カオナビとMicrosoft SharePointを連携して、カオナビに従業員を登録したらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成する方法

多くの企業がさまざまなツールを活用して業務の効率化を図る中、システム間のデータ連携は大きな課題となっています。
ツール同士を連携させることで手作業による入力ミスや時間の浪費を防ぎ、より円滑な運用が可能になります。
本記事では、カオナビとMicrosoft SharePointを連携させることで、<span class="mark-yellow">カオナビで従業員情報が登録されたら、Microsoft SharePointに自動で従業員ごとのフォルダを作成する方法</span>をご紹介します。
この自動化により、データ管理の効率化やヒューマンエラーの軽減が可能になり、チーム間での情報共有もスムーズになります。
ノーコードで誰でも簡単にアプリ連携できる手順を分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

カオナビとMicrosoft SharePointをそれぞれ利用している方
Microsoft SharePointのフォルダ作成業務に手間を感じている人事担当者
フォルダ作成作業のヒューマンエラーを減らしたい方
チーム間でのデータ共有を円滑にしたいと考えるチームリーダー

カオナビとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例

メリット1：データ管理の効率化

カオナビとMicrosoft SharePointを連携すると、カオナビで従業員情報を登録するだけで、SharePointに自動でフォルダを作成できるため、手動でフォルダを作成する手間が省けます。
これにより、従業員別にファイルを整理・格納でき、書類の検索や管理が効率化します。
特に新入社員が多い時期には、この自動化で作業効率の向上が期待できます。
従業員フォルダが自動作成されることで、関係者がすぐにアクセス可能となり、業務の初動が迅速化されます。
この自動化により、フォルダ管理を効率化し、業務負担の軽減が期待できます。

メリット2：自動化により重複作成などのミスを軽減

フォルダ作成を手動で行う場合では、名前の重複やフォルダ名の誤りなどといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
しかし、カオナビとMicrosoft SharePointを連携することで、従業員ごとに自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成できるため、ヒューマンエラーを削減することが可能です。
これにより、フォルダ名の誤りによる混乱を防ぐことができ、業務を円滑に遂行する手助けとなるかもしれません。

メリット3：チーム間のコラボレーション向上

カオナビとMicrosoft SharePointを連携することで、カオナビに従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに自動でフォルダを作成できるため、チーム間で必要なデータの共有がスムーズになります。
従業員ごとにフォルダが整然と作成されることで、必要な資料を迅速に見つけられる環境が整い、業務効率が向上するでしょう。
また、特定のプロジェクトやタスクに関する資料を効率的に共有できるため、業務の進行が加速します。

ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

カオナビに従業員を登録したらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成する方法

カオナビでメンバー情報が登録されたことをカオナビのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いてMicrosoft SharePointにフォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

〈フローは以下プロセスで作成します〉

カオナビとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
カオナビでトリガー設定後、Microsoft SharePointでアクションを設定
トリガーをON

Yoomの登録がまだの方は、こちらから無料登録をしてください。

ステップ1:カオナビとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携

1.カオナビの登録方法

「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からカオナビを選択してください。

アカウント名とAPIトークンを入力しましょう。
APIトークンは、枠外に記載されている注意事項を確認しながら入力してください。
※参照）Base64に関してはこちらを参考にしてください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。

2. Microsoft SharePointの登録方法
次に「新規接続」から、Microsoft SharePointを選択してください。

上記画面が表示されるので、使用するアカウントでログインします。
参照）Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
注意事項）Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合は認証に失敗する可能性があります。

以上で、カオナビとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録は終了です。
登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されるので、登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
下記バナーをクリックしたら、早速「試してみる」からフローを作成していきましょう！

ステップ2:カオナビにメンバー情報が登録されたら起動するトリガーの設定

まず、「メンバー情報が登録されたら」という項目をクリックし設定していきます。

こちらの項目は初期設定済みです。
上記画像の通り、誤りが無ければこのまま次のページに進んでください。

WebhookURLをコピーし、カオナビの管理画面で設定します。
※上記画像の注意事項を参照してください。

設定ができたら、カオナビにテスト用の従業員を登録してください。

テストが成功すると、先ほど設定した従業員の情報がアウトプットに表示されます。
問題無くアウトプットが取得できたのを確認できたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Microsoft SharePointにフォルダを作成する

次に、「フォルダを作成」という項目をクリックし、設定していきます。

こちらの項目は初期設定済みです。
上記画像の通り、誤りが無ければこのまま次のページに進んでください。

サイトID・ドライブID・親フォルダ名・親フォルダのアイテムIDは、上記画像の注釈を参考に設定していきましょう。

フォルダ名は、上記画像のように設定します。
解説）このように設定することで、カオナビに従業員が登録されたら「社員番号」を自動で取得し、Microsoft SharePointのフォルダ名を自動で登録できます。

設定完了後「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4:トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
これで、「カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する」フローの完成です。

その他のMicrosoft SharePointを使った自動化例のご紹介

1. Sansanで名刺画像が登録されたらMicrosoft SharePointに自動でアップするフローです。
このフローを活用すると、手動による操作が不要となるため、業務を効率化し、名刺画像のアップロード漏れを防止することができます。

2. Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動で作成するフローです。
このフローを活用すると、Microsoft SharePointへのフォルダ作成作業を自動化できるため、担当者はフォルダ作成の手間から解放され、顧客対応や営業活動などといった、より重要な業務に集中することが可能となります。

3. メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
こ‍のフローを活用すると、手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省けるため、業務の効率を向上させることができます。
また、作業環境が一元化され、生産性向上が期待できます。

まとめ

本記事では、カオナビとMicrosoft SharePointを連携することで、カオナビで従業員情報が登録されたら、Microsoft SharePointに自動で従業員ごとのフォルダを作成する方法をご紹介しました。いかがでしたか？
この方法を活用すると、フォルダ作成を自動化できるため、手作業を省き、ヒューマンエラーを軽減できます。
今回ご紹介したYoomのフローボットテンプレートを使用することで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ同士を連携できます。
直感的な操作で導入できるため、初めての方にも安心です。
ぜひ、下記バナーからお試しください。