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カオナビとOneDriveを連携して、カオナビで従業員が登録されたらOneDriveに従業員ごとのフォルダを自動作成する方法
人事業務の効率化を図るためにカオナビとOneDriveを連携してみませんか？
本記事では、カオナビで従業員が登録された際に、従業員ごとにフォルダを自動作成するフローをご紹介します。
これにより、従業員のデータ管理がスムーズに行われ、入社時の準備が容易になるでしょう。
さらに、手作業の負担が減ることで、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
こんな方におすすめ
- カオナビとOneDriveを別々に使っている方
- 従業員ごとのフォルダ作成に手間を感じている人事担当者
- 従業員情報をデジタル管理したいと考えている方
カオナビとOneDriveの連携メリットと具体例
メリット1:作業負担が軽減される
カオナビとOneDriveを連携することで、担当者の作業負担が軽減されるでしょう。
たとえば、カオナビで従業員が登録された際に、OneDriveで従業員ごとのフォルダを自動作成できます。
これにより、人事担当者は手作業でフォルダを作成する手間から解放され、他の業務に専念できるでしょう。
また、各従業員に関するデータ管理が容易になり、データを探す手間も解消できそうです。
さらに、クラウド上で従業員データを管理できるため、急な対応や遠隔勤務の場合に役立つでしょう。
メリット2:入社時の手続きがスムーズになる
入社手続きをスムーズに行うためには、カオナビとOneDriveの連携がおすすめです。
カオナビの従業員データを基にOneDriveにフォルダを作成する自動化は、入社準備や必要な書類を確認する際に有効です。
たとえば、入社時にこの自動化を活用すれば、雇用契約書や入社誓約書などの書類を従業員ごとのフォルダに格納できます。
これにより、入社時期でも人事担当者は慌てることなく入社準備を行えるでしょう。
また、入社前に研修資料や必要な書類をアップロードしておけば、新入社員は初日からスムーズに業務が開始できるかもしれません。
メリット3:書類の紛失やフォルダの重複作成を防ぐ
カオナビとOneDriveの連携で、従業員ごとのフォルダ作成を自動化がされ人的ミスを防げるでしょう。
従来のように手作業でフォルダの作成を行っていると、重複作成や作成漏れが起こる可能性があります。
フォルダ作成を自動化することで、書類の紛失やフォルダの重複作成を防ぐことができます。
たとえば、プロジェクト担当者が作成した資料を自身のフォルダに格納しておくことで、書類の紛失を防ぎ、確認作業もスムーズに行えるでしょう。
この自動化は、手動のミスを防ぎ、正確なデータ管理につながるかもしれません。
Yoomを使用してカオナビとOneDriveを連携し、自動化させる方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
カオナビとOneDriveの連携フローの作り方
今回は「カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- カオナビとOneDriveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるカオナビのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、カオナビとOneDriveの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録しましょう。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:カオナビとOneDriveをマイアプリ登録
カオナビとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単にできます。
カオナビのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でカオナビを検索するか、アプリ一覧から探してください。
カオナビのマイアプリ登録の方法は、Yoomのヘルプページに記載されているので、手順に沿って登録しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定し、「追加」をクリックしてください。
続いて、OneDriveのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様に、「マイアプリ」→「新規接続」をクリックし、OneDriveを選択してください。
以下の画面が表示されたら、OneDriveにログインしましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、カオナビとOneDriveが表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更できます。
まず、カオナビの設定を行うため、「メンバー情報が登録されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるカオナビのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可能
- 「カオナビと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「トリガーアクション」→メンバー情報が登録されたら
以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーします。
カオナビの管理画面に移動してください。
カオナビにログインし、「管理者メニュー>公開API v2 情報>Webhook>設定>Webhookを追加」の順でクリックします。
先ほどコピーしたWebhook URLを「URL」の欄にペーストし、「メンバー情報の登録」にチェックを入れて「保存」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてOneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可能
- 「カオナビと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→フォルダを作成
以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を設定します。
設定箇所をクリックすると、赤枠内に候補が表示されるので、該当する候補を選択してください。
スクロールし、以下の必須項目を設定しましょう。
次に「フォルダ名」を設定します。
以下のように、OneDriveのアウトプットを使用すると、フォルダ名の自動設定が可能です。
例として従業員番号で作成していますが、お好みで設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、カオナビとOneDriveの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
その他のOneDriveを使った自動化の例
1.Notionで取引先が登録されたら、OneDriveにフォルダを自動作成するフローです。
取引先ごとにフォルダを作成することもできます。
取引先ごとにOneDriveでデータを管理できるため、データの紛失を防ぎます。
■概要Notionに新しい取引先の情報を登録するたびに、手動でOneDriveに関連フォルダを作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに取引先が登録されると、自動でOneDriveに指定のフォルダが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで取引先情報を管理し、OneDriveで関連資料を保管している方
