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「Togglで新しいクライアントを登録したのに、チームへの共有を忘れてしまった…」
「プロジェクトの進捗報告のために、Togglの情報をわざわざMicrosoft Teamsに手入力するのが面倒…」
このように、時間管理ツールであるTogglとコミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsを併用する中で、手作業での情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Togglで発生したイベントを自動的にMicrosoft Teamsに通知する仕組み</span>があれば、情報共有の漏れやタイムラグを防ぎ、チーム全体の連携をスムーズにできます。
これにより、報告作業のような定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomでは<span class="mark-yellow">TogglとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>を用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TogglとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化することが可能です。
例えば、Togglに新しいクライアントやプロジェクトが登録されたら、その情報を素早くMicrosoft Teamsの関連チャネルに通知でき、チーム内の情報共有を円滑にします。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Togglに新しいクライアント情報が登録されたら、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">手動での共有作業が不要になり、情報の伝達漏れやタイムラグを完全に防ぐことができます。</span>
新しいクライアントに関する情報を迅速にチーム全体で共有できるため、素早い対応や準備が可能になります。
Togglに新しいクライアントが登録された際、特定の条件に合致する場合にのみ、その情報をMicrosoft Teamsに通知する連携です。
例えば「特定の契約プランのクライアント」や「特定の担当者が割り当てられたクライアント」といった<span class="mark-yellow">重要な情報だけをフィルタリングして通知できます。</span>
これにより、不要な通知による混乱を防ぎ、チームが本当に注目すべき情報に集中できる環境を構築可能です。
それでは、さっそく実際にTogglとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTogglとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Togglで新しいクライアントが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
1.Togglの登録方法
まずはTogglをYoomのマイアプリに接続します。
Yoomアカウントにログインしたら、左欄の「マイアプリ」をクリックし「新規接続」からTogglを検索しましょう。
Togglの新規登録画面が表示されます。
「アカウント名」と「API Token」をそれぞれ注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら、「追加」ボタンをクリックしましょう。
これでTogglのマイアプリ連携完了です！
2.Microsoft Teamsの登録方法
今度はアプリ一覧画面からMicrosoft Teamsを検索し、クリックしてください。
下記画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
※注意事項：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
これでMicrosoft Teamsの連携完了です！
Yoomのテンプレートを利用すれば、効率よく業務を自動化することが可能です。
下記テンプレートページにアクセスし、「このテンプレートを試してみる」をクリックし自動化をスタートしましょう。
テンプレートが管理画面にコピーされるので、OKをクリックして設定を進めてください。
まずは、「New Client」という項目をクリックしてください！
次の画面は初期設定済みです。
情報に誤りがないか確認できたら、次のページに進みましょう。
枠内をクリックし、自動化に使用したいWorkspace IDを選択してください。
Descriptionは、「クライアント」や「New Client」等、分かりやすい名前を設定しましょう。
設定が完了したらテスト実行後、次のページに進みます。
続いて、アプリトリガーの動作テストを行います。
Togglの画面に移行し、テスト用に新しいクライアントを作成してください。
下記画像のようにテスト用のクライアントを登録してみました！
再びYoomの画面に戻りテストを実行してください。
テストが成功すると、新たに登録したクライアントの情報が取得した値（アウトプット）に表示されます。
確認ができたら「保存する」ボタンを押しましょう。
※参照：取得した値（アウトプット）についての解説は、こちらをご確認ください。
続いて、Microsoft Teamsアイコンの「チャネルにメッセージを送る」という項目を設定しましょう！
下記画面も設定済みです。
このまま「次へ」をクリックしましょう。
チームIDとチャンネルIDは枠内をクリックし、それぞれ候補から選択してください。
メッセージは自由に設定できます。
例えば下記画像のように設定すると、Togglに新しいクライアントが作成されたら「Client ID」を取得し、Microsoft Teamsのメッセージに自動で引用できます。
用途に合わせて、使用したいアウトプットやメッセージの内容を変更して使用してみましょう！
設定が完了したら、「テスト」ボタンを押してください。
Microsoft Teamsに自動でテスト用のメッセージが送信されるので確認できたら設定を保存しましょう。
これで「Togglで新しいクライアントが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローの完成です！
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に切り替え、フローが正常に動作するか確認してください。
ここまでは、TogglからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にMicrosoft Teamsの情報をトリガーとしてTogglのデータを操作したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その情報を基にTogglにタスクを自動で作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">会議や打ち合わせの予定をそのままTogglの作業記録タスクとして登録することが可能です。</span>
手動でのタスク作成の手間を省き、工数管理の記録漏れを防止します。
Microsoft Teamsのカレンダーに登録されたイベントのうち、「定例会議」や「プロジェクトA」といった特定のキーワードを含むものだけを抽出し、Togglのタスクとして自動作成する連携です。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">重要な会議や特定のプロジェクトに関連する作業時間のみを効率的に記録・管理できる</span>ようになり、より正確な工数管理が実現します。
TogglやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加したり、Google カレンダーから当日の予定を取得してTogglにタスクを作成したりできます。また、Togglの1日分の作業時間を集計し、Todoistに振り返り用のタスクとして作成することも可能です。さらに、Togglでタスクが作成されたらGoogle Chatに通知したり、Gmailの内容からTogglでタスクを作成したりといった自動化も行えます。
Yoomデータベースにレコードが作成されたらMicrosoft Teamsに送信したり、Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらMicrosoft Teamsにメッセージを送付したりできます。また、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送ったり、Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知したりすることも可能です。さらに、Slackで新しいメッセージが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知するといった自動化も行えます。
TogglとMicrosoft Teamsの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたクライアント情報の共有や、報告作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
情報共有が迅速かつ正確に行われるため、チーム内のコミュニケーションロスを削減することが可能です。
担当者はより素早く次のアクションに移れるため、プロジェクト全体がスムーズに進行する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！
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