ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された書類をDropboxに保存する作業は、手動で行うと時間がかかり、ミスが発生することもあります。
また、電子帳簿保存法に対応するためにファイル名を詳細に設定する場合、担当者の負担が増加してしまいます。
2つのツールを連携すれば、ファイル保存業務を自動化でき、これらの課題を解決できるでしょう。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxをノーコードで簡単に連携する方法を紹介します。
ファイル保存業務の自動化を導入する際に参考にしてみてください。
承認された申請書類をDropboxに手動で保存する場合は、時間がかかります。
申請書類が増えれば人件費が増加し、ツール運用コストが上昇してしまいます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxを連携すれば、手動による書類保存作業を削減でき、ツール運用コストが低下するでしょう。
例えば、毎日何十件もの書類が申請される場合、保存作業に時間がかかります。
連携を導入すれば、ファイル保存プロセスが自動化され、ツール運用にかかる人件費を削減できます。
手動でのファイル保存には、抜け漏れや重複、ファイル名にミスが発生することがあります。
書類管理にミスがあれば、確認作業が発生し、業務効率が低下してしまいます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxを連携すれば、ファイル保存時のヒューマンエラーを防止でき、書類管理の負担が軽減するでしょう。
例えば、似た名称の経費が同時に申請されると、ファイル保存時に担当者が気づかず、同じ名前で登録してしまうことがあります。
こうした人為的なミスは、ツール同士を連携することで防止でき、導入することで書類管理の精度向上が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローは電子帳簿保存法に対応していますが、Dropboxで保存する書類も対応させるため、ファイル名に取引年月日、取引金額、取引先を設定することがあります。
この場合、ファイル名の設定が大変で、担当者の負担が大きいです。
ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxを連携することで、申請情報の詳細をファイル名に反映でき、電子帳簿保存法への対応が簡易化するでしょう。
例えば、申請書類の承認がまとめて行われる場合、長いファイル名の設定は手間がかかり、多くの時間がかかります。
ツール同士を連携すれば、申請情報をファイル名に自動設定できるため、担当者の負担が軽減するでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたらDropboxに申請書類のPDFをアップロードする」方法を紹介します
[Yoomとは]
この方法は、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請書類が承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、Dropboxの提供するAPIを用いて、フォルダに書類を保存することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜ジョブカン経費精算・ワークフローの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜Dropboxの場合＞
・ログイン後、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらDropboxに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 申請が承認されたら」をクリックします。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。すぐに書類を保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※フォームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得したフォーム情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
6.「アプリと連携する 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
7.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.申請IDを設定し、テストを行います。
※申請IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請が承認されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、申請書類ごとに変わるIDを動的に反映できます。
9.テストが成功すると、アウトプットに取得した書類情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※アウトプットの各項目が、「項目1」「項目2」などと表示される場合は、こちらのヘルプページで名前の変更方法を解説しています。
10.「アプリと連携する ファイルをダウンロード」をクリックします。
11.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
12.ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。
13.テストが成功すると、アウトプットにファイルが取得されます。
問題がなければ保存します。
最後に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得したファイルをDropboxに保存する設定をします。
1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.Dropboxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.フォルダのパス、ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルを設定し、テストを行います。
※ファイル名に申請情報を反映する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）また、ファイル名には定型文を直接入力できます。拡張子は直接入力してください。
※ファイルの添付方法とファイルは、デフォルトで設定されています。
4.テストが成功すると、DropboxにPDFファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたび、Dropboxに申請書類のPDFが自動アップロードされます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらkintoneにレコードを登録する
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を、kintoneに自動登録できます。
この連携により申請情報を手動で登録する手間が削減でき、業務効率が向上するでしょう。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加する
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を、Microsoft Excelに自動追加できます。
この連携により登録時のヒューマンエラーを防止でき、データ精度が向上するでしょう。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際、Gmailを自動送信できます。
この連携により手動でメールを送信する作業を削減し、連絡漏れを防止できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxを連携することで、承認された申請書類の保存業務を自動化し、人為的ミスを防止できます。
これにより担当者の作業負担が軽減し、業務効率の向上が期待できます。
さらに、書類データが正確に保存され、管理負担も軽減するでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxの連携は、Yoomを利用すれば簡単に実現できます。
本記事で紹介した方法はノーコードで設定でき、専門的な知識がなくても導入できます。
この機会に、Yoomを利用し、ファイル保存業務を自動化してみてください。
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