JUST.DBとDropboxを連携して、JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する方法

ステップ1：JUST.DBとDropboxをマイアプリ連携

JUST.DBとDropboxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「JUST.DB」と入力し、検索結果からJUST.DBを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
JUST.DBの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。

次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

マイアプリにJUST.DBとDropboxが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるJUST.DBのトリガー設定と、その後Dropboxのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「フォルダのパス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

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ステップ4：トリガーボタンをONにして、の連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のJUST.DBとDropboxを使った自動化例

その他にもYoomにはJUST.DBとDropboxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録するフローです。このフローを活用することで、お問い合わせ内容が自動でデータベースに登録されるため、手動入力の必要がなくなり、入力ミスや漏れのリスク減少が期待できます。これにより、データの正確性と一貫性が向上するでしょう。また、問い合わせ対応の初期段階で必要な情報がすぐに取り出せるため、スピーディーな対応に繋がります。さらに、手動作業の削減により、業務効率が向上し、担当者の負担軽減が期待できます。

2.Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードすることで、手動でのファイルダウンロードとアップロードの作業が不要になります。これにより、業務効率が向上するでしょう。

3.Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用すると、業務の抜け漏れを防ぎ、データの一元管理が実現するでしょう。全体的に、作業の効率化と管理の正確性向上が期待できます。

JUST.DBとDropboxを連携するメリットと具体例

メリット1:書類管理の手間を削減し、業務を効率化

JUST.DBにレコードを登録するだけで、自動的にDropboxにフォルダが作成されます。これにより、フォルダ作成の手間が省けるでしょう。この仕組みがなければ、担当者は毎回Dropboxを開き、新規フォルダを作成し、適切な命名規則を守ってフォルダ名を設定する必要があります。特にレコード数が多い場合、大きな負担となり、作業漏れや命名ミスが発生しやすくなります。自動化することで、これらの手間やミスを排除し、業務効率の向上が期待できます。例えば、新しい顧客情報を登録するたびに、顧客ごとのフォルダが自動で作成され、関連資料をすぐに整理できるでしょう。

メリット2:チーム内の情報共有をスムーズにする

JUST.DBにレコードを登録すると、関係者全員がアクセスできるDropbox内に自動でフォルダが作成されます。そのため、各メンバーに個別のフォルダを用意したり、フォルダ作成を依頼する手間がなくなるでしょう。特に複数の部署や外部パートナーが関わるプロジェクトでは、フォルダ作成の遅れや情報共有ミスが生じやすいです。例えば、新規プロジェクト開始時にフォルダがすぐに用意され、関係者がすぐに資料をアップロードできる環境が整うことで、プロジェクトのスムーズな立ち上げが期待できます。

メリット3:手作業によるフォルダ作成ミスを防ぐ

手作業でのフォルダ作成は、誤ったフォルダ名をつけたり、作成し忘れたり、誤った場所に作成してしまうリスクがあります。これにより、データが散逸し、必要なファイルを見つけるのに時間がかかることが増えます。JUST.DBとDropboxを連携することで、定められたフォルダ構成に従って自動でフォルダを作成できるため、こうしたヒューマンエラー防止が期待できます。例えば、新規注文が入った際に、「注文書」「請求書」「納品書」などのサブフォルダも自動で作成されるため、各種書類の管理が一層効率的になるでしょう。

まとめ

今回は、JUST.DBとDropboxを連携させ、JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する方法をご紹介しました。JUST.DBとDropboxを連携することで、データの登録と同時にファイル管理を自動化でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。手作業によるフォルダ作成の手間やミスを削減し、チーム内でのスムーズな情報共有に繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事で紹介した方法を活用して、自社の業務プロセスを最適化してみてください！