- 手作業でのフォルダ作成による、作成漏れや命名規則のミスを防ぎたい方
- 部門全体の取引先情報や、関連ファイルの管理プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionへの情報登録だけでOneDriveにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務にあてることができます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ- はじめに、マイアプリ連携でNotionとOneDriveをYoomに登録します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」を設定し、取得した取引先名などの情報をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionから取得したページのプロパティ（ステータスなど）を利用し、フォルダ作成を実行する条件を自由にカスタマイズできます
- Notionでレコードを取得する際に、検索のキーとして利用するページIDなどを、前段のトリガーから取得した情報をもとに動的に設定できます
- OneDriveで作成するフォルダの名称は、固定のテキストとNotionから取得した取引先名などを組み合わせて、自由に設定することが可能です
■注意事項- Notion、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Notionで取引先情報を管理し、OneDriveで関連資料を保管している方
- 手作業でのフォルダ作成による、作成漏れや命名規則のミスを防ぎたい方
- 部門全体の取引先情報や、関連ファイルの管理プロセスを効率化したい方
- Notionへの情報登録だけでOneDriveにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務にあてることができます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます
- はじめに、マイアプリ連携でNotionとOneDriveをYoomに登録します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」を設定し、取得した取引先名などの情報をもとにフォルダを作成します
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionから取得したページのプロパティ（ステータスなど）を利用し、フォルダ作成を実行する条件を自由にカスタマイズできます
- Notionでレコードを取得する際に、検索のキーとして利用するページIDなどを、前段のトリガーから取得した情報をもとに動的に設定できます
- OneDriveで作成するフォルダの名称は、固定のテキストとNotionから取得した取引先名などを組み合わせて、自由に設定することが可能です
- Notion、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
手作業で添付ファイルをアップロードする手間が省けるため、書類の保存忘れを防ぎます。
発注書や請求書を自動的に保存したい場合におすすめの自動化です。
■概要Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
3.特定のスケジュールになったら、自動的にOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付するフローです。
定型業務があり、膨大なデータを格納している場合などにおすすめの自動化です。
Slackでメッセージを送ることで、データの共有が簡単になります。
■概要月次報告や週次定例など、定期的に発生するフォルダ作成と関係者への共有連絡を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は、対応忘れのリスクがあるだけでなく、地味に時間を奪うため、より重要な業務への集中を妨げる一因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にOneDriveにフォルダが作成され、Slackへ通知が飛ぶため、手作業による手間や共有漏れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- OneDriveとSlackを日常的に利用し、定期的なフォルダ作成と共有に手間を感じている方
- 月次報告や週次レポートなど、決まった日時にフォルダを作成し通知する必要がある業務担当者の方
- 定型業務の自動化を進め、作業の抜け漏れ防止や効率化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- 設定したスケジュールでOneDriveへのフォルダ作成とSlackへの通知が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォルダ作成の失念や関係者への通知漏れといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、任意の日時で起動するよう設定します
- 次に、オペレーションで、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したいタイミング（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成する際に、対象のドライブIDや作成するフォルダ名などを任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSlackを日常的に利用し、定期的なフォルダ作成と共有に手間を感じている方
- 月次報告や週次レポートなど、決まった日時にフォルダを作成し通知する必要がある業務担当者の方
- 定型業務の自動化を進め、作業の抜け漏れ防止や効率化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでOneDriveへのフォルダ作成とSlackへの通知が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォルダ作成の失念や関係者への通知漏れといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、任意の日時で起動するよう設定します
- 次に、オペレーションで、OneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨を通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したいタイミング（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成する際に、対象のドライブIDや作成するフォルダ名などを任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
カオナビとOneDriveを連携して従業員ごとにフォルダを自動作成することで、書類管理が効率化されるかもしれません。
これにより、入社手続きや書類の確認作業がスムーズになり、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
また、人事担当者の負担も軽減されるため、コア業務に専念できるかもしれません。
業務改善の一環として、自動化を活用してみてください。
Yoomの自動化はノーコードで手軽に体験できるので、興味を持った方はこちらから無料登録してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
