カオナビとOneDriveで従業員ごとにフォルダを自動作成しよう！

人事業務の効率化を図るためにカオナビとOneDriveを連携してみませんか？
本記事では、カオナビで従業員が登録された際に、従業員ごとにフォルダを自動作成するフローをご紹介します。
これにより、従業員のデータ管理がスムーズに行われ、入社時の準備が容易になるでしょう。
さらに、手作業の負担が減ることで、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

こんな方におすすめ

カオナビとOneDriveを別々に使っている方
従業員ごとのフォルダ作成に手間を感じている人事担当者
従業員情報をデジタル管理したいと考えている方

カオナビとOneDriveの連携メリットと具体例

メリット1:作業負担が軽減される

カオナビとOneDriveを連携することで、担当者の作業負担が軽減されるでしょう。
たとえば、カオナビで従業員が登録された際に、OneDriveで従業員ごとのフォルダを自動作成できます。
これにより、人事担当者は手作業でフォルダを作成する手間から解放され、他の業務に専念できるでしょう。
また、各従業員に関するデータ管理が容易になり、データを探す手間も解消できそうです。
さらに、クラウド上で従業員データを管理できるため、急な対応や遠隔勤務の場合に役立つでしょう。

メリット2:入社時の手続きがスムーズになる

入社手続きをスムーズに行うためには、カオナビとOneDriveの連携がおすすめです。
カオナビの従業員データを基にOneDriveにフォルダを作成する自動化は、入社準備や必要な書類を確認する際に有効です。
たとえば、入社時にこの自動化を活用すれば、雇用契約書や入社誓約書などの書類を従業員ごとのフォルダに格納できます。
これにより、入社時期でも人事担当者は慌てることなく入社準備を行えるでしょう。
また、入社前に研修資料や必要な書類をアップロードしておけば、新入社員は初日からスムーズに業務が開始できるかもしれません。

メリット3:書類の紛失やフォルダの重複作成を防ぐ

カオナビとOneDriveの連携で、従業員ごとのフォルダ作成を自動化がされ人的ミスを防げるでしょう。
従来のように手作業でフォルダの作成を行っていると、重複作成や作成漏れが起こる可能性があります。
フォルダ作成を自動化することで、書類の紛失やフォルダの重複作成を防ぐことができます。
たとえば、プロジェクト担当者が作成した資料を自身のフォルダに格納しておくことで、書類の紛失を防ぎ、確認作業もスムーズに行えるでしょう。
この自動化は、手動のミスを防ぎ、正確なデータ管理につながるかもしれません。

Yoomを使用してカオナビとOneDriveを連携し、自動化させる方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

カオナビとOneDriveの連携フローの作り方

今回は「カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

カオナビとOneDriveをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるカオナビのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、カオナビとOneDriveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録しましょう。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:カオナビとOneDriveをマイアプリ登録

カオナビとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単にできます。

カオナビのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

「アプリ名で検索」でカオナビを検索するか、アプリ一覧から探してください。

カオナビのマイアプリ登録の方法は、Yoomのヘルプページに記載されているので、手順に沿って登録しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定し、「追加」をクリックしてください。

続いて、OneDriveのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様に、「マイアプリ」→「新規接続」をクリックし、OneDriveを選択してください。
以下の画面が表示されたら、OneDriveにログインしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、カオナビとOneDriveが表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更できます。
まず、カオナビの設定を行うため、「メンバー情報が登録されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるカオナビのトリガー設定とその後に続くOneDriveのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「トリガーアクション」→メンバー情報が登録されたら

以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーします。
カオナビの管理画面に移動してください。

カオナビにログインし、「管理者メニュー>公開API v2 情報>Webhook>設定>Webhookを追加」の順でクリックします。
先ほどコピーしたWebhook URLを「URL」の欄にペーストし、「メンバー情報の登録」にチェックを入れて「保存」をクリックしてください。
Yoomの画面に戻り、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いてOneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「アクション」→フォルダを作成

以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を設定します。
設定箇所をクリックすると、赤枠内に候補が表示されるので、該当する候補を選択してください。

スクロールし、以下の必須項目を設定しましょう。

次に「フォルダ名」を設定します。
以下のように、OneDriveのアウトプットを使用すると、フォルダ名の自動設定が可能です。
例として従業員番号で作成していますが、お好みで設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、カオナビとOneDriveの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のOneDriveを使った自動化の例

1.Notionで取引先が登録されたら、OneDriveにフォルダを自動作成するフローです。
取引先ごとにフォルダを作成することもできます。
取引先ごとにOneDriveでデータを管理できるため、データの紛失を防ぎます。

2.Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
手作業で添付ファイルをアップロードする手間が省けるため、書類の保存忘れを防ぎます。
発注書や請求書を自動的に保存したい場合におすすめの自動化です。

3.特定のスケジュールになったら、自動的にOneDriveにフォルダを作成し、Slackに連携してメッセージを送付するフローです。
定型業務があり、膨大なデータを格納している場合などにおすすめの自動化です。
Slackでメッセージを送ることで、データの共有が簡単になります。

まとめ

カオナビとOneDriveを連携して従業員ごとにフォルダを自動作成することで、書類管理が効率化されるかもしれません。
これにより、入社手続きや書類の確認作業がスムーズになり、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
また、人事担当者の負担も軽減されるため、コア業務に専念できるかもしれません。
業務改善の一環として、自動化を活用してみてください。

Yoomの自動化はノーコードで手軽に体験できるので、興味を持った方はこちらから無料登録してください。