JootoとMicrosoft Teamsを連携して、Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

日々の業務をスムーズに進めるためには、タスク管理ツールとコミュニケーションツールの連携が不可欠ではないでしょうか。
この2つのツールを連携すると、Jootoで新しいタスクが作成された際に、Microsoft Teamsに自動的にメッセージが送られる仕組みを導入することが可能です。
これにより、チームメンバーは常に遅延なくタスク情報にアクセスでき、スピーディーな対応が求められる業務でも情報の伝達漏れを防ぐことが期待できます。
この記事では、JootoとMicrosoft Teamsを連携する方法と、その連携によって得られるメリットについて詳しく解説します。

JootoとMicrosoft Teamsを連携するメリット

まずは、JootoとMicrosoft Teamsの連携をした場合のメリットについて説明します。

メリット1: タスク通知の自動化ができる

JootoとMicrosoft Teamsを連携することで、新しいタスクが作成された際に自動的にメッセージが送信されます。
例えば、プロジェクトマネージャーがJootoでタスクを作成すると、メンバーはMicrosoft Teamsでその通知を受け取ることができるようになります。
これにより、タスクの見落としや共有の遅延が減少し、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
特に、リモートワークや複数拠点での作業が増えている環境では、タスク管理の効率化が期待できます。

メリット2: 入力ミスが防げる

タスク管理ツールで新しいタスクを作成したり更新したりすると、その情報を担当者に伝えるために別途メールやチャットで通知する必要がありますよね。
手動で情報を入力・送信するという作業は時間と労力がかかる上、情報の入力ミスや古い情報を共有してしまう恐れもあります。
タスクをひっきりなしに通知する必要がある場合、共有するメンバーをうっかり忘れてしまうこともあるでしょう。
この仕組みを導入すれば、入力の手間が省けるため、担当者は他の重要な業務に集中することができるようになり、全体的な業務効率が向上するでしょう。

[Yoomとは]

JootoとMicrosoft TeamsをYoomで連携する方法

では早速、Yoomを使って今回使用する2つのアプリを連携していきましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
登録が完了したら、「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作成してみましょう。

Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Jootoで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで都度手動で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れによる業務の遅延に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Jootoでタスクが作成されると同時に、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知することが可能になり、チーム内の情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• JootoとMicrosoft Teamsを併用し、タスクの共有を手作業で行っている方
• タスク作成時の通知漏れを防ぎ、チームの生産性を向上させたいプロジェクトリーダーの方
• Jootoでのタスク管理を起点とした、コミュニケーションの自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Jootoでタスクが作成されると、Microsoft Teamsへ自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を省くことができます。
• 手作業による通知の遅れや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの進捗を円滑に管理することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JootoとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJootoを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、タスクが作成された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Jootoのトリガーで取得したタスク名や担当者名などの情報を含めて、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Jooto、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているJootoとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Jootoの順に選択します。

• アカウント名
• アクセストークン:こちらを参考に、Jootoから取得したAPIキーを設定してください。

次にMicrosoft Teamsを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「タスクが作成されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• プロジェクトID:候補から選択してください

アウトプットは以下のものが取れます。

• タスクID
• タスク番号
• タスク名
• 説明
• 作成日時
• 更新日時
• タスクの開始日時
• タスクの終了日時
• プロジェクトID
• リストID
• ラベル
• 予定
• 実績
• アーカイブされているかどうか
• フォロー中かどうか
• ステータス
• 担当者ID

テスト→テスト成功したら保存しましょう。(忘れずに!)
次に「Microsoft Teamsに通知する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
以下の項目を設定していきましょう。

• チームID・チャネルID:候補から選択してください
• メッセージ:以下のように設定しました。
  
  

以下の項目は任意で設定してください。

選択し終わったらテストします。
Teams側を見てみましょう。

タスク開始と終了日時をメッセージに含めると、期限がわかりやすくなります。
無事に登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でもできました!

まとめ

今回は「Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットをご紹介しました。
タスクが漏れていないか、何度もJootoを確認していた方にはおすすめのフローボットではないでしょうか。
2つを連携すると、タスク管理とコミュニケーションが同じツールでできるようになるので、業務効率が大幅に向上するでしょう。
Microsoft Teamsだけでなく、Chatworkなど他のメッセージアプリに通知させることもできますよ。
特に、Yoomを使えば専門知識がなくても、ノーコードで簡単に連携が可能です。
本記事で紹介した設定方法を参考に、ぜひJootoとMicrosoft Teamsの連携を試してみてくださいね。
タスクの見落としや遅延が減少し、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。

Yoomでは他にも、さまざまなフローボットをご用意しています。
一覧はこちら→フローボットテンプレート｜Yoom