コラボフローとマネーフォワード クラウド経費を連携して、コラボフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する方法

ステップ1:コラボフローとマネーフォワード クラウド経費のマイアプリ連携

まず、コラボフローとマネーフォワード クラウド経費をYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、コラボフローとマネーフォワード クラウド経費を検索して選択し、次の画面に進みます。

＜コラボフローの場合＞

・アカウント名、ユーザーID、APIキーを説明に沿って入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜マネーフォワード クラウド経費の場合＞

・アプリケーションIDとシークレットを設定し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらを確認してください。

ステップ2:テンプレートのコピー

コラボフローとマネーフォワード クラウド経費を連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるコラボフローの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではコラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。

3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※WebhookURLの設定方法は、こちらを確認してください。

5.テストが成功したら保存します。

6.「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」をクリックします。

7.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

8.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを設定してテストを行います。
※アプリケーションコードと文書IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

9.テストが成功したら、アウトプットにコラボフローから取得した詳細情報が表示されます。
「項目1」「項目2」などを、わかりやすい名称に変更して保存します。
※名称の変更方法は、こちらの設定方法の3を確認してください。

ステップ4:マネーフォワード クラウド経費の設定

最後に、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する 従業員を追加」をクリックします。

2.マネーフォワード クラウド経費と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.事業者IDと従業員を登録する項目を設定してテストを行います。
※事業所IDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※コラボフローの内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、マネーフォワード クラウド経費に従業員情報が追加されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、コラボフローで入社申請が承認されるたび、マネーフォワード クラウド経費に従業員が自動登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

マネーフォワード クラウド経費を使ったその他の自動化例

他にもマネーフォワード クラウド経費を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加する

マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されると、Microsoft Excelに自動で追加されるテンプレートです。
この連携により、申請情報の手動登録を削減でき、業務効率の向上が期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらマネーフォワード クラウド経費の従業員情報を削除する

Google スプレッドシートで従業員情報が削除されたら、マネーフォワード クラウド経費の情報も自動削除するテンプレートです。
この連携により、従業員情報の削除漏れを防ぎ、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらSlackに通知する

マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されると、Slackに自動で通知されるテンプレートです。
この連携により、手動での通知作業を省略でき、担当者の負担軽減が期待できます。

コラボフローとマネーフォワード クラウド経費の連携メリットと具体例

メリット1:業務負担を軽減

コラボフローで新しい社員の入社申請が承認された後、マネーフォワード クラウド経費に同じ情報を繰り返し入力する作業は大変です。
単調な登録作業でも、忙しいときには担当者の負担になり、業務効率の低下につながります。
コラボフローとマネーフォワード クラウド経費を連携すれば、申請が承認されると従業員情報が自動追加され、担当者の業務負担が軽減されるでしょう。
例えば、新卒の社員が多数入社する時期は、コラボフローでの申請だけでも時間がかかります。
この連携を利用すれば、マネーフォワード クラウド経費への手動登録が削減され、担当者は効率的に業務を進められるでしょう。

メリット2:登録ミス防止による精度向上

承認された従業員情報をマネーフォワード クラウド経費に手動登録する際は、人為的ミスが発生することがあります。
登録情報に間違いがあれば、修正作業が必要になりオンボーディング準備に遅れが生じることもあります。
2つのツールを連携すれば、承認された内容が自動でマネーフォワード クラウド経費に反映されるため、転記時のヒューマンエラーを防止でき、データ精度が向上するでしょう。
例えば、何十名もの社員が入社する場合、承認内容をコピー&ペーストする作業でも、一部の内容が漏れてしまうことがあります。
この連携なら、確実に承認されたデータが反映されるため、精度が向上することで、管理担当者の負担軽減も期待できます。

メリット3:リアルタイムでの情報反映による連携強化

コラボフローで承認された内容を手動でマネーフォワード クラウド経費に登録すると、タイムラグが発生する可能性があります。
タイムラグが生じれば、関係部門の業務を妨げてしまいます。
コラボフローとマネーフォワード クラウド経費を連携すれば、承認された内容がリアルタイムで反映され、部門間の連携強化につながるでしょう。
例えば、人事部門がコラボフローでの申請とマネーフォワード クラウド経費への入力を行い、登録された情報をもとに経理部門が業務を進める場合、マネーフォワード クラウド経費への登録が遅れると、経理部門は業務を進められなくなってしまいます。
この連携なら、コラボフローで承認された情報が即座に反映されるため、関係部門もスムーズに業務を進められるでしょう。

まとめ

コラボフローで承認された従業員情報をマネーフォワード クラウド経費に手動登録する作業には、時間がかかるだけでなく、ミスやタイムラグが発生するリスクがあります。
これらの課題は、コラボフローとマネーフォワード クラウド経費を連携することで解決できるでしょう。
その結果、担当者の負担軽減やデータ精度の向上、部門間の連携強化が期待できます。
コラボフローとマネーフォワード クラウド経費の連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
専門的な知識がなくても本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。