Jotformでファイル付きの回答が送信されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Jotformでファイルが添付された回答を受け取った際、内容を確認して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。手動での対応では、重要な回答の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローは、JotformのAPIを利用した連携により、新しい回答の送信をトリガーとして、AIが内容を整理しSlackへ自動で通知します。これにより、迅速かつ正確な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けたファイル付きの回答を、チームで迅速に確認・共有したい方
- JotformとSlack間の手作業による通知や転記に、非効率を感じている方
- JotformのAPIなどを活用した業務自動化で、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、ファイルを含めた内容が自動でSlackに通知されるため、手動での共有作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミス、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、「分岐機能」を用いて、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出」アクションで、取得した回答本文から必要な情報のみを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Jotformの回答テキストの中からどの情報（氏名、問い合わせ内容など）を抽出するかを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルを自由に指定可能です。また、通知本文に固定のテキストを入れたり、Jotformの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズも行えます。
■注意事項
Jotformで収集したフォームの回答データを、他のSaaSに手作業で転記したり、関係者に共有したりしていませんか？
こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
APIを活用すればこれらの業務を自動化できますが、「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、特にエンジニアがいない環境では導入のハードルを高く感じてしまいますよね。
そこで本記事では、Jotform APIの基礎知識から、プログラミング不要で様々なアプリとJotformを連携させる具体的な方法まで、わかりやすく解説します。
マーケティング部門でのリード管理、営業部門での案件登録、管理部門での問い合わせ対応など、多様なシーンで応用できる自動化フローをステップごとにご紹介します！
「専門知識がなくてもJotformの活用を加速させたい！」という方は、ぜひ最後までご覧ください。
YoomにはJotform APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Jotform APIはJotformと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Jotformを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Jotform APIの場合は「Jotform」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
- 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
- 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
- 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
- 削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Jotform APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにJotform APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームが送信されたら自動で起動する
Jotformへのフォーム送信をアクションの起点として利用することで、回答があった際にSlackへ通知したり、CRMへ顧客情報を自動で登録したりと、その後の業務フローを完全に自動化できます。
Jotformでファイル付きの回答が送信されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Jotformでファイルが添付された回答を受け取った際、内容を確認して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。手動での対応では、重要な回答の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローは、JotformのAPIを利用した連携により、新しい回答の送信をトリガーとして、AIが内容を整理しSlackへ自動で通知します。これにより、迅速かつ正確な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けたファイル付きの回答を、チームで迅速に確認・共有したい方
- JotformとSlack間の手作業による通知や転記に、非効率を感じている方
- JotformのAPIなどを活用した業務自動化で、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、ファイルを含めた内容が自動でSlackに通知されるため、手動での共有作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミス、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、「分岐機能」を用いて、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出」アクションで、取得した回答本文から必要な情報のみを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Jotformの回答テキストの中からどの情報（氏名、問い合わせ内容など）を抽出するかを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルを自由に指定可能です。また、通知本文に固定のテキストを入れたり、Jotformの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズも行えます。
■注意事項
レポートを自動で作成する
Jotformのレポート作成アクションをフローの中に組み込むことで、指定したスケジュールで定期的にレポートを作成し、その内容をNotionなどのデータベースアプリに自動で記録できます。
指定のスケジュールになったらJotformでレポートを作成し、Notionにレコードを追加する
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■概要
Jotformで集めた回答データを定期的にレポーティングし、Notionなどで管理する業務は、手作業で行うと手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールになるとJotformのレポート作成からNotionへのレコード追加までを完全に自動化するものです。JotformのAPIを利用した連携を検討していた方でも、開発不要で手軽に同様の仕組みを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとNotionを使い、手作業での定期レポート作成に手間を感じているご担当者の方
- Jotformのデータをチームで共有するため、Notionへ自動で情報を蓄積させたいと考えている方
