【簡単設定】GmailのデータをOneDriveに自動的に連携する方法

「Gmailに届いた重要な添付ファイルを、何度もOneDriveに保存するのは面倒！」
「特定の相手からの添付ファイルだけOneDriveに格納する作業って忘れてしまいがち…」
日々の業務の中で、GmailとOneDriveのデータ連携にこのような非効率さや煩わしさを感じていませんか？

もし、Gmailで受信した特定のメールに添付されているファイルを、自動でOneDriveの指定フォルダに保存する仕組みがあれば、こうした手作業による時間や手間の浪費から解放されるでしょう。

そして保存漏れといったヒューマンエラーからも解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できるはずです！

今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できるため、ITが苦手な方でも安心して導入することが可能です。
ぜひこの機会に面倒な繰り返し作業を自動化して、業務をさらに効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailとOneDriveを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
• ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。

■注意事項

• GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

詳細を見る 試してみる

GmailとOneDriveを連携してできること

GmailとOneDriveのAPIを連携させることで、メールの確認やファイルのダウンロード、アップロードといった一連の作業を自動化できます。
手作業にかかっていた時間が削減され、ファイルの保存忘れといったミスが防がれることで、業務の正確性とスピードを向上させることできるでしょう。

以下に具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればクリックしてみてください！

Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する

特定の送信者や件名など、指定した条件に合致するGmailで受信したメールの添付ファイルを、自動的にOneDriveの指定フォルダへ格納します。

この連携により、請求書や報告書といった重要なファイルを都度手動で保存する手間が削減され、保存漏れのリスクも解消されるため、チーム内でのスムーズな情報共有やファイル管理を実現できるでしょう。

Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
• ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。

■注意事項

• GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

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Gmailで受信した内容で書類を発行し、OneDriveに格納する

Gmailで受信した注文情報や問い合わせ内容などを基に、Yoomのドキュメント機能で見積書や請求書といった書類を作成し、作成された書類をOneDriveの指定フォルダに格納するという一連の流れを自動化！

この仕組みはメールの内容を読み取って書類を生成する処理を含むため、顧客対応の迅速化と業務品質の向上に貢献します。

Gmailで受信した内容で書類を発行し、OneDriveに格納する

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■概要

Gmailで受信した依頼をもとに手動で書類を作成し、OneDriveへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、特定のGmailの受信をきっかけに、書類発行からOneDriveへの格納までを自動化できます。OneDriveとGmail間の手作業をなくし、正確かつ迅速な書類管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた依頼内容を元に、OneDrive上で書類作成や管理を行っている方
• OneDriveとGmailを連携させ、手作業による転記ミスや格納漏れを防止したい方
• 書類発行などの定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からOneDriveへのファイル格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた書類作成や管理の時間を短縮することができます。
• メール本文からのデータ転記や手動でのファイル保存が不要となり、入力ミスや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、OneDrive、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに書類を作成します
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文からテキストを抽出する際に、会社名や担当者名、依頼内容といった抽出項目を任意で設定できます。
• Googleドキュメントでの書類発行では、利用する雛形テンプレートを任意で選択でき、書類に埋め込む項目は固定値やメールから抽出した変数などを自由に設定可能です。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定でき、前段で取得した値を変数としてファイル名に含めることも可能です。

■注意事項

• Gmail、OneDrive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

GmailとOneDriveの連携フローを作ってみよう

それでは実際に、GmailとOneDriveを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、先程ご紹介した「Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する」テンプレートを使用してフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• GmailとOneDriveのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Gmailのトリガー設定とファイルの格納先の設定
• フロー稼働の準備

Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
• ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。

■注意事項

• GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

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ステップ1：GmailとOneDriveのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとOneDriveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択します。

1. 「Sign in with Google」をクリック。

1. Googleのログイン画面に移ります。
   連携させるアカウントを選択してください。

1. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

1. YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

1. マイアプリ画面に戻ります。

Gmailが追加されていることを確認してください。

続けて、OneDriveも連携していきましょう。

1. アプリ一覧画面でOneDriveを検索して選択。

1. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   連携させるOneDriveに紐づくアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

1. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

1. マイアプリ画面に戻ります。

OneDriveも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方
• ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。

