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ジョブカン経費精算・ワークフローは、経費データの分析・レポート機能が充実しており、経費管理をより効果的に行えるツールです。
しかし、申請ごとに承認状況を確認する際に都度ツールを開く必要があると、手間がかかり、業務効率を下げてしまうかもしれません。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsを連携させるメリットや、具体的な手順を解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsの連携をそれぞれ活用したいと考えている方
・複数部門にわたる承認プロセスをスムーズに進め、確認作業の手間を減らしたい方
・経費精算の承認状況を素早く把握し、迅速に次のタスクへ移行したい方
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送られるようになることで、承認プロセスの状況がスムーズに共有されます。
これにより、関係するメンバー全員が最新の承認状況を確認できるようになります。
例えば、開発プロジェクトチームでは、プロジェクトリーダーがメンバーから提出された経費申請を承認すると、その情報が自動的にMicrosoft Teamsのプロジェクト用チャネルに通知されます。
これにより、次の対応が必要なメンバーは速やかに行動に移れるようになるでしょう。
承認フローの透明性が高まることで、結果として全体的な業務効率の向上にもつながる可能性があります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsを連携することで、承認状況を素早く共有できるようになります。
これにより、関係者が必要な情報を迅速に把握できるようになり、次の対応を進めやすくなることが期待できます。
例えば、経費申請が承認されると、通知を受けた経理部門が次の手続きをスムーズに行える環境が整うことで、業務の流れがよりスピーディーになる可能性があります。
また、営業部門では、見積書や契約書の承認情報がチーム内で共有されることで、営業担当者が顧客対応を進めやすくなり、商談が円滑につながる場面が増えるでしょう。
Microsoft Teamsで承認情報を自動通知する仕組みを導入すると、申請が承認されたタイミングでその情報が関係者全員に迅速に共有できるようになります。
これにより、担当者が個別に確認したり、メールや口頭で伝達する手間が不要になるでしょう。
例えば、経費精算の申請が承認された場合、その情報が経理部門の担当者に自動通知されます。経理担当者は承認状況を手動で確認する必要がなくなり、承認済みのデータを迅速に会計システムへ反映できるようになります。
結果として、二次確認にかかる作業時間を削減できるようになり、業務のスピードアップにつながるでしょう。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
今回は、【ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する】というフローを作成します。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
・ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
・Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送る設定
・テストと確認
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローから登録していきましょう。入力欄にジョブカン経費精算・ワークフローと入力すると、ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンが表示されるのでクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
追加したいアカウント名とアクセストークンを入力した後、「追加」をクリックしてください。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録は完了です。
なお、ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを参照してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントを選択してください。
2.パスワードを入力してください。
入力が終わったらサインインをクリックします。
以上で、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「申請が承認されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「申請が承認されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定後に「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.フローに戻ります。
「チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。
2.Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
チームID、チャネルIDは候補から選択してください。
また、メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。適宜活用してください。
設定後に「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.これで、【ジョブカン経費精算・ワークフローで契約が完了したらMicrosoft Teamsを送信する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
プログラミング未経験でも、Yoomなら簡単に設定が可能です。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
このテンプレートを活用すると、承認データをMicrosoft Excelに集約して、データを一元管理できます。
転記作業が不要になるため、事務作業の効率化に寄与します。
2.Salesforceで取引先が登録されたらジョブカン経費精算・ワークフローにも追加するフローです。
このテンプレートを活用することで、Salesforceで取引先を登録する際に、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動的に情報を追加できます。
これにより、作業時間の短縮や効率的な業務運営につながることが見込まれます。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
このフローを活用すると、タスク管理が効率化されるかもしれません。自動でTrelloにタスクが追加されるため、手作業の手間を省きつつ、タスクの対応漏れ防止が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsを連携することで、申請が承認された際にMicrosoft Teamsへ自動で通知が送れるようになりました。
これにより、ジョブカン経費精算・ワークフローにアクセスして申請状況を確認する手間が省け、重要なタスクに集中しやすくなります。
Yoomはノーコードで使えるため、初心者でも簡単に自動化を始められます。
テンプレート機能を利用すれば、複雑な設定をせず、業務に合った自動化を構築できます。
Yoomを活用して、より効率的な仕事環境を目指してみませんか。
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