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CallConnectで電話対応を終えた後、Microsoft Excelに手動で顧客情報を追加する作業は、担当者の大きな負担になります。
また、業務効率とコスト効率に改善の余地があると考えることもあるのではないでしょうか。
CallConnectとMicrosoft Excelの連携で、手動登録を削減し、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
また、担当者が業務に専念できることで、コストの最適化を図ることもできるでしょう。
本記事では、CallConnectとMicrosoft Excelをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的な知識がなくても簡単に導入できるので、業務を自動化する際の参考にしてみてください。
CallConnectで電話対応後、Microsoft Excelへの手動データ追加は担当者にとって大きな負担です。
データ登録の合間に新たな問い合わせがあれば、登録作業が後回しになり、そのまま忘れられてしまうこともあるでしょう。
CallConnectとMicrosoft Excelを連携すれば、着信のたびにMicrosoft Excelへ自動でデータを追加できるため、担当者の負担軽減が期待できます。
例えば、電話対応に人員が不足しがちな企業では、担当者が電話対応で手一杯になってしまい、顧客情報の追加を後回しにしてしまうこともあります。
この連携により顧客情報が自動追加され、担当者の負担が軽減し、電話対応に集中できるでしょう。
手動入力には、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
顧客情報に入力ミスがあれば、確認作業が発生したり、顧客の信頼が低下したりすることがあります。
CallConnectとMicrosoft Excelの連携により自動で顧客情報を追加できれば、手動作業によるミスを防止できるため、正確な情報管理が可能になるでしょう。
例えば、顧客情報を登録する際に多数の項目があれば、コピー&ペーストによる作業でも、抜け漏れが生じやすくなります。
こうしたエラーは自動化で防げるため、連携によりデータ精度が向上し、管理負担も軽減するでしょう。
手動でMicrosoft Excelに顧客データを登録する場合、担当者の負担になるだけでなく、人件費もかかります。
登録件数が多くなると人件費が増え、ツール運営コストが上昇するため、サポート品質の向上が難しくなります。
CallConnectとMicrosoft Excelを連携すれば、自動で顧客データが追加されるため、人件費を削減でき、担当者は業務に集中できるでしょう。
例えば、人員を増やさずに顧客サポートの品質を向上させたいとき、手動でのデータ登録作業を自動化すれば、担当者はサポートに専念できるかもしれません。
これにより運用コストの低下とサポート品質の向上が実現し、コストの最適化を図れるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「CallConnectで電話を着信したらMicrosoft Excelに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、CallConnectで電話を着信したことをCallConnectのAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelが提供するAPIを用いてMicrosoft Excelにデータを追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、CallConnectとMicrosoft ExcelをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、CallConnectとMicrosoft Excelを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜CallConnectの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Microsoft Excelの場合＞
・サインインをし、次に「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
CallConnectとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではCallConnectで電話を着信するとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】CallConnectで電話を着信したらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー Webhookを受信したら」をクリックします。
3.CallConnectと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、CallConnectに設定した後、テストを行います。
5.テストが成功すると、CallConnectから取得した情報がアウトプットに表示されます。
問題なければ、保存します。
最後に、CallConnectから取得した情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.データを追加するMicrosoft Excelの設定を行い、「次へ」をクリックします。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※各項目の詳細は、こちらのヘルプページでも解説しています。
※今回は、下記のシートにデータを追加するため、テーブル範囲は上記の設定になっています。
4.追加するレコードの値に、設定したシートの項目が表示されます。
顧客情報を登録する項目を設定し、テストを行います。
※各項目には、アウトプットの「Webhookを受信したら」から対応する項目を設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより顧客ごとに変わる情報を動的に反映できます。
※空欄にするとデータは追加されません。
5.テストが成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されます。
問題なければ、保存します。
6.トリガーをONにすると、CallConnectで電話を着信するたび、Microsoft Excelに自動でレコードが追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもCallConnectやMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.CallConnectで電話を着信したらMicrosoft Teamsに通知する
CallConnectで電話が着信したことを、Microsoft Teamsに自動で通知できます。
この連携で通話担当者が席を外している際もメンバーが着信に気づき、電話対応の漏れを防止できるでしょう。
2.Notionにタスクが登録されたらMicrosoft Excelのシートにも追加する
Notionに登録したタスク情報をMicrosoft Excelに自動で追加できます。
この連携でタスクを一元管理でき、漏れや重複を防止し、データ整合性の向上が期待できます。
3.Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
Garoonのワークフローで承認された情報を、Microsoft Excelに自動で追加できます。
この連携により、手動登録を削減し、登録時のエラーを防止できるため、効率的かつ正確な業務プロセスを実現できるでしょう。
CallConnectで着信した顧客情報を手動でMicrosoft Excelに追加すると、担当者の作業負担や入力ミスが課題になります。
またコストの最適化が難しくなります。
2つのツールを連携すれば自動で顧客データを追加できるため、手動登録に関わる課題を解決でき、コストの最適化につながるでしょう。
CallConnectとMicrosoft Excelの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現可能です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、ぜひこの機会に業務とコストの最適化を図ってみてください。
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