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新しい従業員が入社する際に企業側が行う業務の中には、複数のタスクが存在しますよね。
入社が承認された後に従業員登録を行う必要のある企業の場合、第一に入社申請をしなければなりませんが、その後に待ち受ける事務作業は多岐にわたり、少々手間に感じることはありませんか？
そこで今回はジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceを連携して、新規従業員の入社後のフローが簡素化可能なアプリ連携をご紹介します。
申請が承認された後の工程をスムーズに行いやすくなる可能性があるため、ぜひご活用ください。
今回の連携を導入すると、ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceのグループに従業員が自動で追加されるようになります。これにより、入社時のプロセスが効率化される見込みがあります。
例えば従業員が入社した際、申請から始まり、人材管理ツールへの登録、契約書の準備、配属先への通知など実にたくさんの事務作業が待ち受けています。そのため、研修などの準備にまで手が回らなかったり、各ツールへの登録処理が遅れてしまうことも考えられるでしょう。
そこで今回のアプリ連携を導入していれば、承認後オンタイムでGoogle Workspaceのグループに自動追加されるようになるため、効率的に新規従業員の登録作業が行えるはずです。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceの連携を行うことで、メンバー追加時のエラーを防止できる可能性も高まります。
例えば、新入社員の多さによる登録漏れや、追加データの相違などが回避しやすくなるでしょう。
また、これによりヒューマンエラーの防止だけではなく、従業員データの正確性も向上するはずです。特に間違えがちなメールアドレスなども、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請フォームに記載されたものがそのままGoogle Workspaceに登録されるため、メールが届かないなどのミスが起きにくくなるかもしれません。
新規従業員を迎え入れる際の事務作業は複数ありますが、中でも手間に感じてしまうのは、同一情報を幾度も入力しなければならないことではないでしょうか。今回の連携を取り入れることで、このような重複作業を回避できる可能性があります。
例えば、人材管理ツールに登録した後、ほぼ同じ内容をGoogle Workspaceにも登録しなければならない場合、同じ内容を二度入力することとなります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceを連携すればこのような繰り返しの作業が削減できるため、業務の手間が少なくなるはずです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して取得します。そして、Google WorkspaceのAPIでそのデータを受け取り、グループにメンバーを追加することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンを選択してください。
2.必須項目の設定
必須項目の入力を行います。
詳しくはジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法をご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックしましょう。
上記の表示がされたら連携完了です。
1.検索する
Google Workspaceのアイコンをクリックします。
2.サインイン
サインインをクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「特定のフォームIDの申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
まずはトリガーの起動間隔を決めます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォームIDを入力する
特定のフォームから申請されたデータのみ感知可能にするため、フォームIDを入力します。
ボックスをクリックすることでフォームが一覧表示されます。
今回は独自で作成した「採用申請」を選択しました。
尚、Google Workspaceにメンバー登録を行う際、グループキー・メールアドレスが必要になるため、作成したフォームにはこれらの項目を必ず用意してください。
6.テストを行う
ジョブカン経費精算・ワークフローでテスト用の「採用申請」を行い、承認後、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。
続けて、テスト送信したデータを取得する設定を行います。
1.アプリトリガーを選択
ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.設定の確認
今回はテンプレートを活用しているため、画像のように既にデータは挿入済みです。
そのため、テストのみを行いましょう。テストが成功したら保存を押します。
1.アプリと連携する
「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。
タイトルなどの設定は完了しているため、「次へ」を押します。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。ボックスをクリックしてください。
タブのアウトプットをクリックし、「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を選択します。
ボックスの項目名と等しいデータをクリックして挿入します。
挿入できると画像のようになります。
3.テストの実行
その他の必要項目も同様に埋めていき、設定ができたらテストを押してください。
テストが成功したら設定完了です。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する
Yoomには他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する
Google Workspaceに追加すると、勤怠管理ツールのSmartHRにもメンバーが追加される自動化です。
2.Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
入社案内を自動で送信することもできます。今回のテンプレートとの併用もおすすめです。
3.履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する
履歴書を自動で読み取り、其の内容をもとにGoogle Workspaceにメンバーを登録することもできます。事務作業の負担軽減となるはずです。
入社申請をジョブカン経費精算・ワークフローで行っていて、Google Workspaceも常用しているのであれば、今回のテンプレートを活用して自動化を取り入れることで、承認後の後工程がスムーズになるはずです。
入力作業の二度手間を回避できるだけでなく、作業負担の軽減となることが見込めるでしょう。特に新入社員が増える時期には大きな手助けとなるかもしれません。
他にも、入社手続きが簡素化可能なテンプレートは複数あります。ぜひYoomをご確認いただき、好みのテンプレートをご活用ください。
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