- JotformのAPIを利用した連携などを検討しており、より簡単な自動化の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでJotformのレポート作成とNotionへの追加が自動で行われるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポートを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jotformで作成したレポート内容をNotionに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformでレポートを作成するアクションでは、レポートに含めるテキストなどを固定値で設定したり、変数を用いて動的に情報を埋め込むことが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加したいデータベースや各プロパティに、固定値や前段のJotformで作成したレポート情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
レポートの一覧を自動で取得する
Jotformのレポート一覧取得アクションをフローの中に組み込むこともできます。
例えば、Gmailで特定メールを受信したことをトリガーに、Jotformから該当レポートを探し出して自動で返信するなど、問い合わせ対応の効率化が可能です。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Jotformのレポート一覧を取得し返信する
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■概要
Jotformに関する特定の報告や問い合わせメールがGmailに届いた際、都度内容を確認し、Jotformの管理画面から必要な情報を探して返信するのは手間のかかる作業です。手作業では対応の遅れや、返信内容のミスに繋がる可能性もあります。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけに、JotformのAPIを利用した情報取得とメール返信を自動化し、定型的な問い合わせ対応の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとGmailを用いた定型業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- JotformのAPIなどを活用し、問い合わせ対応を自動化したいと考えている担当者の方
- 手作業によるメール返信でのミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からJotformの情報取得、返信までを自動化するため、これまで手作業で行っていた一連の対応時間を短縮します。
- JotformのAPIを利用して正確な情報を自動取得するため、手作業による情報の見間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJotformをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポート一覧を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレポート情報を基にメールを自動返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能では、受信したメール本文から抽出したいデータ項目（例：問い合わせ番号、顧客名など）を任意で設定できます。
- Jotformでレポート一覧を取得する際、特定のレポートIDを固定値で指定したり、前段のAI機能で抽出した値を変数として条件に埋め込むことが可能です。
- Gmailでのメール返信では、送信先を任意のアドレスに設定できます。また本文には固定の文章に加え、Jotformから取得した情報などを変数として差し込むことで、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Gmail、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
- 最新の回答を取得する
- 回答の一覧を取得する
- 回答を削除する
- フォームの質問一覧を取得する
- 特定の回答を取得する
Jotform APIは無料のStarterプランを含む、すべてのプランで利用可能です。
そのため、Jotformを無料で利用している場合でも、APIを活用して基本的な業務を自動化できます。
ただし、各プランによってAPIリクエストの上限回数が異なるため、利用目的に応じてプランを選択することが重要です。
-
レート制限：Jotformではプランごとに1日あたりのAPIリクエスト上限が定められています。
-
Starter（無料）プラン： 1日あたり1,000回まで
-
Bronzeプラン： 1日あたり10,000回まで
-
Silverプラン： 1日あたり50,000回まで
-
Goldプラン： 1日あたり100,000回まで
-
Enterpriseプラン： 制限なし 大量のデータを扱う場合は、上位プランの利用を検討する必要があります。
-
リクエスト上限とリセット：APIリクエストの上限は、毎日米国東部標準時（EST）の午前0時にリセットされます。APIからの応答情報（レスポンス）には、その日に残っているリクエスト数が含まれているため、上限を超えないように確認しながら利用できます。
-
リクエストの分散：特定のIPアドレスから大量のリクエストを送信するとスパムと見なされる可能性があるため、1分あたり60件までの送信が推奨されています。
※詳細はJotformのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月14日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートを利用して、実際の設定方法を通してJotform APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Jotform APIとの連携方法
はじめにJotform APIとYoomを連携する方法を紹介します。
まず、メニューのマイアプリを選択し、「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧画面でJotformを検索して選択します。
アカウント名とアクセストークンを入力し、追加をクリックすると連携が完了です。
これでJotformとの連携は完了です。
今回は「Jotformでファイル付きの回答が送信されたら、Slackに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Slackをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Jotformのトリガー設定および分岐、テキスト抽出、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Jotformでファイル付きの回答が送信されたら、Slackに通知する
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■概要
Jotformでファイルが添付された回答を受け取った際、内容を確認して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。手動での対応では、重要な回答の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローは、JotformのAPIを利用した連携により、新しい回答の送信をトリガーとして、AIが内容を整理しSlackへ自動で通知します。これにより、迅速かつ正確な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けたファイル付きの回答を、チームで迅速に確認・共有したい方
- JotformとSlack間の手作業による通知や転記に、非効率を感じている方