■注意事項

• GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

先ずは、フローボットを起動させるための起点（トリガー）を設定していきます。

1. Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。

1. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
   「（ラベル名）のメールを受信したら」など、アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
2. 連携アカウントにはマイアプリ登録をしたアカウントが設定されています。
   他のアカウントと連携させる場合にはプルダウンから選択してください。
3. アクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

1. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くOneDriveへの格納が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
   検索欄にラベル名を入れることで候補が絞られます。
   参照）受信メールのラベル付け

1. ファイルを添付したテスト用のメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。この時、指定したラベルに仕分けられるようにしてください。
   ※ テスト用メールの例

1. Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に指定したラベルにメールが届いていない場合はテストに失敗します。

1. テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
   詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
   トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：ファイルのアップロード

それでは、取得した添付ファイルをOneDriveにアップロードしましょう。

1. OneDriveの「ファイルをアップロード」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

1. 「ドライブID」にファイルを格納するドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるドライブIDを選択してください。

1. 「格納先フォルダのアイテムID」に格納先となるフォルダのアイテムIDを設定。
   ドライブIDと同様に、入力欄クリック時に表示される候補から対象となるフォルダを選択しましょう。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先フォルダ名」にフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。

1. 「ファイル名」にはデフォルトで、Gmailから取得した添付ファイルがそのまま設定されています。
   変更する場合は、取得した値や日付などを用いて重複しないファイル名にしてください。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブのトリガーアクションメニューや「日付」タブから動的な値を追加できます。

1. 「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、取得した添付ファイルが設定されています。
2. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、OneDriveの指定したフォルダにファイルがアップロードされます。
   ※ OneDriveにアップロードされたファイルの例

1. 期待通りにファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Gmailの指定したラベルに仕分けられる添付ファイル付きのメールを送信し、そのファイルがOneDriveに格納されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

OneDriveのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。ファイルのアップロードをトリガーとして、関係者への通知を自動化するなど、さらに幅広い業務効率化が可能です。

OneDriveにファイルがアップロードされたらGmailに通知する

OneDriveの特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動的に通知を送ります。この連携は、特定条件のファイルがアップロードされた場合のみ通知するといった設定も可能なため、共有フォルダの更新を手動で確認したり、関係者に都度連絡したりする手間を省き、迅速な情報共有を実現します。

OneDriveにファイルがアップロードされたらGmailで通知する

試してみる

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■概要

OneDriveにファイルがアップロードされた際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。こうした手作業は確認漏れや共有の遅延を引き起こすだけでなく、日々の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダへのファイル追加をトリガーに、Gmailに自動で通知を送信するため、これらの課題を解消し、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveでのファイル共有が多く、関係者への通知を効率化したいと考えている方
• ファイル共有時の連絡漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方
• 手作業による通知業務を自動化して、本来のコア業務に集中する時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル追加を検知し、自動で通知メールが送信されるため、都度確認して連絡する手間と時間を短縮できます。
• 手作業による通知で起こりがちな、連絡の漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを指定してください。
• Gmailのメール送信設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。また、OneDriveから取得したファイル名などの情報を、変数として本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

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OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailで通知する

OneDriveにアップロードされた請求書や契約書などの画像・PDFファイルの内容をOCR機能で自動的に読み取り、そのテキストデータをGmailで指定の宛先に通知します。このOCR処理を含む連携により、ファイルを開いて内容を確認・転記するという一連の作業が不要になり、取引先からの書類受領後の処理を大幅に高速化できます。

OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailで通知する

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■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や領収書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかる上に後回しにしてしまいがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、これらの定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveにアップロードされた書類の内容確認と通知を手作業で行っている方
• 書類内容の転記ミスや関係者への通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの情報を効率的にデータ化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードから内容の読み取り、Gmailでの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業での確認や情報転記が不要になるため、読み取り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションで「分岐する」アクションを追加し、特定のファイル形式のみ処理を進めるなど、任意の条件を設定します。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
5. 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を含んだメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したファイルのIDを設定してください。
• 分岐機能では、業務に合わせた条件を自由に設定可能です。
• OCR機能で読み取る項目は、書類の中から会社名や金額など、必要な情報だけを任意に指定して抽出することができます。
• Gmailで送信するメールの件名や本文、宛先は、OCRで読み取った情報などを活用して自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

GmailやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例

GmailやOneDriveを活用することで、日々の情報処理やファイル管理、社内通知をスムーズに行うことができます。
Yoomには、こうした業務自動化に役立つテンプレートが数多く用意されているので、ぜひ参考にしてみてください！

