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Jotformに回答された内容を手動でNotionに転記する作業を自動化したいと思ったことはありませんか？
フォームの回答が多いと、転記作業だけでかなりの時間を要してしまいますよね。
そこで今回は、「Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する」という自動化の設定方法をご紹介します。
この自動化を活用することで、転記作業が短縮され、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
JotformとNotionを連携するメリットをご紹介します。
JotformとNotionの連携により、Jotformで回答されたフォーム内容をNotionのデータベースに自動で追加できます。
手動での転記作業が不要になるため、転記作業が効率化され、担当者の負担が軽減されるでしょう。
特に、データ入力に多くの時間を費やしている企業にとって有効な自動化と言えます。
転記作業を自動化することで、手動入力で起こりがちな入力ミスを防げます。
たとえば、Jotformを用いてタスクの進捗状況などをNotionに記録している場合、この自動化は役立つでしょう。
タスクの進捗状況が間違っていると、今後の作業にも影響を及ぼすので、正確なデータ転記は大切です。
[Yoomとは]
今回は「Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
工程は3ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
JotformとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、その後の自動化設定が簡単に行えます。
まずは、Jotformのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからJotformを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面が表示されたら、説明文を読んで「アカウント名」を設定しましょう。
「アクセストークン」は、こちらのページから取得したAPIキーを設定します。
Jotformの以下の画面から確認可能です。
Yoomの画面に戻って「アクセストークン」を設定してください。
続いてNotionのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にNotionを選択します。
以下の画面が表示されるので、青ボタンの「ページを選択する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れてください。
自分のマイアプリ欄にJotformとNotionが表示されていれば問題ありません。
自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にJotformの設定から行うため、「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
Jotformの画面に移動し、テストで使用するフォームを用意してください。
今回は例として以下のようなフォームを使用します。
Yoom画面に戻り、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーしましょう。
こちらを読んでWebhook設定を確認します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてJotformの回答を取得する設定を行うので、「最新の回答を取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、こちらの「Webhook起動後の最新回答の取得方法」→「2」の順に進み、説明を読んで設定を行いましょう。
「テスト」をクリックすると、「テスト成功」と表示されます。
スクロールして、アウトプット下にある「取得する値を追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、左側にある赤枠の+ボタンをクリックし、Notionに転記する値を取得します。
取得した値は右上に表示されるので、鉛筆マークをクリックして、項目名を分かりやすく変更しましょう。
変更したら、「追加」をクリックしてください。
以下のようにアウトプットに項目が追加されます。
続いてNotionの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Notionの画面に移動し、Jotformの回答内容を取得するために、フォームの項目名を入力します。
※テーブルビューを利用してください。
今回は例として以下の内容を入力しました。
Yoom画面に戻って、説明文を読み、「データベースID」を設定してください。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」の設定をします。
先ほど設定した項目名が表示されるので、該当する項目にJotformのアウトプットを入力しましょう。
赤枠をクリックすると、Jotformのアウトプットを選択できます。
{{お名前}}←アウトプットはこのように表示されます。
全ての項目にアウトプットを設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.Jotformに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを自動登録するフローです。
今回ご紹介したテンプレートとは少し違っていて、格納先がGoogleスプレッドシートのパターンです。
2.Jotformが送信されると、自動的にMazricaにコンタクトを登録するフローです。
コンタクト情報を把握できるので、見込み顧客にスムーズにアプローチできます。
■概要
Jotformが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごと進捗確認している営業担当
・企業情報を登録して管理しているチームリーダー
2.Jotformを業務に活用している方
・ウェビナー開催後にアンケートを依頼するカスタマーサービス担当
・社内申請として使用している総務部門
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaはプロジェクト進行に必要なあらゆる情報の一元管理として有効的なツールです。
併せてJotformを活用することで、顧客からのアンケートの回答や、情報の回答を手軽に得るために活用できます。
しかし、Jotformに送られた回答をその都度Mazricaに手入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
手間と時間のかかる手入力を省いて、コア業務への時間を多くとりたいと考える方にこのフローは適しています。
Jotformで回答を受信したら自動でMazricaのコンタクトを作成し、手入力の作業を省きます。
手入力にかかっていた時間を短縮し、他の重要度の高い業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Mazrica、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
3.Notionデータベースの情報を使い、Gmailでメールを自動送信するフローです。
Notionの内容をGmailで直接送信できるため、転記作業が不要になります。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
今回は、「Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する」という自動化の設定方法をご紹介しました。
フォーム内容の転記ミスがあると、重要な情報を取りこぼしてしまう可能性があります。
自動化を導入すれば、フォーム内容を手作業で転記する必要がなくなるため、入力ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
これらの自動化を活用して、日常業務をさらに効率化してみませんか？
Yoomを利用してみたいと思った方は、こちらから無料登録してください。