- JotformのAPIなどを活用した業務自動化で、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、ファイルを含めた内容が自動でSlackに通知されるため、手動での共有作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミス、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、「分岐機能」を用いて、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出」アクションで、取得した回答本文から必要な情報のみを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Jotformの回答テキストの中からどの情報（氏名、問い合わせ内容など）を抽出するかを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルを自由に指定可能です。また、通知本文に固定のテキストを入れたり、Jotformの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズも行えます。
■注意事項
ステップ1：SlackとYoomの連携
Slackも先程のJotformと同様、アプリ一覧から検索して選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、連携したいワークスペースを入力して「続行する」をクリックします。
続いて、アカウントにサインインします。
最後に、メッセージを投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Jotformでファイル付きの回答が送信されたら、Slackに通知する
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■概要
Jotformでファイルが添付された回答を受け取った際、内容を確認して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。手動での対応では、重要な回答の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローは、JotformのAPIを利用した連携により、新しい回答の送信をトリガーとして、AIが内容を整理しSlackへ自動で通知します。これにより、迅速かつ正確な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けたファイル付きの回答を、チームで迅速に確認・共有したい方
- JotformとSlack間の手作業による通知や転記に、非効率を感じている方
- JotformのAPIなどを活用した業務自動化で、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されると、ファイルを含めた内容が自動でSlackに通知されるため、手動での共有作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミス、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 次に、「分岐機能」を用いて、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出」アクションで、取得した回答本文から必要な情報のみを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Jotformの回答テキストの中からどの情報（氏名、問い合わせ内容など）を抽出するかを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルを自由に指定可能です。また、通知本文に固定のテキストを入れたり、Jotformの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズも行えます。
■注意事項
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートがコピーされました。
ステップ3：Jotformのトリガーアクション設定
続いて、Jotformから回答を取得する設定を行います。
1番上の赤枠をクリックしましょう。
続く画面は、そのままにして次へ進みます。
タイトルは、変更することもできます。
表示されるWebhookURLをコピーしてください。
Jotformに移動して、連携したいフォームのSETTINGSを開きましょう。
INTEGRATIONSのWebhooksをクリックし、コピーしたWebhookURLを設定してください。
WebhookURLの設定が済んだら、フォームにテスト用の回答を送信しましょう。
その後、Yoomに戻りテストを行い、成功したら保存します。
次に上から2番目の赤枠をクリックします。
続く画面は、そのままにして次へ進んでください。
タイトルは、変更することもできます。
フォームIDを候補から設定します。
先ほどWebhookURLを設定したフォームを選択してください。
フォームIDを設定したらテストを行いましょう。
テストが成功すると、フォームの回答が取得されます。
取得した値に、Slackに通知したい情報が表示されていない場合は、「取得する値を追加」から設定します。
追加する方法は、以下を参考にしてください。
今回は、空欄の項目を削除し、以下のように取得した値を整理しました。
取得した値の設定が済んだら、保存しましょう。
なお、取得した値は以降の設定で利用できます。
ステップ4：分岐設定
続いて、ファイルの有無で、後続の処理を分岐させる設定を行います。
これにより、ファイルが添付された回答のみをSlackへ通知することができます。
真ん中の赤枠をクリックしましょう。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上で利用できます。フリープランで利用するとエラーになるのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由に試せるので、ぜひ活用してみてください。
- 「分岐」の設定方法の詳細
分岐条件を設定して保存します。
今回は、添付ファイルの有無で分岐させたいため、以下のように設定して保存しました。
ステップ5：テキストを抽出する設定
続いて、フォームに送信されたファイルのリンク情報を抽出する設定をします。
Jotformから取得したリンクは、[“https://~~~”]という形式になっています。
そのため、リンクだけを抽出する設定が必要です。
下から2番目の赤枠をクリックしましょう。
続く画面は、そのまま次へ進んでください。
もし、抽出対象が3500文字を超える場合は、変換タイプを変更します。
ただし、変換タイプの文字数を多くすると、タスクが増えるので注意してくださいね。
対象のテキストに、Jotformから取得したファイル情報を設定してください。
抽出したい項目と指示内容に、ファイルのリンクを抽出する設定をしたらテストを行いましょう。
テストが成功したら、リンク情報が正しく抽出されているかを確認して保存します。
思うようにリンクが抽出されない場合は、指示内容を変更してみてください。
ステップ6：Slackに通知する設定
最後に、Jotformのファイル情報をSlackに通知する設定を行います。
1番下の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、そのままにして次へ進みましょう。
タイトルは、変更することもできます。
メッセージを通知するチャンネルIDを候補から選択してください。
通知先のチャンネルには、Yoomのアプリが追加されている必要があります。
メッセージを設定しましょう。
取得した値を利用することで、前工程で抽出したリンク情報などを変数として通知することができます。
設定が済んだら、テストを行います。
テストが成功すると、指定したチャンネルにメッセージが通知されます。
メッセージを確認したら、Yoomに戻り設定を保存してください。
最後に、トリガーをONにすると、すべての設定が完了です。
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Jotformを使った業務フローを自動化しましょう！
1.Jotformからの回答を起点にデータを登録・管理する
Jotformに回答があったらMicrosoft Excelのレコードに追加したり、回答内容をNotionのデータベースに登録したりできます。
さらに、HubSpotにチケットを作成したり、Salesforceに顧客情報を送信することで、営業活動やサポート業務を効率化することができます。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
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■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにチケットを作成する
