ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたらマネーフォワード クラウド会計に取引先を登録する方法

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計をマイアプリ登録

ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計をYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化の設定がしやすくなります。

まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄でジョブカン経費精算・ワークフローを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、枠内の設定を行いましょう。
詳しい設定方法は、こちらを参照してください。

次に、マネーフォワード クラウド会計のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、検索機能を用いてマネーフォワード クラウド会計を検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」を入力してください。

次に、パスワードを入力します。

以下の画面が表示されたら、事業者を選択し、「次へ」をクリックしてください。

続いて、右下の赤枠内の「許可」をクリックしましょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計がマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うので、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くマネーフォワード クラウド会計のオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→特定のフォームIDの申請が承認されたら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なります。

次に、「フォームID」を候補から選択しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請情報を取得する設定を行うので、「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）
  

以下の画面が表示されるので、「申請ID」を設定しましょう。
「特定のフォームIDの申請が承認されたら」のアウトプットから選択してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、表示されます。

設定後、「テスト」をクリックしましょう。
「テスト成功」と表示されたら、その下に以下のようなアウトプットが表示されます。

項目1をクリックし、テストで取得した値に該当する項目名を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
全て設定できたら、「保存」をクリックします。

次に、マネーフォワード クラウド会計の設定を行うため、「取引先を作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「マネーフォワード クラウド会計と連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→取引先を作成
  

以下の画面が表示されるので、「取引先名称」の設定を行います。
「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」で設定したアウトプットを活用し、以下のように設定しましょう。
他の項目も設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のジョブカン経費精算・ワークフローやマネーフォワード クラウド会計を使った自動化の例

他にもジョブカン経費精算・ワークフローやマネーフォワード クラウド会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionでステータスが変更されたら、マネーフォワード クラウド会計に取引先を自動登録するフローです。
Notionのステータスを「完了」や「契約済み」などに更新すると、マネーフォワード クラウド会計に取引先を自動登録できます。
ステータス更新を確認する必要がなくなるので、担当者の負担を軽減できます。

2.Googleフォームで申請された取引先情報を自動でマネーフォワード クラウド会計に登録するフローです。
‍取引先情報がフォームに回答されたら、マネーフォワード クラウド会計に自動で取引先が登録されるため、手動入力が不要になります。
フォーム回答後にスムーズに取引先が登録されるので、登録漏れを防ぎます。

3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータをkintoneに登録できるため、手作業での転記手間が省けます。
承認後のデータがkintoneに保存されるため、過去のデータを確認する際に便利です。

ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計の連携メリットと具体例

メリット1:取引先登録が簡素化される

ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計を連携すれば、手作業での取引先登録が不要になります。
たとえば、ジョブカン経費精算・ワークフローで経費申請が承認されたら、マネーフォワード クラウド会計に取引先を登録できます。
これにより、<span class="mark-yellow">経理担当者が取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に手動で登録する必要がなくなり、作業時間を短縮できるでしょう。</span>
特に、月末などの経費処理が増加するタイミングに有効な自動化です。

メリット2:取引先登録のミスを防ぐ

取引先登録を手動で行う場合、取引先名や適格請求書発行事業者登録番号の入力ミスが起こるリスクが高まります。
しかし、<span class="mark-yellow">ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド会計を連携すると、ジョブカン経費精算・ワークフローのデータを基に取引先が登録されるため、人的ミスを防ぐことができるでしょう。</span>
たとえば、承認が多い場合でもマネーフォワード クラウド会計に取引先が自動登録されるので、登録漏れを防ぎぐことが見込めます。

メリット3:承認完了後の業務をスムーズに進められる

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後に、マネーフォワード クラウド会計に取引先が自動登録されることで、後続業務をスムーズに進められるでしょう。
たとえば、マネーフォワード クラウド会計への取引先登録が遅れると、仕訳入力などの後続業務も遅れる可能性があります。
この問題を防ぐためには、今回ご紹介したテンプレートが有効になるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">承認後の作業がスムーズに進められ、業務を後回しにするリスク回避につながることが期待できます。</span>

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請した内容が承認された際に、取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に自動登録できると、スムーズに後続業務を進められるでしょう。
特に、頻繁に取引先を登録する場合や繁忙期におすすめの自動化です。
この自動化により、手作業で取引先情報を登録する必要がなくなるため、取引先の登録ミスを防ぎます。
また、承認後にスピーディーに取引先を登録できるため、業務の遅延が少なくなるかもしれません。

Yoomの自動化を活用して、承認後の取引先登録作業を短縮させましょう。