カオナビとLINE WORKSを連携して、データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してLINE WORKSに通知する方法

ステップ1：カオナビとLINE WORKSをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、カオナビをクリックします。
(3)「カオナビの新規登録」画面から、赤線を確認の上、アカウント名、APIトークンを入力します。
カオナビの詳しい登録方法は下記のサイトを参照ください。

カオナビのマイアプリ登録方法

入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次はLINE WORKSをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からLINE WORKSをクリックします。
(5)LINE WORKSの新規登録画面が出るので、クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力し、「追加」をクリックします。
LINE WORKSのマイアプリ登録方法は下記のリンクをご参照ください。

LINEWORKS（API2.0）のマイアプリ登録方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにカオナビとLINE WORKSが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Yoomのデータベースに従業員情報が登録された際の設定

(1)先に使用するデータベースの設定を確認します。
項目は任意で設定可能ですが、カオナビとの連携の際にユニークキーとして使用する「社員番号」の設定は必ず行ってください。

(2)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「新規作成されたら」をクリックします。

(2)「データベースの選択」画面から、タイトルと実行アクションは「新規作成されたら」のままにします。

下へ進み、(1)で作成したデータベースをプルダウンから選択します。
選択が完了したら「次へ」をクリックします。

(3)「起動条件の詳細設定」画面から、アウトプットで使用できる情報が表示されます。
※アウトプットについて詳しくは下記のサイトを参照ください。

アウトプットについて

確認が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：カオナビと連携して、メンバーを登録する

(1)次にカオナビと連携して、メンバーの登録を行います。
「メンバーを登録」をクリックします。

(2)カオナビの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、カオナビと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メンバーを登録」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、アウトプットを使って、社員番号、氏名を選択します。
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ4：LINE WORKSと連携して、トークルームにメッセージを送信する

(1)次にLINE WORKSと連携して、トークルームにメッセージを送信します。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。

(2)LINE WORKSの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「トークルームにメッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ボットIDを候補から選択します。

下へ進み、赤線を確認の上、トークルームＩＤを入力します。
メッセージに入力した内容がLINE WORKSに通知されます。また、文中にアウトプットを使うことで、データベースの情報を引用できます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してLINE WORKSに通知」フローボットの完成です。

カオナビ・LINE WORKSを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもカオナビとLINE WORKSを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.カオナビでメンバーの情報が更新されたら、LINE WORKSでメッセージを送付する

カオナビで従業員情報を更新すると、自動でLINE WORKSに通知が送られます。これにより、更新したメンバー情報をリアルタイムで共有することで、組織全体のコミュニケーションが活性化して、人事関連業務の効率化を図ることができるでしょう。

2.データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知

Yoomのデータベースの情報が更新されると、自動的にカオナビの情報を更新しLINE WORKSに通知されます。これにより、Yoomのデータベースの更新だけで一連の動作が完結し、人事担当者の負担が軽減されるでしょう。

3.Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行する

このフローを活用することで、Googleフォームに回答が送信されると、カオナビの従業員登録とLINE WORKSの新規ユーザー登録が自動的に行われます。これにより入社手続きの効率が上がり、入社直後からスムーズに業務を進められるでしょう。

さらに、カオナビやLINE WORKSを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

カオナビを使用したフローボットテンプレート一覧

LINE WORKSを使用したフローボットテンプレート一覧

カオナビとLINE WORKSを連携するメリットと具体例

メリット1：情報の即時共有

データベースに新しい従業員情報が登録されると、LINE WORKSですぐに通知が行われるため、関係者間での情報共有がスムーズに進むでしょう。
例えば、新入社員の情報が追加された場合、直属の上司やチームメンバーがすぐにその情報をLINE WORKS上で受け取ることができます。これにより、「まだ情報を知らなかった」といった伝達漏れが発生するリスクを最小限に抑えることができるでしょう。
さらに、従業員情報がスピーディーに共有されることで、関係者がすぐに必要な対応を取ることができ、業務のスムーズな進行をサポートしやすくなります。
特に、入社手続きに関わる人事部や管理部門では、この連携はとても役立つでしょう。

メリット2：従業員データの一元管理

カオナビは、従業員の基本情報、スキル、経歴、評価データなどを一元的に管理できるツールです。
このシステムにデータベースから情報を自動で連携することで、最新のデータを常に正確に保つことができるでしょう。
例えば、新しい従業員の部署や役職があった場合、その情報がカオナビにすぐ反映されるだけでなく、LINE WORKSの通知を通じて管理者や関連部署にすぐに共有されます。このような一元管理の仕組みによって、担当者が複数のシステムを確認する手間を省き、次の準備を素早く進めることができるでしょう。

メリット3：情報漏れやミスの防止

手動で行うデータ入力や情報共有には、人為的なミスや伝達漏れが起こりがちです。
しかし、Yoomのデータベースとカオナビ、LINE WORKSを自動で連携する仕組みを導入することで、これらのリスクを軽減することができるでしょう。
例えば、従業員の入社日や契約条件といった重要な情報が、データベースから自動的にカオナビに登録され、さらにLINE WORKSですぐに通知されることで、関係者全員が正確で最新の情報を共有できます。この仕組みによって、情報の不整合やミスによるトラブルを未然に防ぐことが期待できます。

まとめ

Yoomのデータベース機能、カオナビ、LINE WORKSを連携することで、従業員情報の管理や共有が効率化できそうですね！
この仕組みは、作業の重複やミスを防ぐだけでなく、情報の即時共有やコミュニケーションの円滑化を実現し、業務全体の生産性を高める効果が期待できます。
また、従業員データを一元管理できることで、常に正確で最新の情報を維持し、スピーディーな意思決定や適切な対応ができるでしょう。人事業務の効率化や正確性向上を目指す企業にとって、特にこの連携はおすすめです。
業務の信頼性を高め、働きやすい環境を構築するためにも、ぜひこのソリューションを導入してみてはいかがでしょうか？