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採用業務で履歴書のデータ入力に時間がかかり、他の重要な業務に手が回らないと感じたことはありませんか？手動での入力はミスのリスクもあり、特に大量採用の時期には負担が大きくなる要因になります。
そんな悩みを解決するのが、Yoomを活用したオフィスステーションとOCR機能の連携フローです。
このフローでは、履歴書をスキャンして必要な情報をデータ化し、自動でシステムに登録できます。これにより、登録作業の手間を省き、作業時間を大幅に削減することが期待されます。
また、従業員情報を一元管理することで、業務の効率化と情報の正確性向上が見込まれます。
本記事では、具体的な設定手順やメリットについて詳しく解説していきます。
OCRを使って履歴書のデータをカオナビに直接登録することで、入力ミスや登録漏れといった問題を解消し、手続きの効率を高めることができます。
たとえば、採用面接後に集めた履歴書を手作業でシステムに入力する場合、入力内容の確認や修正に多くの時間を要します。また、採用人数が多い場合は、作業量が膨大になり、担当者の負担が増える原因にもなります。
このプロセスをOCRとカオナビの連携で自動化することで、履歴書から氏名や住所、学歴などの情報を正確に取り込めます。
さらに登録作業の時間短縮が図れるため、採用担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。結果として、スムーズな採用手続きと安心の情報管理の実現につながるでしょう。
履歴書のデータをOCRでカオナビに登録することで、従業員情報を統一的に管理し、必要な情報を簡単に活用できる環境が整います。
履歴書やデータが分散していると、情報を探す手間が増え、業務を妨げる原因になります。しかし、OCRでデータ化した情報をカオナビに集約すれば、検索機能を活用して迅速に情報を確認できます。
たとえば、緊急連絡先や資格情報が必要になった際も、手間なく正確なデータを引き出せます。
また、社員の学歴や職歴を基に適切な配属やプロジェクトの割り当てを検討する際にも有効です。このように、人事データを一元管理することで、業務効率の向上と人材活用の最適化が期待できます。
履歴書の情報をOCRで読み取りカオナビに登録することで、入社手続き全体がスムーズに進みます。
手動入力では、データの入力ミスや漏れが発生する可能性があり、それが給与計算や社会保険の登録に影響を及ぼすこともあります。しかし、OCRによるデータ登録を活用することで、履歴書の情報を正確にシステムに反映させられるため、手続きの精度が向上します。
たとえば、住民票や税務書類の申請に必要な情報がスムーズに揃い、担当者が手間なく手続きを進められるようになります。
また、これにより入社後の福利厚生設定や他のシステムとの連携も容易になります。入社手続きにかかる労力を大幅に削減し、全体の業務効率が高まります。
ここからは、実際にYoomを使ってフローの設定をしていきます。
今回のフローは「履歴書をOCRで読み取りカオナビに従業員を登録する」というものです。
設定のおおまかな流れは以下の通りです。
このフローではAIオペレーション(OCR)を使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで使うことができます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
まずは、準備から始めていきましょう。
[Yoomとは]
最初にYoomとカオナビのマイアプリ連携を行います。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、カオナビを検索してください。
カオナビのマイアプリ連携には、管理者アカウントでログインをしてAPIトークンを取得する必要があります。
APIトークンは「Consumer Key」「Consumer Secret」をエンコード化する必要があります。
少し専門用語が出てきますが、これから詳しく解説をするので以下のリンクを参考にしながら進めていきましょう。
カオナビにログインしたら「管理者メニュー」をクリックしてください。
「その他」の「公開API v2 情報」をクリックして、左側メニューから「承認情報」をクリックしてください。
承認情報をクリックすると「Consumer Key」「Consumer Secret」の項目が出てきます。
これをエンコード化(Base64エンコード)させる必要があるので、検索エンジンで「Base64 エンコード オンライン」など検索をして出てきたサイトを活用してください。
検索して、出てきたサイトに「Consumer Key：Consumer Secret」の形で取得した値をペーストして変換してください。
「エンコード(BASE64形式)」に変換した値をコピーしておきましょう。
カオナビに戻って「操作対象の管理」を開いてください。
メンバー情報のチェックを上記画像のように設定します。
ここまで設定ができたら、Yoomのマイアプリ連携「新規アプリの接続」ウィンドウに戻って、コピーしたエンコードの文字列をアクセストークンの欄にペーストしてください。
「登録する」をクリックして、マイアプリ一覧にカオナビが表示されていれば連携完了です。
