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購買申請や勤怠申請にはじまり、契約、採用など、様々な申請に対して承認するという一連の流れは、企業にとって欠かせないフローと言えます。
また、承認した後は関連部署への報告と言った通知業務を行わなければならない場合も多く、数が多いと少々手間に感じることもあるのではないでしょうか。
そこで今回は、kickflowとMicrosoft Teamsを連携し、承認後の通知業務を簡略化するアプリ連携をご紹介します。
kickflowで申請された内容を処理する総務部や、申請を承認するリーダーや経営者の方は、ぜひご覧ください。
・kickflowとMicrosoft Teamsを活用している企業
・kickflowで承認された申請を素早く通知したい方
・kickflowで承認された申請の後工程をスムーズにはじめたい方
・kickflowで承認したデータをMicrosoft Teamsへ手動通知する手間を省きたい方
今回の連携を導入することで、kickflowで申請された内容を承認すると、リアルタイムでMicrosoft Teamsにメッセージが送信できるようになります。そのため、承認された通知を受け取った側は後工程に素早く進みやすくなるでしょう。
例えば、急な人員確保を要する採用申請や急ぎで行わなければならない出張の申請など、一刻も早く準備にとりかかりたい申請内容の場合は、今回の連携によるメリットを感じやすいかもしれません。
承認されたことがリアルタイムで伝わることで、業務全体のスピードを底上げできる可能性もあります。
kickflowで承認されたデータがMicrosoft Teamsに通知されることで、進捗状況の把握が行いやすくなるでしょう。
例えば、Microsoft Teamsを使用しているチームが行った申請が承認されると、メンバー全員と情報共有が素早く行えるかもしれません。
kickflowに何度もアクセスし、承認されたのか確認する手間が省けます。また、承認されているのに確認が遅くなったり、それをメンバーと共有するのを忘れてしまったりと言った事態も防ぎやすくなるでしょう。
この自動化により、業務負担が軽減されることが期待できます。
例えば、これまでkickflowで承認した案件に対して手動で通知業務を行っていた場合、そのフローが簡略可能です。業務フローが簡略化されることで作業工数が減り、結果として負担も軽減することが見込めるでしょう。
加えて、承認されたことがリアルタイムで通知されることにより、手動で通知を行うよりも素早く情報共有が可能です。これにより時間を無駄にせず効率のよい作業が進めやすくなるかもしれません。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
■概要
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを活用して申請・承認管理を行っている方
・チームでkickflowを使って申請管理をしているが、承認状況を把握しにくいと感じている方
・申請が承認されたことを迅速に把握し、次のアクションを迅速に進めたい方
2. チャットツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを日常的に使っていて、チーム内の重要な通知を即座に受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowとMicrosoft Teamsを連携させることで、申請が承認された際に即座に通知が届くというメリットがあります。
これにより、承認プロセスの迅速化が実現します。申請が承認されるとすぐに関係者が対応できるため、業務の流れがスムーズになります。
また、Microsoft Teamsに通知された承認情報をチームメンバーが簡単に把握できるため、確認作業の手間が軽減されます。
重要な情報が漏れることなく共有されることで、情報の見落としが減るでしょう。
■注意事項
・kickflowとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・kickflowとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・kickflowの起動設定
・Microsoft Teamsへ通知する設定
・トリガーボタンをONにして、kickflowとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
検索ボックスにkickflowと入力し、kickflowのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容に沿ってアクセストークンを取得してください。
右上のアイコンをクリックし、アクセストークン設定を選択しましょう。
次に、新規作成をクリックします。
任意の名前を設定し、作成を押してください。
画像のような表示がされたらアクセストークンをコピーしてください。
Yoomの画面に戻り、アクセストークンをペーストしてください。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などわかりやすいものがおすすめです。
入力できたら追加を押します。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを活用して申請・承認管理を行っている方
・チームでkickflowを使って申請管理をしているが、承認状況を把握しにくいと感じている方
・申請が承認されたことを迅速に把握し、次のアクションを迅速に進めたい方
2. チャットツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを日常的に使っていて、チーム内の重要な通知を即座に受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowとMicrosoft Teamsを連携させることで、申請が承認された際に即座に通知が届くというメリットがあります。
これにより、承認プロセスの迅速化が実現します。申請が承認されるとすぐに関係者が対応できるため、業務の流れがスムーズになります。
また、Microsoft Teamsに通知された承認情報をチームメンバーが簡単に把握できるため、確認作業の手間が軽減されます。
重要な情報が漏れることなく共有されることで、情報の見落としが減るでしょう。
■注意事項
・kickflowとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