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■概要
Jotformでフォームが送信されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・顧客からの問い合わせやリクエストを効率的に管理したいチーム
・フォーム送信内容を自動でチケット化し、迅速に対応したいサポート部門
2.営業部門
・見込み顧客の問い合わせを効率的に管理し、迅速に対応したい営業チーム
・フォームから送信された情報を基に、フォローアップアクションを実行したい部門
3.IT部門やシステム管理者
・フォーム送信内容を一元管理し、システム上で効率的に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でフォーム送信内容を確認し、HubSpotに入力する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・顧客対応履歴が一元管理されるため、対応の品質が向上してより効果的なサポートを提供することができます。
■注意事項
・Jotform、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
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■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
- データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたびに自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームに回答があった際にフローが起動するようにします
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容をNotionのデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Notionのオペレーションでは、レコードを追加したいデータベースIDを任意に指定します。また、データベースの各項目に登録する内容は、Jotformから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟に設定が可能です。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
試してみる
■概要
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに回答内容を追加するフローです。
JotformとMicrosoft Excelを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコードが追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Jotform、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの内容をもとにWordPressでユーザーを作成する
試してみる
■概要
Jotformでオンラインイベントの申し込みや会員登録フォームを運用しているものの、その後のWordPressへのユーザー登録を手作業で行い、手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、その内容をもとにWordPressでユーザーが自動で作成されるため、面倒な転記作業から解放され、登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとWordPressを利用し、ユーザー登録業務を自動化したいWebサイト運営者の方
- 手作業によるデータ入力の工数を削減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 会員制サイトやオンラインコミュニティの運営を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信をきっかけにユーザー作成が自動化されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPressの「ユーザーを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- WordPressで作成するユーザー情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- JotformとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
2.Jotformの回答をもとに他のサービスでアクションを実行する
Jotformの回答を受けてZoomで会議を作成し、その情報を通知することが可能です。
他にも、回答内容をGeminiで要約し、結果を通知することで情報整理を効率化することもできます。
さらに、Adobe Acrobat Signで契約書を自動送信したり、OpenAIを用いて回答に対するメッセージを生成してメール送信したり、Canvaでフォルダを作成するなど、幅広いワークフローを構築可能です。
Jotformで回答が送信されたら、Adobe Acrobat Signで契約書を送信する
試してみる
■概要
Jotformで収集した顧客情報を、手作業でAdobe Acrobat Signに入力し契約書を送付するプロセスは、手間がかかる上に転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されたことをきっかけに、回答内容を反映した契約書をAdobe Acrobat Signから自動で送信します。
一連の契約プロセスを自動化し、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した情報をもとに、Adobe Acrobat Signで契約書を送付している方
- 手作業による情報転記や送信作業に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- 契約書送付時の宛先間違いや内容の不備といったヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から契約書送付までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報転記や送信作業にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を連携するため、手作業による入力間違いや契約書の送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「回答情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「電子サインを依頼（テンプレートを使用）」アクションを設定し、取得した回答情報をもとに契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの「回答情報を取得する」アクションでは、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。
- Adobe Acrobat Signの送信設定では、宛先のメールアドレスや氏名などの項目に、Jotformから取得した値を設定してください。
■注意事項
Jotformで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケートや申し込みフォームの回答をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、Canvaに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた回答に基づき、Canvaでデザインアセットを管理している方
- 手作業でのフォルダ作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていないと感じる方
