ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているJootoとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Jootoの順に選択します。
- アカウント名:任意で設定してください。ex)管理者用アカウント
- アクセストークン:こちらを参考に、Jootoから取得したAPIキーを設定してください。
次にMicrosoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
- トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。 - プロジェクトID:候補から選択してください
Excelに移動します。
以下のアウトプットが取れるので、Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。
- タスクID
- タスク番号
- タスク名
- 説明
- 作成日時
- 更新日時
- タスクの開始日時
- タスクの終了日時
- プロジェクトID
- リストID
- ラベル
- 予定
- 実績
- アーカイブされているかどうか
- フォロー中かどうか
- ステータス
- 担当者ID
今回はこの項目を入力しました。
フローボットに戻ります。
テスト→テスト成功したら保存しましょう。(忘れずに!)
次に「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、以下の項目を設定します。
- ファイルの保存場所:OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択
- ドライブID・アイテムID:候補から選択
- シート名:追加したいシートを選択
- テーブル範囲:任意で選択
次に進みましょう。
追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどExcelのシートにヘッダーを作成したので、それに合致するアウトプットを組み込んでいきます。
選択し終わったらテストします。
Excel側を見てみましょう。
赤枠のところが自動転記されたものになります。
無事に登録されましたね!最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
プログラミングに詳しくない私でもできました!
まとめ
今回は「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」フローボットをご紹介しました。
メインのタスク管理はJootoだけど、Microsoft Excelにもタスクを登録しておいて分析などに利用したい方には便利なのではないでしょうか。
2つを連携することで、転記ミスが防げる上に、アプリを行き来する手間も省けそうですね。
Microsoft Excelではなく、Google スプレッドシートなどに転記させることもできますよ。
Yoomを使えば、必要な情報を入力するだけでノーコードで簡単に連携できるため、エンジニアでないユーザーでも手軽に自動化に挑戦可能です。
Yoomでは他にも、さまざまな業務に合わせたフローのテンプレートをご用意しています。ぜひフローボットテンプレートギャラリーをご覧ください。
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