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企業の人事・労務担当者の方、従業員情報の管理業務において二重入力や登録漏れに困ることはありませんか？JUST.DBで管理している従業員情報をそのままオフィスステーションに反映できたら、業務効率は格段に向上しますよね。この記事では、JUST.DBとオフィスステーションを連携し、JUST.DBに従業員情報が登録された際に自動的にオフィスステーションに追加される方法を解説しています。この連携を活用することで、ヒューマンエラーのリスクを回避し、手作業を大幅に削減できるでしょう。ぜひ自動化の方法を最後まで確認してくださいね。
今回の自動化をぜひお試しいただきたいのは、以下のような方々です！
それではここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBでWebhookイベントをJUST.DBのAPIを利用して受け取った後レコード情報を取得し、オフィスステーションの提供するAPIを用いてオフィスステーションにJUST.DBで登録されたレコードデータをもとに従業員の登録をすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを活用して管理業務を行う方
・JUST.DBで従業員情報のデータベースを構築している方
・日常的にJUST.DBへのデータ追加や更新を担当している方
2.オフィスステーションを利用して業務を進めている方
・オフィスステーションで従業員情報の一元管理をしている方
・オフィスステーションへの従業員情報の登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを導入することで、各種手続きの効率化や計算ミスによるリスクを低減することができます。
しかし、従業員情報をJUST.DBと併用して管理している場合、手動によるデータ入力は時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへの追加を自動化することができます。
オフィスステーションへの情報追加をシームレスに行えるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の追加を通知することができ、チーム間の情報共有をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、JUST.DBの登録から行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補から「JUST.DB」を選択します。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックしましょう。
オフィスステーションの登録も行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にオフィスステーションと入力し、表示された候補から「オフィスステーション」を選択します。
それぞれの項目を入力後、「追加」をクリックしましょう。
※オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
マイアプリにJUST.DBとオフィスステーションが表示されていれば、登録完了です。
ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを活用して管理業務を行う方
・JUST.DBで従業員情報のデータベースを構築している方
・日常的にJUST.DBへのデータ追加や更新を担当している方
2.オフィスステーションを利用して業務を進めている方
・オフィスステーションで従業員情報の一元管理をしている方
・オフィスステーションへの従業員情報の登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを導入することで、各種手続きの効率化や計算ミスによるリスクを低減することができます。
しかし、従業員情報をJUST.DBと併用して管理している場合、手動によるデータ入力は時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへの追加を自動化することができます。
オフィスステーションへの情報追加をシームレスに行えるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の追加を通知することができ、チーム間の情報共有をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にJUST.DBの設定を行うため、「Webhookイベントを受け取ったら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「JUST.DBと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→Webhookイベントを受け取ったら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
Webhookの設定を行いましょう。
下記のWebhook URLをコピーし、JUST.DBで連携するデータベースに設定します。
今回JUST.DBのデータベースは下記のように設定しました。
オフィスステーションに登録のアクションで、「従業員番号」「氏名」「生年月日」（2025-01-01形式）は必ず設定するようにしましょう。
また、より設定項目を細かくすることで、登録の情報を充実させることができますよ。
設定完了後、従業員を実際に登録し、Yoomで「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いてJUST.DBで登録されたレコードの詳細を取得します。
「レコードデータを取得する」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「JUST.DBと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→レコードデータを取得する
設定が完了したら、画面をスクロールして進めましょう。
データベースの連携を設定します。
「ドメイン」→URLから取得し設定してください
「テーブル識別名」→JUST.DBで確認しせってしてください
「シート名」→テーブル定義ファイルをダウンロードし、該当のシート名を設定してください
「テーブル定義ファイル」→JUST.DBでダウンロードし、アップロードしてください
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
取得するレコードの条件を下記のようにアウトプットを使用し、設定します。
レコードID＝{{レコードID_トリガー}}
