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日々発生する従業員情報の迅速な更新と関係者への情報共有作業は、組織の連携を強化するために不可欠な要素です。
Yoomを活用しカオナビとLINE WORKSを連携させることで、Yoomデータベースの情報更新をトリガーにカオナビのメンバー基本情報を自動更新し、LINE WORKSの指定したトークルームへ自動的に通知できるようになります。
Yoomのデータコネクト機能を活用するため、情報の一元管理が実現し、情報更新プロセスの効率化が見込めます。
さらに、情報共有のタイムラグやヒューマンエラーを最小限に抑えることにもつながるでしょう。
本記事では、データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、担当者の負担軽減と情報共有プロセスの円滑化が実現できるのでぜひご覧ください。
今回の連携を導入することで、カオナビで更新が行われたことがLINE WORKSのチーム全体に通知されるようになります。これにより、情報伝達が素早く行え、次の作業へとりかかるスピードが向上するかもしれません。
例えば、新しいプロジェクトでメンバーの追加や役割変更があった際、Yoomのデータベースで更新した内容がカオナビにも自動反映され、さらにLINE WORKSに通知されることで、更新情報を把握したメンバーが後工程の準備にかかりやすくなるでしょう。
結果として企業の生産性向上に繋がる可能性があります。
カオナビのメンバー情報を更新する際、どんなに気をつけていても、手作業による入力ミスや情報の反映漏れといったミスが発生してしまう可能性があります。
例えば、従業員の緊急連絡先が誤って登録されていると、いざという時、チーム全体の活動に支障が出る可能性が考えられるでしょう。
そこでYoomのデータコネクト機能を活用していれば、各ツールのデータを一元管理できるので、カオナビにアクセスしなくてもデータを更新できるようになります。
これにより入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを回避しやすくなり、データの正確性が保ちやすくなるかもしれません。
人事担当者やチームマネージャーが行っていた従来の手動更新や通知作業では、行程が多く負担を感じるスタッフがいたかもしれません。
カオナビの情報更新とLINE WORKSへの通知作業を自動化することで、日常業務の負担軽減が図れます。
例えば、従業員の住所変更や役職変更があった際に、Yoomのデータベースの更新作業だけでカオナビ側のデータも更新され、その内容をLINE WORKSで自動通知します。
異なるツールを横断し、情報を手動更新して逐一通知する手間がなくなるので、担当スタッフは空いたぶんの時間と労力を、そのほかの業務に充てられるようになるかもしれません。
では、「データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Yoomのデータベース機能の情報更新をトリガーにして、カオナビのメンバー基本情報を更新したことをカオナビのAPIを利用して受け取り、LINE WORKSの提供するAPIを用いてカオナビのメンバー基本情報を反映し、LINE WORKSのトークルームに任意の情報を通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはカオナビをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からカオナビを検索してください。
(2)カオナビのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」と「APIトークン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは、カオナビの接続が完了しました。
カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
(4)次にLINE WORKSを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でLINE WORKS (API2.0)のアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「クライアントID」と「クライアントシークレット」、「スコープ」を入力し、［追加］をクリックします。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、Yoomのデータベーストリガーを確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してLINE WORKSに通知」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「データベースが更新されたら」をクリックします。
(3)今回のフローではデータコネクト済みのYoomのデータベースを連携して、Yoomのデータベースのテーブルから条件に合う情報を取得するアクションが必要になります。
Yoomのデータベースでは、以下の画面のように事前設定が行われていることを前提としています。
データベースの作成方法については、こちらのページをご確認ください。
今回は画像のように「社員番号」や「氏名」などの情報を登録しています。
カオナビ内の該当する情報を登録しておきましょう。
(4)『データベースの連携』では、カオナビのデータを管理している「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」を、それぞれプルダウンから選択してください。
（以下は一例です。）
対象のデータベースを設定後、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面でデータベースから取得した情報を確認し、［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
（以下は一例です。）
(1)次に、2つ目のアクション「メンバーの基本情報を更新」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で、「社員番号」や「氏名」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「メッセージを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「ボットID」や「トークルームID」に情報を入力します。
ボットIDはDeveloper Consoleでボットを作成した際、または管理者画面からボットを追加した際に取得可能です。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、そのなかから運用に合わせた情報を選択できます。
(4)「メッセージ」には、通知するメッセージ内容を記載します。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもカオナビやLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
データベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに追加し、LINE WORKSに通知します。
事前にYoomのデータベースにカオナビに関する情報を登録するので、データ管理の効率化が図れます。
LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして利用している方におすすめのフローです。
カオナビでメンバーの情報が更新されたことをLINE WORKSで自動通知することで、情報共有プロセスにおける担当者の負担を軽減できます。
カオナビで従業員を登録後、Notionの従業員管理表に必要な情報が自動追加するフローです。
担当者はカオナビとNotionの両方を確認する手間が省け、最新の従業員情報を効率的に共有できるようになるかもしれません。
今回紹介したYoomデータベースとカオナビとLINE WORKSの連携により、Yoomのデータベース情報の更新後、そのままカオナビのメンバー基本情報を自動更新できるようになります。
さらに、LINE WORKSで通知するまでの一連の流れを自動化することで、対応漏れや遅れが抑制され、カオナビのメンバー情報の更新が行われたことを素早く察知できるようになり、関係者は安心して業務に集中できるようになるかもしれません。
Yoomのデータコネクトを活用したカオナビとLINE WORKSの連携は、業務環境を整えるための有用な方法となりますので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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