kickflowで承認したらMicrosoft Teamsに自動通知を送る方法

kickflowとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・kickflowとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・kickflowの起動設定
・Microsoft Teamsへ通知する設定
・トリガーボタンをONにして、kickflowとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

ステップ1：KickflowとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

kickflowとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにkickflowと入力し、kickflowのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

赤枠の内容に沿ってアクセストークンを取得してください。

右上のアイコンをクリックし、アクセストークン設定を選択しましょう。

次に、新規作成をクリックします。

任意の名前を設定し、作成を押してください。

画像のような表示がされたらアクセストークンをコピーしてください。

Yoomの画面に戻り、アクセストークンをペーストしてください。

アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などわかりやすいものがおすすめです。
入力できたら追加を押します。

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

2.検索する

検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

‍

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ2：kickflowの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

kickflowのアイコンの「kickflowで申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.Webhookの設定

画像のページに移行します。
赤枠の捕捉に沿って、kickflowから設定を行ってください。その後、テスト用の申請を行い、承認をします。‍

5.テストの実行

テスト用の申請を行い承認をしたら、赤枠のテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsに投稿する設定

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。‍

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。

3.投稿メッセージを確認する

Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。

kickflowのアイコンを選択します。

先ほどテスト送信したkickflowのデータが一覧表示されます。
Microsoft Teamsに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

4.レイアウトを整える

記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
Microsoft Teamsは改行の際、HTMLタグの<br>を使用するため、注意してください。

5.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。

トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

kickflowsを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、kickflowを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！

1.kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する

kickflowで承認されたデータをGoogle スプレッドシートに蓄積することができます。チームなどで申請した案件の確認に活用可能です。

2.Google スプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する

Google スプレッドシートでメンバー管理を行っているなら、そのままkickflowのメンバーに登録可能です。転記作業を自動化しましょう。

3.kickflowで承認されたら、Docusignで契約書を送付する

kickflowで行った採用申請などが承認されると、そのまま契約書を送付できます。契約フローが自動化されるため時間の節約となるはずです。

まとめ

申請と承認は、従業員の動向やチームで行われている業務の内容を把握するためにも必要な業務です。そのため、スムーズに処理をすることで業務効率の向上が見込めますが、承認後の通知作業は時として後回しになってしまうこともあるはずです。
そのような時こそ今回のアプリ連携の出番ではないでしょうか。自動化を取り入れることで時間の節約になると共に、他の仕事にも集中しやすくなるため、業務フローを改善することが可能になるでしょう！
この機会に一連のフローを自動化して、負担を軽減してみませんか？