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「アンケートの回答を手作業で集計して、関係者に共有するのが大変…」
「回答データを他のツールに転記する際にミスが起きやすくて困っている…」
このように、アンケートの回答管理に関する業務で、手間やヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">アンケートフォームに新しい回答が送信された際に、その内容をチャットツールに自動で通知したり、データベースに自動で記録したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">アンケートフォームで回答を収集する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのアンケートフォームの回答データを、様々なツールへ自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業による情報共有やデータ入力の手間を削減し、迅速な対応や分析が可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Jotformなどのアンケートフォームに新しい回答があった際に、その内容をDiscordなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことができるので、関係者へのリアルタイムな情報共有が実現し、迅速な対応やフィードバックの収集に繋がります。
<span class="mark-yellow">アンケートフォームに回答があった場合に、その結果をGmailなどのメールツールで指定した宛先に自動で送信する</span>設定も可能であり、これにより、関係者への確実な情報伝達と、対応漏れの防止に役立ちます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのアンケートフォームで収集した回答データを、NotionのようなデータベースやCRMサービスに自動で追加・更新する</span>ことができるため、回答データの一元管理や分析、顧客情報との紐付けなどが容易になり、マーケティング活動や顧客対応の質向上に貢献します。
それではここから代表的な例として、Jotformのアンケートフォームに新しい回答があった際に、その回答結果をDiscordの指定チャンネルに自動で投稿するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、JotformとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Jotform」と入力し、検索結果からJotformのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※アクセストークンは、こちらのページから取得しましょう。
※・JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
3.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにJotformとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Jotformのアンケートフォームに回答があったら、Discordに回答結果を自動で投稿する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下の手順・注意事項に沿って設定していきましょう。
URLをコピーしたら、Jotformフォームの「フォーム設定」ページで「統合（インテグレーション）> WEBHOOKS」と進み、WebhookURLを設定しましょう。
設定できたら、Jotformのテスト用のアンケートフォームを作成し、回答しておきましょう！
テスト用のため、アンケート内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Jotformで設定を終えたら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にもアンケート回答データをAIで分析したり、他のツールへ自動で連携したりできるテンプレートがそろっています！
たとえば、フォームに回答があったらフリーコメントから満足度をAIで分析してNotionに追加したり、Google Driveにアップロードされたローデータを自動で集計してNotionに反映したりといった活用も可能です。
また、Jotformでの回答をGmailに即時通知するといったリアルタイムな情報共有も簡単に自動化できます。
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください！
アンケートの回答収集と連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた集計や転記、関係者への共有といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、回答があった際に迅速な情報共有が可能になり、回答結果に基づいた次のアクションへスムーズに移行できるため、業務全体の効率化に繋がり、より戦略的な業務に時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしアンケート業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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