「Webhookイベントを受け取ったら」で取得しているレコードIDのアウトプットを設定することで、フロー起動ごとに値を変動させることができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
次にオフィスステーションに従業員の登録を行います。
「従業員台帳の登録」をクリックしたら、下記の設定を行いましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「オフィスステーションと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→行が追加されたら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定を行いましょう。
必須項目となっている箇所は必ず設定するようにしましょう。
任意項目もJUST.DBで設定しておけばアウトプットを取得できるので、登録可能です。
ただし、登録の際に形式が指定されているので、この登録画面に注意事項がある場合は注意しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを活用して管理業務を行う方
・JUST.DBで従業員情報のデータベースを構築している方
・日常的にJUST.DBへのデータ追加や更新を担当している方
2.オフィスステーションを利用して業務を進めている方
・オフィスステーションで従業員情報の一元管理をしている方
・オフィスステーションへの従業員情報の登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを導入することで、各種手続きの効率化や計算ミスによるリスクを低減することができます。
しかし、従業員情報をJUST.DBと併用して管理している場合、手動によるデータ入力は時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへの追加を自動化することができます。
オフィスステーションへの情報追加をシームレスに行えるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の追加を通知することができ、チーム間の情報共有をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
登録の完了を通知するのはいかがでしょうか？
普段ご自身が業務で使用しているチャットツールやメールに登録完了を知らせることで、後続の業務にスムーズに着手できるかもしれません。
メッセージ本文に従業員名や従業員番号のアウトプットを使用して通知することで、誰の情報登録が完了したかチーム全体で認識できますよ。
例えば従業員の雇用形態によって、登録の有無や登録先を変更することもできます。
「レコードを取得する」の後に「分岐」や「進行先を切り替える」のオペレーションを追加しましょう。
取得したレコードの項目に「雇用形態」を判別するレコードを追加し、その内容ごとに分岐条件をつければフローの進行先を分けることができます。
業務に合わせて活用してみてくださいね。
※「分岐」「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
他にもオフィスステーションを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する
はじめに紹介するのは、コラボフロートの連携です。入社申請の承認によって、自動で登録を行います。承認の確認も省けるため、人事担当者の業務の効率化が期待できいます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録する
次に、OCRを活用したフローを紹介します。履歴書を自動で読み取り従業員の登録を行うため、手作業の手間やヒューマンエラーを回避することができそうです。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。また、OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.新入社員情報をフォーム送信したら雇用契約書を作成送付しオフィスステーションに登録
最後に紹介するのは、雇用契約書の送付と同時に登録を行うフローです。従業員の登録だけでなく契約書の作成業務が自動で完了するので、担当者の作業負担を軽減できるかもしれません。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
従業員情報をJUST.DBに登録した後、オフィスステーションにも手動で入力する必要がある場合、担当者の作業負担が大きくなります。また、二重入力によるヒューマンエラーのリスクも増加します。この連携を導入することで、JUST.DBに登録した情報がオフィスステーションに自動反映されるため、入力作業を削減し、業務の効率化が期待できます。特に、従業員数が多い企業では、登録作業の手間が軽減され、担当者が他の重要な業務に集中できる環境が整うことが期待できます。また、自動化によって正確な情報が両ツールで維持されることができ、労務管理の信頼性向上にもつながるでしょう。
JUST.DBとオフィスステーションで従業員情報を別々に管理していると、情報の不一致が発生するリスクがあります。例えば、JUST.DB上で新入社員の情報を登録しても、オフィスステーションに一人でも漏れがあれば、給与計算や社会保険の手続きに影響を及ぼしかねません。自動化することで、どちらのシステムにも最新情報が神速に反映され、情報の整合性が維持できるでしょう。結果として、従業員情報の統一管理が容易になり、管理ミスの削減が期待できます。
新入社員の情報をJUST.DBに登録した際、オフィスステーションへも手動で登録しなければならない場合、入社に伴う社会保険の手続きが煩雑になります。さらに、オフィスステーションで行う社会保険に関わる手続きに手作業での登録が必要になるため、申請や更新作業に時間がかかってしまいます。JUST.DBとオフィスステーションを連携することで、入社時の登録業務がスムーズに完了し、労務管理のスピード向上が期待できます。また、手作業による転記の手間がなくなることで、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
JUST.DBとオフィスステーションの連携は、従業員情報の管理の効率化を実現できるでしょう。手作業の削減による業務効率化、情報の統一管理、そして入社手続きの円滑化と、さまざまなメリットが得られます。業務効率を向上させ、労務管理の精度を高めるために、ぜひYoomを活用してみてください。自動化によって多くのメリットを得ることができるかもしれませんよ。
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