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人事業務において、正確な従業員情報の管理やスムーズな入社手続きは欠かせません。
しかし、異なるシステムに手動で従業員情報を登録するのは、ミスが起こりやすく、かえって手間がかかる可能性があります。
そんな問題を解決できるのは、JUST.DBに従業員情報が登録されたら、HRMOSに追加する自動化です。
この自動化により、従業員情報の一元管理が可能になり、情報のズレも防止できます。
さらに、JUST.DBに従業員情報を登録するだけで、HRMOSに自動反映されるため、スムーズな入社手続きを実現できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「JUST.DBで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBの従業員情報の登録をAPIで受け取り、HRMOSのAPIを介して社員を登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
JUST.DBとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズです。
まず、JUST.DBのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
JUST.DBを検索欄から探すか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明を読んで設定を行ってください。
次に、HRMOSのマイアプリ登録を行いましょう。
アプリ一覧からHRMOSを探すか、検索機能を活用してください。
マイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
JUST.DBとHRMOSをマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、JUST.DBの設定を行うため、「Webhookイベントを受け取ったら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
JUST.DBの画面に移動し、テスト用に従業員情報を設定しましょう。
※フローボットを起動すると、HRMOSで取得した社員IDが自動的に入力されるので、項目に「社員ID」を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
こちらからWebhookの設定方法を確認してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、JUST.DBのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
こちらでは、JUST.DBの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得するための設定を行います。
「Webhookイベントを受け取ったら」のアウトプットから以下のように設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HRMOSの設定を行うため、「社員を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「姓」を設定してください。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを活用して設定します。
他の項目も同様に設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HRMOSで取得した社員IDをJUST.DBのレコードに更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
スクロールし、「データベースの連携」を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」で設定したときと同じように設定してください。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定します。
以下のように設定してください。
スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
HRMOSで取得した社員IDを更新するため、HRMOSのアウトプットを活用して該当する項目に社員IDを設定します。
※以下は社員番号となっていますが、事前に設定していた社員IDの項目に設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもJUST.DBやHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、HRMOSに自動登録するフローです。
Google スプレッドシートにも従業員情報を管理している場合は、こちらのテンプレートもおすすめです。
自動的に従業員情報が登録され、転記の手間が省けます。
2.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動的にHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
こちらはフォームを活用したトリガーとなっていて、HRMOSに社員が自動登録されるだけでなく、Slackに通知できます。
登録された社員情報を把握したいという方におすすめです。
3.kintoneにレコードが登録されたら、自動的にJUST.DBにもレコードを追加するフローです。
kintoneのレコードにデータを追加した際に、JUST.DBのレコードにも自動追加されるため、それぞれのシステムにデータが同期されます。
案件情報やプロジェクト情報などさまざまなデータ登録に役立つでしょう。
従業員情報を異なるシステムに手動で転記する場合、誤登録や登録漏れが起こりやすくなるでしょう。
しかし、JUST.DBとHRMOSを連携すれば、JUST.DBに登録されたデータをHRMOSに反映できるため、入力ミスを防止できます。
たとえば、JUST.DBに新入社員の名前やメールアドレスを登録すれば、HRMOSにも登録されるため、間違いがないか確認する必要がなくなります。
これにより、従業員情報を正確に管理できるため、信頼性の高いデータ管理を実現できるでしょう。
入社手続きは、複数のシステムに何度も従業員情報を登録する必要があり、手間と時間がかかる作業です。
しかし、JUST.DBとHRMOSを連携すれば、自動的に従業員情報を登録できるため、人事担当者の負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、JUST.DBに新入社員情報を登録するだけで、HRMOSにも反映されるため、入社初日から業務を進められるでしょう。
これにより、入社手続きがスムーズになり、入社初日に急いで準備する必要がなくなるはずです。
従業員情報をさまざまなシステムで管理していると、情報のズレが起こりやすくなります。
しかし、従業員情報の登録を自動化することで、登録は一度で済みます。
たとえば、JUST.DBに新入社員の情報を登録するだけで、HRMOSにも自動登録されるため、何度も同じデータを登録する手間が省けるでしょう。
これにより、システム間の移動が減り、情報のズレも発生しづらくなります。
その結果、従業員情報の登録の手間が省け、スムーズな人事情報の管理が見込めます。
JUST.DBとHRMOSの連携により、従業員情報の登録ミスを防ぎつつ、正確にデータ管理ができるようになります。
これにより、手動での登録から解放され、スムーズに入社手続きを進められるかもしれません。
また、従業員情報を一元管理できることで、システム間の移動が減り、データのズレも少なくなるでしょう。
このテンプレートを活用し、従業員情報の登録を簡素化しましょう。
Yoomの自動化は、ノーコードで誰でも設定できるので、この機会にぜひ試してみてください。
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