プロジェクト管理では、タスクの進捗状況追跡とリソースの最適な配分が不可欠です。
Jootoは、タスクの可視化と管理をシンプルに行えるツールとして多くの企業で採用されています。
さらにMicrosoft Excelと連携して活用すると、さらなる業務効率化が期待できます。
本記事では、JootoとMicrosoft Excelを連携して、Jootoの新規タスクデータをMicrosoft Excelに自動転記する方法やメリットを解説します。
この仕組みを導入して、手動入力の手間を省き、データの正確性向上と業務のスピードアップを同時に実現しましょう。
JootoとMicrosoft Excelを連携すると、データの転記ミスが減るだけでなくデータ分析もしやすくなる可能性があります。
Jootoで新しくタスクが登録されたら、Microsoft Excelに自動追加されることで、手動でのデータ入力が不要になります。
手動でデータをMicrosoft Excelに入力していると、入力ミスや情報の見落としが発生しやすく、プロジェクトの進行に悪影響を与えることが懸念されます。
しかし、この自動化により、タスク情報が正確にMicrosoft Excelへ反映されるため、ヒューマンエラーが大幅に減らせます。
信頼性の高いデータに基づいて業務を進めることで、チーム全体のパフォーマンスも向上するでしょう。
Microsoft Excelのデータ分析機能を活用することで、Jootoで管理しているタスクデータを詳細に分析できるようになります。
これにより、プロジェクトの進捗状況やリソースの使用状況を可視化し、効率的にリソース配分やスケジュール管理が可能となります。
また、タスクデータを蓄積することで、過去のプロジェクトの傾向やボトルネックを明らかにし、今後のプロジェクト計画に役立てられそうです。
このように、タスク管理とデータ分析が効率化できるので、チーム全体の生産性向上につながるでしょう。
ここまでで、連携するメリットにはこんなものがあるんだ!と感じていただけたのではないでしょうか。
API連携は非エンジニアユーザーにとっては難しいですが、Yoomを使うことでノーコードで簡単にアプリのAPI連携ができるようになります。
従来のAPI連携方法と比べて、設定に必要な情報を入力・選択するだけでアプリ同士の連携ができ、業務を自動化できますよ。
では早速、Yoomを使って今回使用する2つのアプリを連携していきましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
登録が完了したら、「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」フローボットを作成してみましょう。
まずは、使用しているJootoとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Jootoの順に選択します。
次にMicrosoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
Excelに移動します。
以下のアウトプットが取れるので、Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。
今回はこの項目を入力しました。
フローボットに戻ります。
テスト→テスト成功したら保存しましょう。(忘れずに!)
次に「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、以下の項目を設定します。
次に進みましょう。
追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどExcelのシートにヘッダーを作成したので、それに合致するアウトプットを組み込んでいきます。
選択し終わったらテストします。
Excel側を見てみましょう。
赤枠のところが自動転記されたものになります。
無事に登録されましたね!最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
プログラミングに詳しくない私でもできました!
今回は「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」フローボットをご紹介しました。
メインのタスク管理はJootoだけど、Microsoft Excelにもタスクを登録しておいて分析などに利用したい方には便利なのではないでしょうか。
2つを連携することで、転記ミスが防げる上に、アプリを行き来する手間も省けそうですね。
Microsoft Excelではなく、Google スプレッドシートなどに転記させることもできますよ。
Yoomを使えば、必要な情報を入力するだけでノーコードで簡単に連携できるため、エンジニアでないユーザーでも手軽に自動化に挑戦可能です。
Yoomでは他にも、さまざまな業務に合わせたフローのテンプレートをご用意しています。ぜひフローボットテンプレートギャラリーをご覧ください。
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