ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらDropboxに申請書類のPDFをアップロードする

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手動で申請書類をダウンロードし、Dropboxへアップロードする作業は手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで特定の申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをDropboxの指定フォルダにアップロードし、こうした書類管理に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカンとDropboxを併用し、申請書類の管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
• 申請書類の保管漏れやミスをなくし、ファイル管理の正確性を向上させたいと考えている方
• 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 承認された申請書類のダウンロードからアップロードまでが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるファイルのアップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーをなくし、書類管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」アクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」アクションを設定します。
4. 次に、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションで、該当の申請書類をダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で指定するフォームIDは、自動化の対象としたい申請フォームのIDを任意で設定してください。
• ファイルのアップロード先はDropboxだけでなく、Google DriveやBoxなど、Yoomが連携している他のオンラインストレージサービスにも変更可能です。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。