Zoomを活用したオンライン会議が一般的になりつつありますが、手動でのミーティング情報の更新は、情報の漏れが起こりやすくなるでしょう。
その課題を解決するために今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomを連携し、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認後にZoomミーティング情報を更新する自動化をご紹介します。
これにより、手作業での更新が不要になるだけでなく、最新の承認情報を取得できます。
また、ヒューマンエラーを防止できるため、関係者間の認識のズレも防げるでしょう。
こんな方におすすめ
- ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomを活用し、情報更新を自動化したい方
- Zoomミーティング情報の更新ミスを防ぎ、正確にデータを取得したい方
- データ更新の手間を省きたい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Zoomのミーティング情報を変更する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携フローの作り方
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請承認をAPIを介して受け取り、ZoomのAPIを通じてミーティング情報を変更することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くZoomのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Zoomのミーティング情報を変更する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで出張申請などが承認された後、関連するZoomミーティングの情報を手動で更新する作業に手間を感じていませんか？
申請ごとに手作業で情報を変更するのは時間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携がスムーズに実現し、申請の承認をトリガーにしてZoomのミーティング情報を自動で変更することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認後の事務処理に手間を感じている方
・Zoomミーティングの管理と経費申請の連携を手作業で行っている総務・経理担当者の方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携による業務効率化を検討している方
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ZoomとYoomを連携してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomをマイアプリ登録
ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前に、マイアプリ登録を行うことで自動化設定が簡単にできます。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
ジョブカン経費精算・ワークフローを検索機能を活用して検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定してください。
マイアプリ登録の方法は、こちらを参照しましょう。
続いて、Zoomのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同じように、Zoom（OAuth）を検索するか、一覧から探しましょう。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Zoomのミーティング情報を変更する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで出張申請などが承認された後、関連するZoomミーティングの情報を手動で更新する作業に手間を感じていませんか？
申請ごとに手作業で情報を変更するのは時間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携がスムーズに実現し、申請の承認をトリガーにしてZoomのミーティング情報を自動で変更することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認後の事務処理に手間を感じている方
・Zoomミーティングの管理と経費申請の連携を手作業で行っている総務・経理担当者の方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携による業務効率化を検討している方
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ZoomとYoomを連携してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うので、「申請が承認されたら」をクリックしましょう。
ステップ3:フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くZoomのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→申請が承認されたら
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Zoomの設定を行うため、「ミーティング情報を編集」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→お好みで変更可能
- 「Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「アクション」→ミーティング情報を編集
以下の画面が表示されたら、「ミーティングID」を説明の通りに設定してください。
スクロールし、「会議の説明」をアウトプットを活用して設定しましょう。
以下は例ですので、Zoom上で確認したい承認済みデータを設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
他にも必要な項目があれば設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Zoomのミーティング情報を変更する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで出張申請などが承認された後、関連するZoomミーティングの情報を手動で更新する作業に手間を感じていませんか？
申請ごとに手作業で情報を変更するのは時間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携がスムーズに実現し、申請の承認をトリガーにしてZoomのミーティング情報を自動で変更することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認後の事務処理に手間を感じている方
・Zoomミーティングの管理と経費申請の連携を手作業で行っている総務・経理担当者の方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携による業務効率化を検討している方
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ZoomとYoomを連携してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
その他のジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカンワークフローで申請が承認されたら、Chatworkに自動通知するフローです。
申請承認後にChatworkに通知できるため、承認された内容を確認したい方におすすめです。
Chatworkの通知先をチーム内に変更することで、共有が容易になるでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Chatworkの指定のルームに通知します。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にkintoneにレコードを登録するフローです。
承認後のデータをkintoneに登録して管理したいと考えている方におすすめです。
手動でデータを転記する必要がなくなるため、作業負担を軽減できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに自動追加するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで差し戻しになったデータをGoogle スプレッドシートに追加できるため、対応の遅れを防止できます。
対応状況をGoogle スプレッドシートに記載すれば、一目で把握できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomの連携メリットと具体例
メリット1:入力ミスを防止する
申請が承認された後にZoomミーティングの情報を手動で更新すると、更新ミスや漏れが発生する可能性が高まります。
特に、複数のミーティングを管理する場合、正確なミーティング情報を更新するのは負担が大きいと言えるでしょう。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomを連携し、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際に、Zoomのデータを更新する自動化を活用すれば、その課題を解消できるかもしれません。
たとえば、経費申請が承認された際、Zoomに申請内容やIDが自動更新されるため、正確にミーティング情報を管理できるはずです。
メリット2:最新のミーティング情報を取得できる
手作業でZoomのミーティング情報を更新する場合、ミーティング情報の更新漏れが起こり、最新のデータを取得できない可能性があります。
たとえば、多くの人が参加するミーティングでデータが更新されていない場合、認識ズレが起こりやすくなるでしょう。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請承認をトリガーに、Zoomミーティングの情報が自動更新されることで、常に最新のデータを取得できます。
これにより、古いミーティング情報のままといった事態を防ぎ、関係者は最新のデータを確認できるでしょう。
メリット3:業務プロセスの向上が期待できる
ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomを連携することで、業務プロセスを効率化できるかもしれません。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとZoomに自動反映されるため、システム間を行き来することなく、情報を把握できるでしょう。
たとえば、プロジェクトチームの経費申請が承認された場合、ミーティング情報が自動的に更新されるため、関係者への共有がしやすくなります。
これにより、手動で情報を更新する必要がなくなり、他の業務に時間を割くことができるかもしれません。
まとめ
ジョブカン経費精算・ワークフローとZoomを連携することで、自動的にZoomのミーティング情報を更新できるでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請承認をトリガーに、ミーティング情報を自動更新できるため、最新のミーティング情報を確認できます。
これにより、関係者間の情報共有が円滑になり、業務プロセスの向上が期待できます。
さらに、手作業での更新が削減されるため、優先度の高い業務に集中できるかもしれません。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、業務フローを効率化させましょう。
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