あわせて、フローの設定で使うテスト用の履歴書を用意しておきましょう。
テスト用なので、入力されている内容は仮のもので問題ありません。
ここまで準備できたら、フローの設定に移りましょう。
下のバナーからテンプレートをコピーしてください。
最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
フォームに入力する内容を設定してきましょう。
入力形式は、テキスト以外に上記画像のものがあります。内容に合わせて変更してみてください。
項目によっては「必須」をONにすることを忘れないようにしましょう。
なお、この後の設定で従業員番号を使用するので、すでに発番されている場合は必須項目として追加しておきましょう。
フォーム送信後に表示されるメッセージの設定もできます。
履歴書提出後に読んでほしい案内や登録してほしいものなどがある場合は、ここにメッセージを入れておきましょう。
すべて入力ができたら、次のページでフォームの表示確認を行ってください。
表示に問題がなければ「取得した値」を手入力します。
フォーム提出後には値が自動取得されますが、この段階ではまだ送信できないため手入力してください。
履歴書は、テスト用に準備したものを添付して「保存する」をクリックすればトリガー設定は完了です。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
1ページ目では、タイトルの修正以外の変更は不要なので次に進んでください。
次のページでは履歴書から読み取りデータの内容を設定します。
デフォルト以外で抽出したい項目がある場合は、一つずつ入力していきます。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてアウトプット(履歴書の情報)を取得しましょう。
アウトプットに履歴書の内容が反映されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックして、文字を読み取る設定は完了です。
最後の設定は「メンバーを登録」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたカオナビのアカウント情報が反映されています。
必要に応じてタイトルの修正と、アカウント情報の確認をしたら次に進んでください。
次に、カオナビに登録する内容の詳細設定を行います。
この段階では、従業員番号は発行されていないので「99999」など、発生しない番号を入力しておいてください。
従業員番号の欄には、フォームで値を取得できていればアウトプットを反映させてください。
この段階で従業員番号が発番されていない場合には、上記画像のように仮の番号を入力しておきましょう。
フローを動かし、従業員番号が取得できた段階でカオナビのメンバー情報を修正することができます。
各項目、アウトプットを活用して入力していきましょう。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックして、情報がカオナビに追加されているか確認してください。
「テスト成功」と表示されていれば設定完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これで、履歴書の情報がフォームで提出されたら、自動で情報を読み取ってカオナビに登録されるようになりました。
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
従業員がカオナビに登録されるたびに、OneDrive上で個別フォルダが自動生成されます。このフローにより、従業員情報や関連資料を整理する時間を削減でき、必要なデータを簡単に管理できるようになることが期待できます。特に、資料の格納ミスや管理の手間が軽減される点がメリットです。
カオナビにメンバーが登録されたら、Notionにページを作成する
カオナビで新規メンバーを登録すると、Notionに自動でページが作成されます。このフローを使えば、メンバーごとの情報管理やプロジェクト設定を効率化できることが見込まれます。手動入力の手間を省けるため、業務スピード向上に役立つ可能性があります。
名刺データをAI-OCRで読み取りエクセルに格納
AI-OCRを活用して名刺のデータを読み取り、エクセルに自動で登録するフローです。これにより、名刺の内容を正確にデジタル化し、データベースの作成時間を削減できることが期待されます。特に、営業やマーケティングでの顧客情報管理が効率化される点が利点です。
採用業務を効率化し、履歴書のデータ登録にかかる負担を軽減したいなら、Yoomを活用したオフィスステーションとOCR機能の連携フローがおすすめです。この仕組みは、ノーコードで設定できるため、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できます。
手作業を減らし、ミスを防ぎながら重要な業務に集中できる環境を作ることができます。さらに、従業員情報を統一的に管理することで、必要なデータをすぐに活用できるようになるのも大きなメリットです
まずは、Yoomに無料登録して、2週間のトライアル期間中にフローを試してみましょう。シンプルな操作で効率的な採用業務の実現を目指してみませんか？
