JUST.DBとHRMOSを連携して、JUST.DBで従業員情報が登録されたらHRMOSに自動追加する方法

ステップ1:JUST.DBとHRMOSをマイアプリ登録

JUST.DBとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズです。

まず、JUST.DBのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
JUST.DBを検索欄から探すか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明を読んで設定を行ってください。

次に、HRMOSのマイアプリ登録を行いましょう。
アプリ一覧からHRMOSを探すか、検索機能を活用してください。
マイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。

JUST.DBとHRMOSをマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、JUST.DBの設定を行うため、「Webhookイベントを受け取ったら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるJUST.DBのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可
• 「JUST.DBと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→Webhookイベントを受け取ったら
  

JUST.DBの画面に移動し、テスト用に従業員情報を設定しましょう。
※フローボットを起動すると、HRMOSで取得した社員IDが自動的に入力されるので、項目に「社員ID」を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
こちらからWebhookの設定方法を確認してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、JUST.DBのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可
• 「JUST.DBと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
  

スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。

• 「ドメイン」→説明の通りに設定
• 「テーブル識別名」→データテーブル情報をダウンロード後、表示される識別名を入力するか、アウトプットに表示されている識別名を直接入力
• 「シート名」→データテーブル情報ダウンロード後、下部に表示されているシート名を入力
• 「テーブル定義ファイル」→ダウンロードしたファイルを選択
  

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
こちらでは、JUST.DBの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得するための設定を行います。
「Webhookイベントを受け取ったら」のアウトプットから以下のように設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、HRMOSの設定を行うため、「社員を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可
• 「HRMOSと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→社員を登録

以下の画面が表示されるので、「姓」を設定してください。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを活用して設定します。
他の項目も同様に設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、HRMOSで取得した社員IDをJUST.DBのレコードに更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可
• 「JUST.DBと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→レコードを更新する（ID検索）
  

スクロールし、「データベースの連携」を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」で設定したときと同じように設定してください。

以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定します。
以下のように設定してください。

スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
HRMOSで取得した社員IDを更新するため、HRMOSのアウトプットを活用して該当する項目に社員IDを設定します。
※以下は社員番号となっていますが、事前に設定していた社員IDの項目に設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、JUST.DBとHRMOSの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のJUST.DBやHRMOSを使った自動化の例

他にもJUST.DBやHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、HRMOSに自動登録するフローです。
Google スプレッドシートにも従業員情報を管理している場合は、こちらのテンプレートもおすすめです。
自動的に従業員情報が登録され、転記の手間が省けます。

2.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動的にHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
こちらはフォームを活用したトリガーとなっていて、HRMOSに社員が自動登録されるだけでなく、Slackに通知できます。
登録された社員情報を把握したいという方におすすめです。

3.kintoneにレコードが登録されたら、自動的にJUST.DBにもレコードを追加するフローです。
kintoneのレコードにデータを追加した際に、JUST.DBのレコードにも自動追加されるため、それぞれのシステムにデータが同期されます。
案件情報やプロジェクト情報などさまざまなデータ登録に役立つでしょう。

JUST.DBとHRMOSの連携メリットと具体例

メリット1:従業員情報の入力ミスを防止する

従業員情報を異なるシステムに手動で転記する場合、誤登録や登録漏れが起こりやすくなるでしょう。
しかし、JUST.DBとHRMOSを連携すれば、JUST.DBに登録されたデータをHRMOSに反映できるため、入力ミスを防止できます。
たとえば、<span class="mark-yellow">JUST.DBに新入社員の名前やメールアドレスを登録すれば、HRMOSにも登録されるため、間違いがないか確認する必要がなくなります。</span>
これにより、従業員情報を正確に管理できるため、信頼性の高いデータ管理を実現できるでしょう。

メリット2:スムーズに入社手続きを進められる

入社手続きは、複数のシステムに何度も従業員情報を登録する必要があり、手間と時間がかかる作業です。
しかし、JUST.DBとHRMOSを連携すれば、自動的に従業員情報を登録できるため、人事担当者の負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">JUST.DBに新入社員情報を登録するだけで、HRMOSにも反映されるため、入社初日から業務を進められるでしょう。</span>
これにより、入社手続きがスムーズになり、入社初日に急いで準備する必要がなくなるはずです。

メリット3:従業員情報を一元管理できる

従業員情報をさまざまなシステムで管理していると、情報のズレが起こりやすくなります。
しかし、従業員情報の登録を自動化することで、登録は一度で済みます。
たとえば、JUST.DBに新入社員の情報を登録するだけで、HRMOSにも自動登録されるため、何度も同じデータを登録する手間が省けるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">システム間の移動が減り、情報のズレも発生しづらくなります。</span>
その結果、従業員情報の登録の手間が省け、スムーズな人事情報の管理が見込めます。

まとめ

JUST.DBとHRMOSの連携により、従業員情報の登録ミスを防ぎつつ、正確にデータ管理ができるようになります。
これにより、手動での登録から解放され、スムーズに入社手続きを進められるかもしれません。
また、従業員情報を一元管理できることで、システム間の移動が減り、データのズレも少なくなるでしょう。

このテンプレートを活用し、従業員情報の登録を簡素化しましょう。
Yoomの自動化は、ノーコードで誰でも設定できるので、この機会にぜひ試してみてください。