ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する方法

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費をマイアプリ連携

ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費をYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と入力し、検索結果からジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてマネーフォワード クラウド経費をマイアプリ登録します。
ジョブカン経費精算・ワークフローの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「マネーフォワード クラウド経費」と入力し、検索結果からマネーフォワード クラウド経費を選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定と、その後のマネーフォワード クラウド経費のオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォームIDの申請が承認されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「申請の詳細情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「申請ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.アプリと連携する「従業員を追加」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
「事業者ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「メールアドレス」「メンバー名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費の連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費を使った自動化例

その他にもYoomにはジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費を使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Google Chatに通知するフローです。このフローを使うと、申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知されます。申請の承認件数が多くても、メンバーへの通知が自動化されるため、業務の効率的な進行に繋がります。また、承認の通知漏れや宛先誤りを防ぎ、より正確な情報連携が可能になるでしょう。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握してスピーディーな対応に繋がります。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録するフローです。このフローを導入すれば、Google スプレッドシートに情報を入力するだけで他のシステムに情報が反映されるため、入力作業の時間と手間が省けるでしょう。また、手作業によるデータ入力のミスも防げるため、正確なデータ管理が期待できます。

ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費の連携メリットと具体例

メリット1：入社手続きの業務負担を軽減

入社手続きは人事担当者にとって多大な業務負担となっています。特に新入社員が多い時期は、入社申請の承認後に各システムへ手動で情報を登録する必要があり、人的ミスのリスクも高まります。本自動化を導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認された時点で、マネーフォワード クラウド経費に従業員情報が自動登録されます。これにより、人事担当者は手動入力の手間を削減し、ミスを防ぐことができるでしょう。結果として、入社手続き全体のスピードアップと業務の生産性向上が期待できます。

メリット2：経費精算のスピーディーな対応を実現

新入社員が入社後すぐに経費精算システムを利用できないと、業務上の立替費用処理が滞ってしまいます。例えば、営業職の新入社員が早速出張や顧客対応を行う場合、経費精算システムへの登録が遅れると、申請できずに不満が生じる可能性があります。本自動化により、入社申請が承認された時点で従業員情報が自動登録されるため、入社初日から経費精算が可能になるでしょう。これにより、経費申請の遅れによるトラブルを防ぎ、新入社員のスムーズな業務遂行支援に繋がります。

メリット3：人事・経理の連携強化による業務効率化

人事部門と経理部門が異なるシステムを使用していると、情報共有が円滑に進まず、二重入力や確認作業が発生します。例えば、人事が登録した従業員情報を経理部門が再度手入力する必要がある場合、業務効率が低下します。本自動化を実装することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された情報がそのままマネーフォワード クラウド経費に反映され、人事・経理間の情報連携が強化されるでしょう。これにより、部門間の業務効率が向上し、双方の負担軽減が期待できます。

まとめ

今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費を連携させ、ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する方法をご紹介しました。
ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費の連携により、入社手続きから経費精算までの業務が大幅に効率化するでしょう。本記事でご紹介した自動化手順を活用することで、人事・経理担当者の業務負担を軽減し、ミスの発生防止に繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワード クラウド経費の連携を試してみてください。
この連携を通じて、業務プロセスを最適化し、企業全体の生産性向上に貢献しましょう。