ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

ジョブカン経費精算・ワークフローとYoomの連携

1.検索する

ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンを選択してください。

2.必須項目の設定

必須項目の入力を行います。
詳しくはジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法をご確認ください。

3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックしましょう。

上記の表示がされたら連携完了です。

Google WorkspaceとYoomの連携

1.検索する

Google Workspaceのアイコンをクリックします。

2.サインイン

サインインをクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：ジョブカン経費精算・ワークフローを起動してデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「特定のフォームIDの申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

まずはトリガーの起動間隔を決めます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.フォームIDを入力する

特定のフォームから申請されたデータのみ感知可能にするため、フォームIDを入力します。

ボックスをクリックすることでフォームが一覧表示されます。
今回は独自で作成した「採用申請」を選択しました。

<span class="mark-yellow">尚、Google Workspaceにメンバー登録を行う際、グループキー・メールアドレスが必要になるため、作成したフォームにはこれらの項目を必ず用意してください。</span>

6.テストを行う

ジョブカン経費精算・ワークフローでテスト用の「採用申請」を行い、承認後、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。

続けて、テスト送信したデータを取得する設定を行います。

1.アプリトリガーを選択

ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.設定の確認

今回はテンプレートを活用しているため、画像のように既にデータは挿入済みです。

そのため、テストのみを行いましょう。テストが成功したら保存を押します。

ステップ4 : Google Workspaceに登録する設定

1.アプリと連携する

「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。
タイトルなどの設定は完了しているため、「次へ」を押します。

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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2.必須項目の設定

必須項目の設定を行います。ボックスをクリックしてください。

タブのアウトプットをクリックし、「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を選択します。

ボックスの項目名と等しいデータをクリックして挿入します。

挿入できると画像のようになります。

3.テストの実行

その他の必要項目も同様に埋めていき、設定ができたらテストを押してください。
テストが成功したら設定完了です。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する

Google Workspaceに追加すると、勤怠管理ツールのSmartHRにもメンバーが追加される自動化です。

2.Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

入社案内を自動で送信することもできます。今回のテンプレートとの併用もおすすめです。

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3.履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する

履歴書を自動で読み取り、其の内容をもとにGoogle Workspaceにメンバーを登録することもできます。事務作業の負担軽減となるはずです。

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まとめ

入社申請をジョブカン経費精算・ワークフローで行っていて、Google Workspaceも常用しているのであれば、今回のテンプレートを活用して自動化を取り入れることで、承認後の後工程がスムーズになるはずです。
入力作業の二度手間を回避できるだけでなく、作業負担の軽減となることが見込めるでしょう。特に新入社員が増える時期には大きな手助けとなるかもしれません。
他にも、入社手続きが簡素化可能なテンプレートは複数あります。ぜひYoomをご確認いただき、好みのテンプレートをご活用ください。