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採用業務で履歴書のデータ入力に時間がかかり、他の重要な業務に手が回らないと感じたことはありませんか？手動での入力はミスのリスクもあり、特に大量採用の時期には負担が大きくなる要因になります。
そんな悩みを解決するのが、Yoomを活用したオフィスステーションとOCR機能の連携フローです。
このフローでは、履歴書をスキャンして必要な情報をデータ化し、自動でシステムに登録できます。これにより、登録作業の手間を省き、作業時間を大幅に削減することが期待されます。
また、従業員情報を一元管理することで、業務の効率化と情報の正確性向上が見込まれます。
本記事では、具体的な設定手順やメリットについて詳しく解説していきます。
OCRを使って履歴書のデータをカオナビに直接登録することで、入力ミスや登録漏れといった問題を解消し、手続きの効率を高めることができます。
たとえば、採用面接後に集めた履歴書を手作業でシステムに入力する場合、入力内容の確認や修正に多くの時間を要します。また、採用人数が多い場合は、作業量が膨大になり、担当者の負担が増える原因にもなります。
このプロセスをOCRとカオナビの連携で自動化することで、履歴書から氏名や住所、学歴などの情報を正確に取り込めます。
さらに登録作業の時間短縮が図れるため、採用担当者は他の重要な業務に集中することが可能になります。結果として、スムーズな採用手続きと安心の情報管理の実現につながるでしょう。
履歴書のデータをOCRでカオナビに登録することで、従業員情報を統一的に管理し、必要な情報を簡単に活用できる環境が整います。
履歴書やデータが分散していると、情報を探す手間が増え、業務を妨げる原因になります。しかし、OCRでデータ化した情報をカオナビに集約すれば、検索機能を活用して迅速に情報を確認できます。
たとえば、緊急連絡先や資格情報が必要になった際も、手間なく正確なデータを引き出せます。
また、社員の学歴や職歴を基に適切な配属やプロジェクトの割り当てを検討する際にも有効です。このように、人事データを一元管理することで、業務効率の向上と人材活用の最適化が期待できます。
履歴書の情報をOCRで読み取りカオナビに登録することで、入社手続き全体がスムーズに進みます。
手動入力では、データの入力ミスや漏れが発生する可能性があり、それが給与計算や社会保険の登録に影響を及ぼすこともあります。しかし、OCRによるデータ登録を活用することで、履歴書の情報を正確にシステムに反映させられるため、手続きの精度が向上します。
たとえば、住民票や税務書類の申請に必要な情報がスムーズに揃い、担当者が手間なく手続きを進められるようになります。
また、これにより入社後の福利厚生設定や他のシステムとの連携も容易になります。入社手続きにかかる労力を大幅に削減し、全体の業務効率が高まります。
ここからは、実際にYoomを使ってフローの設定をしていきます。
今回のフローは「履歴書をOCRで読み取りカオナビに従業員を登録する」というものです。
■概要
履歴書をOCRで読み取りカオナビに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でカオナビを利用している方
・企業の人事担当者
・従業員情報の登録を効率化したい採用担当者
2.入社手続きの効率化を図りたい方
・履歴書のデータを活用して従業員情報の登録を行いたい方
・紙の履歴書をOCRで読み取って入社手続きに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の一元管理に適したツールです。
入社手続きの際にカオナビへの従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録漏れや入力ミスが発生する恐れがあります。
カオナビへの登録作業を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはフォームに送信された履歴書をOCRで読み取りカオナビに自動で登録することができるため、データ入力の正確性が向上します。
履歴書の情報を元に従業員情報の登録ができるため、入社手続きを効率的に進めることが可能です。
■注意事項
・カオナビとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
設定のおおまかな流れは以下の通りです。
このフローではAIオペレーション(OCR)を使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで使うことができます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
まずは、準備から始めていきましょう。
[Yoomとは]
最初にYoomとカオナビのマイアプリ連携を行います。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、カオナビを検索してください。
カオナビのマイアプリ連携には、管理者アカウントでログインをしてAPIトークンを取得する必要があります。
APIトークンは「Consumer Key」「Consumer Secret」をエンコード化する必要があります。
少し専門用語が出てきますが、これから詳しく解説をするので以下のリンクを参考にしながら進めていきましょう。
カオナビにログインしたら「管理者メニュー」をクリックしてください。
「その他」の「公開API v2 情報」をクリックして、左側メニューから「承認情報」をクリックしてください。
承認情報をクリックすると「Consumer Key」「Consumer Secret」の項目が出てきます。
これをエンコード化(Base64エンコード)させる必要があるので、検索エンジンで「Base64 エンコード オンライン」など検索をして出てきたサイトを活用してください。
検索して、出てきたサイトに「Consumer Key：Consumer Secret」の形で取得した値をペーストして変換してください。
「エンコード(BASE64形式)」に変換した値をコピーしておきましょう。
カオナビに戻って「操作対象の管理」を開いてください。
メンバー情報のチェックを上記画像のように設定します。
ここまで設定ができたら、Yoomのマイアプリ連携「新規アプリの接続」ウィンドウに戻って、コピーしたエンコードの文字列をアクセストークンの欄にペーストしてください。
「登録する」をクリックして、マイアプリ一覧にカオナビが表示されていれば連携完了です。
あわせて、フローの設定で使うテスト用の履歴書を用意しておきましょう。
テスト用なので、入力されている内容は仮のもので問題ありません。
ここまで準備できたら、フローの設定に移りましょう。
下のバナーからテンプレートをコピーしてください。
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
フォームに入力する内容を設定してきましょう。
入力形式は、テキスト以外に上記画像のものがあります。内容に合わせて変更してみてください。
項目によっては「必須」をONにすることを忘れないようにしましょう。
