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「JUST.DBにレコードが追加されたら、その都度担当者にメールで通知する作業、もっと楽にできないかな…」
「更新のたびに手作業で情報をコピー＆ペーストするのは、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、データベースの更新に伴う手作業での情報連携に、手間や課題を感じていませんか？
もし、JUST.DBでレコードが追加・更新された際に、その情報を自動で担当者にメールで通知したり、他のSaaSに連携したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBのWebhookイベントを検知して他ツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、JUST.DBのWebhookイベントをトリガーに、該当のレコード情報を担当者へメールで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するJUST.DBのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとJUST.DBにログインしてください。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。
下記のページも参考にしてください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
Webhookイベントを受け取ったらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
Webhookの設定を行います。
WebhookURLをコピーしたら、以下のリンク先を確認しながら設定を行ってください。
※JUST.DBのホーム画面から設定を行う場合は、右上のアカウントからデータ管理画面を選択してください。
Webhookの設定ができたらWebhookURLを設定したテーブルのレコードを更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、JUST.DBからWebhookイベントを受け取ったら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、先ほどWebhookURLを登録する際に設定したWebhookを起動する条件（レコードの新規作成／更新／削除、フィールドの値の更新など）を満たす必要があります。
今回は以下のレコードを更新しました。
ここまで設定できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
レコードを取得する（ID検索）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが表示されていることを確認してたら次へ進みます。
ドメイン、テーブル識別名、シート名はそれぞれ注釈を確認しながら設定します。
テーブル定義ファイルも同様に、注釈を確認しダウンロードしたものを選択してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
取得したいレコードの条件を設定します。
デフォルトで、レコードID、等しいが設定されていますので、右端の項目に取得した値のレコードIDを設定します。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されますので選択してください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐では、取得した値を利用して設定した条件によって、レコードごとに処理を分けることができます。
今回はレコードのカテゴリ項目が要対応になっているもののみ処理を行うように設定を行っていきます。
オペレーションのプルダウンメニューから、利用したい値を取得したアクションを選択してください。
今回は以下のようにレコードを取得する（ID検索）を選択しました。
次に、取得した値を設定します。
取得した値のプルダウンメニューから、条件に利用したい項目名を選択してください。
分岐条件を設定します。
左端の項目には先ほど取得した値の項目に設定したものが表示されています。
今回は要対応と記載されているレコードのみ処理を行いたいため、以下のように設定しました。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで設定できたら完了をクリックしましょう。
メールを送るをクリックします。
今回はYoom独自のメール機能を利用しますが、変更をクリックすることで別アプリを使用することもできます。
※別アプリを利用する場合はマイアプリ連携が必要ですのでご注意ください。
Toを設定します。
メールを送信したいアドレスを設定してください。
件名と本文を設定します。
それぞれデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
直接入力することはもちろん、取得した値を利用することもできます。
※取得した値を利用した場合は以下のように{{○○}}のように表示されます。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
To、件名、本文も含めて入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して送信する全てのメール設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されますので、内容を確認し問題なければテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
メールが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がJUST.DBのWebhookイベントをトリガーに、該当のレコード情報を担当者へメールで自動通知するフローでした！
データベースへの情報登録や更新を起点に、多様な外部ツールとのデータ連携をシームレスに自動化します。
メールやスプレッドシートからの自動取り込みにより入力工数を削減し、情報の更新に合わせたチャット通知や顧客管理システム、会計ソフトへの同期を自動実行。
手作業による転記ミスを防ぎ、組織内での迅速な情報共有と一元管理を実現しましょう。
■概要
JUST.DBでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを業務に使用している方
・取引企業の情報の一元管理を行う方
・業務に関連するデータの蓄積をしている方
2.freee会計を活用している方
・取引に関連する売り上げの管理を行う方
・取引先ごとに情報を登録管理を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は会計業務の効率化に効果的なツールです。
同時にJUST.DBで関連情報の管理を行うことで、情報へのアクセス性を高め業務進行を円滑にできます。
しかし、freee会計に取引先を登録するのに毎回JUST.DBのステータスの更新を確認を行うのは、チーム全体のモチベーションの低下につながるかもしれません。
このフローを活用すると、JUST.DBでレコードが指定のステータスに更新されるとfreee会計に自動で取引先の登録を完了します。
登録完了までを自動で行うため、入力の手間や時間、ヒューマンエラーを省き業務進行を円滑にすることができます。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することもでき、チーム内への通知を自動化することも可能です。
■注意事項
・JUST.DB、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Garoonのワークフローで承認された内容を、手作業でJUST.DBに転記する作業は手間がかかりませんか？この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでワークフローが承認されると、その内容が自動でJUST.DBに登録されるため、業務の正確性を高めつつ、作業の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBでレコードが更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード更新や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ更新や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・自動化されることにより、データが一貫して迅速に共有されるためチーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBでレコードが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 営業・マーケティングチーム
・リード情報の登録をリアルタイムで共有し、リードへのアプローチやキャンペーンの効果分析の迅速化を図りたい担当者
・新規顧客の情報をいち早く把握したい営業チーム責任者
2. カスタマーサポートチーム
・顧客からの要望や問い合わせが登録された際、迅速に対応したいチームメンバー
3. 人事部門
・従業員情報の登録時に、入社手続きをスムーズに進めたい方
4. 経理部門
・請求情報が登録された際、内容を早急に把握して後続処理につなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
JUST.DBはさまざまな業務のデータ管理に役立つツールです。
しかし、情報登録のたびに手作業でDiscordに通知するのは、本来の担当業務への集中を妨げる可能性があります。
このテンプレートを使うことで、JUST.DBでレコードが新規作成された際、Discordへの通知を自動化できます。リアルタイムでの情報共有により、登録データに関するフォローアップ業務をスムーズに進めることが可能です。転記が不要になるため、担当者は本来のタスクに集中できるほか、入力ミスや連絡漏れなどのリスク軽減にもつながります。
■注意事項
・JUST.DB、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や見込み客リストを、HubSpotに手作業で一件ずつ登録していませんか？
この定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが登録されると、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして追加されるため、入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方
・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データの集計を行うマーケティング担当
・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。
Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBとNotionで顧客情報やプロジェクトデータを個別に管理していると、二重入力や情報の食い違いが発生することはありませんか？
手作業でのデータ同期は、時間だけでなくヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、自動でNotionにも情報が追加されるため、データ管理の効率化と正確性の向上を実現できるはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でJUST.DBのデータを確認し、チームに共有する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・データの変動にリアルタイムで対応でき、迅速な意思決定が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBと他ツールの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたJUST.DBからの情報共有やデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、担当者は迅速なアクションを起こせるため、業務全体のスピードアップに繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メール以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、できます。
今回はメールを利用しましたが、YoomではSlackなどのチャットアプリやGoogle スプレッドシート、Yoom独自のデータベースなどとも連携できます。
Q：JUST.DBのレコードをもっと複雑な条件で分岐させることは可能ですか？
A：
はい、できます。
フローボットは自由に編集できるため、更に分岐を追加することで対応可能です。
また、Yoomには進行先を切り替える機能もございます。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
フリープランではエラーになってしまうので、ご注意ください。
Q：Yoomのフリープランでどこまで自動化できますか？
A：
今回ご紹介したテンプレートは分岐機能を利用しているためフリープランではご利用いただけません。
しかし、Yoomでは無料トライアルを行っております。
各プランを2週間体験できますので、ぜひこの機会にご活用ください！
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