Gmailを使った自動化例

Gmailは、メールを受信した際にStreakにBoxを作成したり、特定条件に合致するメールでGoogleスプレッドシートを更新するといった自動化での活用があります。
また、受信内容をAIで要約してSlackに通知したり、Microsoft Teamsへの通知、さらにはメール内容からAIでブログ記事を自動生成して共有することも可能です！

これにより、情報整理やコンテンツ制作、チーム内の共有が効率化されるはずです！

Gmailで特定条件のメールを受信したら、Geminiで内容を要約してSlackに通知する

試してみる

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■概要

日々Gmailに届く大量のメールの中から、重要な情報を探し出し、内容を把握するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、AIモデルであるGeminiが自動で内容を要約し、Slackへ通知することが可能になります。手作業での確認や要約作業から解放され、重要な情報を見逃すリスクを減らしながら、迅速な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの情報収集や共有を効率化したいと考えているビジネスパーソンの方
• Geminiを活用して、Gmailで受信するメールの要約作業を自動化したい方
• 重要なメールをSlackに自動通知し、チーム内の情報伝達を迅速化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールをGeminiが自動で要約するため、内容を都度確認する手間が省け、本来の業務に集中する時間を確保できます。
• 重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報伝達を実現することで業務の質を高めます。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や送信元など、任意の条件で後続の処理を分岐させます。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、受信したメール本文を要約するよう指示します。
5. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを処理の対象とするなど、任意で条件を設定してください。
• Slackへメッセージを送るアクションでは、通知先を任意のチャンネルIDに設定し、プロジェクトやチームなど目的に合わせた情報共有を行ってください。

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■注意事項

• Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます

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Gmailでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要

日々の業務でGmailとMicrosoft Teamsの両方を利用していると、重要なメールをチームに共有するために手動でコピー＆ペーストする作業が発生し、手間や通知漏れが起こりがちではないでしょうか。特に、見逃しが許されない重要な通知や問い合わせを扱う場面では、確実な情報伝達が求められます。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知するものです。この連携により、Microsoft TeamsとGmail間での手作業による情報共有をなくし、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールをMicrosoft Teamsで共有しており、手作業を効率化したい方
• 重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいマネージャーの方
• Microsoft TeamsとGmailを連携させ、よりシームレスなコミュニケーション基盤を構築したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、手作業での転記や共有作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での情報伝達による共有漏れや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有体制を構築することに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで通知のきっかけとしたいメールラベルを指定してください
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの件名や本文などをメッセージ内容として設定します

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知を送りたい任意のチームID、チャネルIDを設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Gmailで受信した内容からPerplexityでブログ記事を自動生成し、通知する

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■概要

ブログ記事のネタ探しや下書き作成に多くの時間を費やしていませんか。日々の情報収集から手作業で記事を作成するプロセスは、手間がかかる上に本来のコア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、Perplexityが自動でブログ記事を生成し、Slackへ通知します。コンテンツ作成の初動を自動化し、業務効率の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コンテンツ制作を担当しており、AIを活用して記事作成の工数を削減したい方
• Gmailで収集した情報を基に、Perplexityで効率的にブログ記事を生成したい方
• 手作業での情報収集や記事作成プロセスに課題を感じ、自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの情報収集から記事生成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より創造的な業務に集中できます。
• 手動での対応によるネタの見逃しや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した品質でのコンテンツ作成プロセスの構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Perplexity、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメールの内容を基に記事を生成するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された記事を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、生成されたブログ記事を通知するチャンネルや、メッセージの内容を自由に設定できます。

■注意事項‍

• Gmail、Perplexity、SlackをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する

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■概要

Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
• メールからのデータ転記作業に多くの時間を費やしており、負担を感じている方
• 手作業によるコピー＆ペーストでの入力ミスや転記漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信した際に、自動で内容がGoogle スプレッドシートに反映されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、コピー＆ペーストの際に発生しがちな入力間違いや、対応漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から必要なテキストデータを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて対象のレコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、受信したメールのどのテキストを対象とするか、またそこから抽出したい項目を任意で設定できます。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
• Google スプレッドシートのアクションでは、更新したいレコードを特定するための条件や、更新後のレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した内容をもとに、StreakにBoxを作成する

