■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせ情報を、JUST.DBへ手動で転記している担当者の方
- 顧客からの問い合わせ管理を効率化し、対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 日々のデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけでJUST.DBへ自動で情報が登録され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストがなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの件名や本文などを、登録したい項目にそれぞれ紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の起動対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- JUST.DBにレコードを挿入する際、どの項目にどの情報を登録するかを任意に設定できます。例えば、メールの件名や本文などを対応する項目に紐付けたり、対応状況の項目に「新規」といった固定値を入れたりすることが可能です。
■注意事項
- GmailとJUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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