- フォームの回答者ごとに成果物を整理する業務を、自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答送信をきっかけに、Canvaのフォルダ作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答者とフォルダ名の不一致といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答データを取得します。
- 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、取得した回答データをもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択できます。また、取得する回答項目も自由に設定可能です。
- Canvaでフォルダを作成する際、フォルダ名を任意で設定できます。Jotformの回答内容（氏名や会社名など）を組み込んで、動的にフォルダ名を生成することも可能です。
■注意事項
Jotformで回答した内容を、Geminiで要約して通知する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答、その内容が長文である場合に確認や要約の作業へ時間を取られていませんか？このワークフローは、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をGeminiが自動で要約し、指定のSlackチャンネルへ通知します。手作業での確認や転記の手間をなくし、迅速な情報共有を実現することで、チームの対応速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた長文の回答内容を確認、要約する作業に手間を感じている方
- フォームの回答をチームに素早く共有し、次のアクションを迅速に進めたい方
- Geminiなどの生成AIを活用し、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答を都度確認し、手作業で要約する時間を削減できるため、本来注力すべきコア業務に集中することができます。
- Geminiが設定されたプロンプトに基づき要約するため、人による要約の品質のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Gemini、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
- 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、前のステップで取得したフォームの回答内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を任意のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガーでは、自動化の対象とするフォームや取得する回答項目を任意で設定することが可能です。
- Geminiのオペレーションでは、要約の精度や形式を調整するため、使用するモデルやプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意で設定でき、Jotformの回答内容やGeminiの要約結果を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたお問い合わせやアンケートに対し、一件ずつ内容を確認して返信メールを作成する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。特に、返信内容の質を保ちながら迅速に対応することは、担当者にとって大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、その内容をOpenAIが読み取り、適切な返信メールの文章を自動で生成して送信まで完了させるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた問い合わせやアンケートへの返信を手作業で行っている方
- OpenAIを活用して、パーソナライズされた顧客対応の効率化を図りたい方
- 定型的なメール返信業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信からメール送信までが自動化されるため、手作業でのメール作成・送信業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで再度Jotformを選択し、「最新の回答を取得する」アクションでフォームの送信内容を取得します。
- 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションで、取得した回答内容に基づいたメール文面を生成します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、生成された文章を本文に含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OpenAIのテキスト生成アクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）を任意の内容にカスタムできます。Jotformから取得した情報を変数として組み込み、よりパーソナライズされた文章の生成が可能です。
- Yoomのメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを任意に設定できます。Jotformの回答者のメールアドレスや、OpenAIが生成したテキストなどを変数として活用し、動的なメールを作成できます。
■注意事項
- OpenAI、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Jotformの回答をもとに、Zoomの会議を作成し、通知する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたイベント予約や面談希望に対し、都度Zoomの会議URLを発行して連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では対応の遅れやURLの送付ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答が送信されるだけでZoomの会議作成から通知までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた申し込みに対し、都度手動でZoom会議を作成している方
- 会議URLの連絡ミスや対応遅れを防ぎ、スムーズな日程調整を実現したい方
- JotformとZoom、Slackを連携させ、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答をトリガーにZoom会議の作成と通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議設定やURLのコピー＆ペーストが不要になり、入力ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Zoom、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームで送信された内容を取得します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたZoom会議のURLなどを指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを任意で選択してください。フォーム内の質問項目や回答形式も自由にカスタマイズ可能です。
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題にJotformで取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりできます。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルや、送信するメッセージの本文などを任意で設定してください。
■注意事項
- Jotform、Zoom、SlackとYoomを連携してください。
まとめ
JotformのAPI連携を行うことで、これまで手作業で行っていたフォームの回答データの転記や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。また、担当者が単純作業から解放されることで、本来注力すべき分析や改善といったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