なお、この後の設定で従業員番号を使用するので、すでに発番されている場合は必須項目として追加しておきましょう。
フォーム送信後に表示されるメッセージの設定もできます。
履歴書提出後に読んでほしい案内や登録してほしいものなどがある場合は、ここにメッセージを入れておきましょう。
すべて入力ができたら、次のページでフォームの表示確認を行ってください。
表示に問題がなければ「取得した値」を手入力します。
フォーム提出後には値が自動取得されますが、この段階ではまだ送信できないため手入力してください。
履歴書は、テスト用に準備したものを添付して「保存する」をクリックすればトリガー設定は完了です。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
1ページ目では、タイトルの修正以外の変更は不要なので次に進んでください。
次のページでは履歴書から読み取りデータの内容を設定します。
デフォルト以外で抽出したい項目がある場合は、一つずつ入力していきます。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてアウトプット(履歴書の情報)を取得しましょう。
アウトプットに履歴書の内容が反映されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックして、文字を読み取る設定は完了です。
最後の設定は「メンバーを登録」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたカオナビのアカウント情報が反映されています。
必要に応じてタイトルの修正と、アカウント情報の確認をしたら次に進んでください。
次に、カオナビに登録する内容の詳細設定を行います。
この段階では、従業員番号は発行されていないので「99999」など、発生しない番号を入力しておいてください。
従業員番号の欄には、フォームで値を取得できていればアウトプットを反映させてください。
この段階で従業員番号が発番されていない場合には、上記画像のように仮の番号を入力しておきましょう。
フローを動かし、従業員番号が取得できた段階でカオナビのメンバー情報を修正することができます。
各項目、アウトプットを活用して入力していきましょう。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックして、情報がカオナビに追加されているか確認してください。
「テスト成功」と表示されていれば設定完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これで、履歴書の情報がフォームで提出されたら、自動で情報を読み取ってカオナビに登録されるようになりました。
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
従業員がカオナビに登録されるたびに、OneDrive上で個別フォルダが自動生成されます。このフローにより、従業員情報や関連資料を整理する時間を削減でき、必要なデータを簡単に管理できるようになることが期待できます。特に、資料の格納ミスや管理の手間が軽減される点がメリットです。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
カオナビにメンバーが登録されたら、Notionにページを作成する
カオナビで新規メンバーを登録すると、Notionに自動でページが作成されます。このフローを使えば、メンバーごとの情報管理やプロジェクト設定を効率化できることが見込まれます。手動入力の手間を省けるため、業務スピード向上に役立つ可能性があります。
■概要
カオナビ（kaonavi）に新規メンバーが登録されたら、Notionに連携して新規ページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使用して従業員情報の管理を行なっている方
・新入社員の管理をしている人事担当者
・インターンシップ生を担当している事務担当者
・全部門を統括する総務やオフィスマネージャー
2.Notionを活用して業務内容をまとめている方
・従業員ごとにページを発行して数字目標を管理している営業部門の統括者
・テーマや試験データごとにページを作成している研究職の方
・担当者ごとに結果をまとめたいマーケティング担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カオナビの登録を基に自動でNotionにページを作成してくれるため、手作業による手間を省くことができ、業務の効率化につなげます。
・LINEへの通知に続けて、内容の記入依頼等を依頼するアクションを追加し、より登録内容を濃くすることも可能です。
・カオナビの登録後自動でNotionのページを作成することで、新規作成したページをすぐに業務に活用することができます。
・Notion上で入社手続きに必要な書類をまとめて管理して新入社員に共有することもできます。
■注意事項
・カオナビ、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
名刺データをAI-OCRで読み取りエクセルに格納
AI-OCRを活用して名刺のデータを読み取り、エクセルに自動で登録するフローです。これにより、名刺の内容を正確にデジタル化し、データベースの作成時間を削減できることが期待されます。特に、営業やマーケティングでの顧客情報管理が効率化される点が利点です。
■概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、エクセルに格納します。
その後、指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
■設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを設定します。
2. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
3. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをエクセルに自動的に格納します。
4. メールの内容を設定してください。
■注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Microsoft ExcelとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
採用業務を効率化し、履歴書のデータ登録にかかる負担を軽減したいなら、Yoomを活用したオフィスステーションとOCR機能の連携フローがおすすめです。この仕組みは、ノーコードで設定できるため、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できます。
手作業を減らし、ミスを防ぎながら重要な業務に集中できる環境を作ることができます。さらに、従業員情報を統一的に管理することで、必要なデータをすぐに活用できるようになるのも大きなメリットです
まずは、Yoomに無料登録して、2週間のトライアル期間中にフローを試してみましょう。シンプルな操作で効率的な採用業務の実現を目指してみませんか？
