新しい従業員が入社すると、人事担当者や新人研修を担当するチームリーダーは、情報共有を行います。しかし、毎回手作業で連絡を行うと、連絡の抜け漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。そこでYoomでは情報共有を自動化し、シームレスな連携にお役立てできる<span class="mark-yellow">「カオナビで従業員情報が新規登録されたらSlackに自動通知する」</span>フローボットを作成しました。この自動化を導入すると、手作業での手間が減り、情報共有の遅延防止につながります。
本記事では、連携するとどう便利になるのかという点に着目した考察と、プログラミング不要で連携する操作方法をご紹介します。
自動通知を導入すると、人事担当者業務負担が減り、関係部署のチームメンバーとの連携が強化されます。
カオナビで新しい従業員を登録するたびに、手動で関係者へ通知する作業は、登録人数が多ければ多いほど手間がかかるし他の業務を逼迫します。通知を自動化すると、人事担当者は<span class="mark-yellow">重要業務にあてる時間が確保されパフォーマンス向上が期待できます。また、入力ミスを減らせるため正確な情報を共有できます。</span>
従業員登録後にリアルタイムで通知が来ると、担当のチームは新メンバーの入社をチーム全体で迅速に把握できます。<span class="mark-yellow">新人研修の予定をたてはじめたり、業務開始のサポート準備にとりかかったり、チーム全体で歓迎できる雰囲気づくりにもお役立ていただけます。</span>
アプリ同士の連携は、これまでプログラミングの知識と経験が必要でした。Yoomではその負担を軽減できるように、ノーコードで実装できるツールを提供しています。
直感的に操作方法を理解しやすいインタフェースを設計しています。<span class="mark-yellow">プログラミングの知識や経験がなくても、画面の指示に従って操作を進めると連携が実現できます。</span>
連携できるアプリを随時増えていくため、<span class="mark-yellow">これまでの使い慣れたツールを変更しなくても自動化できます。</span>業務内容を大幅にか変えることなく効率化を図れるのは嬉しいポイントです。
AIやRPAなどのオペレーションも設定に追加できます。みなさんの業務フローに合わせたカスタマイズができるため、定型業務の完全自動化も視野に入れられます。
次のパートから「カオナビで従業員が新規登録されたらSlackに通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
お試しはフリープランから！まずは気軽にご登録どうぞ♪
連携作業の中で使用するものをリストアップしました。
＞ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
＞Slack公式ヘルプ：ワークスペースの管理
Yoomへご登録後こちらのバナーをクリックすると、Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各プロセスの設定・編集に進みます。
テンプレートの1番目のプロセスをクリックします。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更が可能ですが、このまま進んでOKです。
連携するカオナビのアカウントは、設定が必要です。
カオナビと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。こちらの表示がポップアップされます。
アカウント名：任意の文字列でOKです。メールアドレスなど。
APIトークン：カオナビの管理画面からAPIトークンの取得を行ってください。Consumer KeyとConsumer Secretの発行からエンコードを生成し、APIトークンに入力します。
＞ヘルプ：詳しくはこちら
カオナビのマイアプリ連携が完了したら、次に進みます。
→次へをクリック！
Webhookを設定するため、カオナビの管理画面からの設定を行います。管理者機能トップ→公開API v2 情報→左側のWebhook直下の設定をクリック→Webhook設定の「＋Webhookを追加」をクリック。
Yoomの画面に表示されているWebhookURLをコピーし、カオナビの↓のボックスにペーストします。イベントに「メンバー情報の登録」にチェックを入れて保存ボタンをクリック。※検証用トークンは通常自動で文字列が生成されている状態です。
カオナビでテスト従業員を新規登録してください。この作業は「発生イベント」に該当します。
Yoomの画面に戻り、テストをクリック！ →成功
アウトプットには社員番号が抽出されました。
エラーになった場合は、イベント（社員の新規登録）ができていない可能性が考えられます。従業員情報の新規追加後にもう一度テストを行ってください。
→保存する
テンプレートの2番目のプロセスをクリックします。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更が可能ですが、このまま進んでOKです。
Slackと連携するアカウント情報は、設定が必要です。
Slackと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。
YoomからSlackへアクセスの許可をリクエストする画面に遷移します。
＞ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
＞Slack公式：ワークスペースの管理
ワークスペースの連携ができたら次に進みます。
→次へ
投稿先のチャンネルID：編集欄をクリックすると、連携済みのワークスペースのチャンネルが候補としてピックアップされます。該当のチャンネルを選択すると、IDが引用されます。
メッセージ：編集欄をクリックで、先ほどアウトプットした社員番号がピックアップされます。任意のメッセージと一緒に設定すると相手に伝わりやすくなります。今回は「新しく従業員情報が登録されました」に設定しました。「オンボードの準備を進めてください」などの文言も良いと思います。
→テスト →成功 アウトプットではタイムスタンプが抽出されました。他のプロセスを追加するときに役立ちます。
→保存
フローボットの1番上のプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。Slackにはメッセージが投稿されていました。
こちらで連携作業は完了です！<span class="mark-yellow">プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートの使用で設定が簡単でした。</span>今回のテンプレートはこちらです。
Yoomでは、ユーザーのニーズを研究し日々新しいテンプレートを追加しています。カオナビとSlackを使ったテンプレートはたくさんご用意があります。ご自身のチームに合った自動化の仕組みを探してみてくださいね。
いかがでしたか。今回は人事担当者と新入社員の赴任先になるチームとの連携に着目して自動化のメリットを考察しました。自動化を導入すると、手作業が減り業務の効率化につながり、報告の遅延の防止や入力ミスを削減、研修先の関係者たちとの連携強化が期待できます。
<span class="mark-yellow">Yoomを使うとルーチンワークを自動化でき、あなたとチームの時間をもっと豊かにできます！</span>今日から実現できる連携ばかりなので、ぜひお試しください！
では、また〜！
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