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■概要

Gmailで受信した重要な問い合わせやリード情報を、手動でCRMであるStreakへ転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailに特定のメールが届くと、その内容をAIが解析し、Streakに自動でBoxを作成します。streak gmail間の情報連携を自動化することで、対応の迅速化と入力漏れの防止を実現し、顧客管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した顧客情報をStreakに手作業で転記しており、効率化したい営業担当者の方
• StreakとGmailを連携させ、問い合わせからの案件化プロセスを自動化したいチームリーダーの方
• メール対応の属人化を防ぎ、チーム全体の顧客管理の質を均一にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailにメールが届くだけでStreakにBoxが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペーストが不要になるので、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとStreakをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点としたいメールのラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」を選択し、受信メールの本文から必要な情報（会社名、担当者名など）を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Box」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元に新しいBoxを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを抽出する」では、Gmailのメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、お問い合わせ内容など）を任意で設定することが可能です。
• StreakでBoxを作成するアクションでは、Box Name（名前）や割り当てるパイプラインなどを自由に設定したり、Box Notes（メモ）にAI機能で抽出した情報を自動で入力したりできます。

■注意事項

• Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  

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OneDriveを使った自動化例

OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングをトリガーとして、様々なアクションを自動実行することができます。

たとえば、ファイルが追加されたらGoogleスプレッドシートに自動で記録したり、Microsoft TeamsやSlack、Notionなどに通知・追加することで、情報共有がリアルタイムに行えます。
また、格納されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動転記することで、手動でのデータ入力作業を削減し、業務効率化を実現できます！

OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する

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■概要

OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
• 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。

■注意事項‍

• OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要

OneDriveに新しいファイルが追加されるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートへファイル情報を手作業で入力していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されると、その情報を自動でGoogle スプレッドシートの行に記録し、ファイル管理に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとGoogle スプレッドシートを活用してファイル管理を行っている方
• 手作業によるファイル情報の転記に手間や時間的な課題を感じている担当者の方
• ファイル管理のプロセスを自動化し、チーム全体の業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル追加をきっかけに、Google スプレッドシートへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のスプレッドシートにファイル情報を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートへ追加するレコードは、任意の値にカスタマイズすることが可能です。
• トリガーで取得したファイル名や作成日時、ファイルのURLといった情報を変数として設定し、スプレッドシートの各列に自動で記録するよう設定できます。

■注意事項

• OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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OneDriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Notionに追加する

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■概要

OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたび、その内容を確認し、手作業で文字を抽出し、Notionへ転記する作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへスムーズに追加でき、これらの課題解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存したファイルの内容を、手作業でNotionに転記している方
• 紙の書類や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力の効率化を考えている方
• ファイル管理と情報集約の自動化によって、業務全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による文字の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したOneDriveフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。例えば、特定のファイル形式のみを処理対象とするなどの設定が可能です。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した文字情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブID、フォルダ名、またはフォルダIDを任意で指定してください。
• 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件で処理を分岐させるか、例えば作成日時が最終更新日時か否かなどを任意で設定してください。
• OneDriveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのドライブIDなどを、トリガーで取得した情報をもとに適切に設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい特定の項目（例：会社名など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
• Notionでレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、また抽出した情報をデータベースのどの項目に対応させるかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要

OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveでのファイル共有が多く、関係者への手動通知に手間を感じている方
• Microsoft Teamsでの情報共有をより迅速かつ確実に行いたいと考えている方
• ファイル共有から通知までの一連の業務フローを自動化し、標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納後、自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsでの通知作成・送信の手間を省けます。
• 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実かつ迅速に情報を共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、ファイルが格納されたことを検知するアクションを設定します。
3. オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、任意のチャネルに通知メッセージを送信するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、フローを起動する間隔を設定し、対象としたいドライブIDを指定してください。
• Microsoft Teamsのアクション設定では、通知を送信したいチームIDおよびチャネルIDを指定してください。

■注意事項

• OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

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■概要

OneDriveに保存された請求書や発注書などの書類内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
• AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
• システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
5. オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
•  トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。

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まとめ

GmailとOneDriveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGmailの添付ファイルのダウンロードやOneDriveへのアップロードといった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。これにより、担当者はファイルの保存漏れや管理の手間から解放され、より迅速かつ正確に情報を取り扱えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！