「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントが正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを追加する
  

Microsoft Excelの画面に移動し、テスト用に申請データの項目名を設定してください。
例として以下のシートを利用します。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定してください。

• 「ファイルの保存場所」→OneDrive
• 「ドライブID」→候補から選択
  枠内をクリックすると、以下のように候補が表示されるので、使用しているOneDriveを候補から選択してください。
  

スクロールし、「アイテムID」、「シート名」を候補から選択しましょう。

Microsoft Excelで設定した申請データの項目名が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを使用して、設定をします。
赤枠内の矢印をクリックすると、ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットが表示されます。
項目名に該当するアウトプットを設定してください。
他の項目の設定をし、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

‍設定お疲れ様でした！

ジョブカン経費精算・ワークフローやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもジョブカン経費精算・ワークフローやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ジョブカン経費精算・ワークフローを活用した自動化例

ジョブカンワークフローで申請が承認されたら通知する

ジョブカンワークフローの申請を起点に情報を通知できるので、情報の確認漏れを防止できるかもしれません。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらタスクを追加する

引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。

情報が登録されたらジョブカン経費精算・ワークフローに汎用マスタのレコードを追加・更新する

自動でジョブカン経費精算・ワークフローへ汎用マスタのレコードを追加・更新するため、入力の手間省略が期待できるでしょう。

Microsoft Excelを活用した自動化例

メッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する

報告や問い合わせの内容から事前に設定した必要な情報のみを自動的に同期するため、メッセージの確認や整理、転記にかかる時間を短縮できると予想されます。

受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する

一元的にデータを管理できるため、必要な情報をすぐに参照でき、迅速な対応や意思決定を行う際に役立ちそうです。

データをOCRで読み取りMicrosoft Excelに格納する

Microsoft Excelへのデータ転記作業を効率化できるため、業務運営を円滑に進められるようになるはずです。

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1:承認データを可視化できる

承認データの自動登録により、最新の承認状況を確認できるようになります。
例えば、経費データの承認が完了したら、すぐにMicrosoft Excelにも反映されるので、常に最新のデータにアクセスできるようになるでしょう。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">経理担当者は経費データの管理が容易になり、スムーズな清算業務が期待できそうです。</span>
また、経理部門だけでなく、チーム全体で最新情報の共有ができ、透明性の高い運営が実現できると予想されます。

メリット2:人的ミスを防ぐ

ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータをMicrosoft Excelに手動で転記する作業は、どうしても人的ミスが発生してしまうこともあるでしょう。
たとえば、物品購入などの承認済みデータを手動で転記する場合、金額の登録ミスなどが起こるリスクがありますが、自動化によってこのミスを防げるはずです。
これにより、正確なデータの維持が可能になり、信頼度の高いデータ管理につながるかもしれません。
そのため、<span class="mark-yellow">財務報告や進捗管理における精度向上が期待できそうですね。</span>

まとめ

本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請データをMicrosoft Excelに自動追加するフローをご紹介しました。
これにより、データの入力ミスが防止され、信頼性のあるデータ管理につながります。
さらに、承認データを可視化できるようになり、進捗状況の把握がしやすくなるはずです。
ぜひ、この自動化を活用して、承認データの管理を効率化させましょう。

今回ご紹介したようにYoomでのアプリ連携や自動化は、誰でも簡単にできます。
興味がある方は、こちらから無料登録をしてみてください。