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ビジネスにおけるデータ管理とファイル共有を効率化するために、JUST.DBとDropboxの連携は非常に有用です。
JUST.DBに新しいレコードを登録するたびに、対応するフォルダがDropboxに自動作成されるとしたら、業務の手間を大幅に削減できるでしょう。
本記事では、ノーコードで設定できるこの連携方法を詳しく解説します。
ここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBでレコードが登録されたことをJUST.DBのAPIを利用して受け取り、Dropboxが提供するAPIを用いて、Dropboxのフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でフォルダを作成し、データや資料を整理する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・業務の効率化とデータ整理の効率化が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBとDropboxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「JUST.DB」と入力し、検索結果からJUST.DBを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
JUST.DBの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
マイアプリにJUST.DBとDropboxが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でフォルダを作成し、データや資料を整理する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・業務の効率化とデータ整理の効率化が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
5.API接続設定を行います。
「フォルダのパス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でフォルダを作成し、データや資料を整理する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・業務の効率化とデータ整理の効率化が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
その他にもYoomにはJUST.DBとDropboxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録するフローです。このフローを活用することで、お問い合わせ内容が自動でデータベースに登録されるため、手動入力の必要がなくなり、入力ミスや漏れのリスク減少が期待できます。これにより、データの正確性と一貫性が向上するでしょう。また、問い合わせ対応の初期段階で必要な情報がすぐに取り出せるため、スピーディーな対応に繋がります。さらに、手動作業の削減により、業務効率が向上し、担当者の負担軽減が期待できます。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードすることで、手動でのファイルダウンロードとアップロードの作業が不要になります。これにより、業務効率が向上するでしょう。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用すると、業務の抜け漏れを防ぎ、データの一元管理が実現するでしょう。全体的に、作業の効率化と管理の正確性向上が期待できます。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
JUST.DBにレコードを登録するだけで、自動的にDropboxにフォルダが作成されます。これにより、フォルダ作成の手間が省けるでしょう。この仕組みがなければ、担当者は毎回Dropboxを開き、新規フォルダを作成し、適切な命名規則を守ってフォルダ名を設定する必要があります。特にレコード数が多い場合、大きな負担となり、作業漏れや命名ミスが発生しやすくなります。自動化することで、これらの手間やミスを排除し、業務効率の向上が期待できます。例えば、新しい顧客情報を登録するたびに、顧客ごとのフォルダが自動で作成され、関連資料をすぐに整理できるでしょう。
JUST.DBにレコードを登録すると、関係者全員がアクセスできるDropbox内に自動でフォルダが作成されます。そのため、各メンバーに個別のフォルダを用意したり、フォルダ作成を依頼する手間がなくなるでしょう。特に複数の部署や外部パートナーが関わるプロジェクトでは、フォルダ作成の遅れや情報共有ミスが生じやすいです。例えば、新規プロジェクト開始時にフォルダがすぐに用意され、関係者がすぐに資料をアップロードできる環境が整うことで、プロジェクトのスムーズな立ち上げが期待できます。
手作業でのフォルダ作成は、誤ったフォルダ名をつけたり、作成し忘れたり、誤った場所に作成してしまうリスクがあります。これにより、データが散逸し、必要なファイルを見つけるのに時間がかかることが増えます。JUST.DBとDropboxを連携することで、定められたフォルダ構成に従って自動でフォルダを作成できるため、こうしたヒューマンエラー防止が期待できます。例えば、新規注文が入った際に、「注文書」「請求書」「納品書」などのサブフォルダも自動で作成されるため、各種書類の管理が一層効率的になるでしょう。
今回は、JUST.DBとDropboxを連携させ、JUST.DBにレコードが登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する方法をご紹介しました。JUST.DBとDropboxを連携することで、データの登録と同時にファイル管理を自動化でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。手作業によるフォルダ作成の手間やミスを削減し、チーム内でのスムーズな情報共有に繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事で紹介した方法を活用して、自社の業務プロセスを最適化してみてください！