kickflowのアイコンの「kickflowで申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.Webhookの設定
画像のページに移行します。
赤枠の捕捉に沿って、kickflowから設定を行ってください。その後、テスト用の申請を行い、承認をします。
5.テストの実行
テスト用の申請を行い承認をしたら、赤枠のテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。
一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。
3.投稿メッセージを確認する
Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。
kickflowのアイコンを選択します。
先ほどテスト送信したkickflowのデータが一覧表示されます。
Microsoft Teamsに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
4.レイアウトを整える
記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
Microsoft Teamsは改行の際、HTMLタグの<br>を使用するため、注意してください。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
■概要
kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを活用して申請・承認管理を行っている方
・チームでkickflowを使って申請管理をしているが、承認状況を把握しにくいと感じている方
・申請が承認されたことを迅速に把握し、次のアクションを迅速に進めたい方
2. チャットツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを日常的に使っていて、チーム内の重要な通知を即座に受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowとMicrosoft Teamsを連携させることで、申請が承認された際に即座に通知が届くというメリットがあります。
これにより、承認プロセスの迅速化が実現します。申請が承認されるとすぐに関係者が対応できるため、業務の流れがスムーズになります。
また、Microsoft Teamsに通知された承認情報をチームメンバーが簡単に把握できるため、確認作業の手間が軽減されます。
重要な情報が漏れることなく共有されることで、情報の見落としが減るでしょう。
■注意事項
・kickflowとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomには他にも、kickflowを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1.kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する
kickflowで承認されたデータをGoogle スプレッドシートに蓄積することができます。チームなどで申請した案件の確認に活用可能です。
■概要
kickflowで承認された情報をGoogleスプレッドシートに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.Googleスプレッドシートを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・承認された情報が安全にGoogleスプレッドシートに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や分析がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、GoogleスプレッドシートぞれとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する
Google スプレッドシートでメンバー管理を行っているなら、そのままkickflowのメンバーに登録可能です。転記作業を自動化しましょう。
■概要
Google スプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シート上でアカウントの情報管理を行う事務職の方
・チームメンバーにアクセス権限を与えている部門長
2.kickflowを業務に活用している企業
・承認依頼に関する業務フローをを自動化している総務部門の担当者
・一件ごとのプロジェクトのタスク管理に活用している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務で使用するあらゆるアプリの情報の格納場所として有効的なツールです。
追加されたメンバーをkickflowのチームに招待することで業務進行をスムーズにします。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたメンバーをkickflowに手入力で追加することは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
業務の進行を滞ることなく行いたいと考える方はこのフローに適しています。
Google スプレッドシートにメンバーが追加されたら、kickflowに自動で追加するため、効率よくチームの体制を整えることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
3.kickflowで承認されたら、Docusignで契約書を送付する
kickflowで行った採用申請などが承認されると、そのまま契約書を送付できます。契約フローが自動化されるため時間の節約となるはずです。
■概要
kickflowで承認されたら、Docusignのエンベロープテンプレートを使って契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.DocuSignを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・契約書が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、DocusignそれぞれとYoomを連携してください。
申請と承認は、従業員の動向やチームで行われている業務の内容を把握するためにも必要な業務です。そのため、スムーズに処理をすることで業務効率の向上が見込めますが、承認後の通知作業は時として後回しになってしまうこともあるはずです。
そのような時こそ今回のアプリ連携の出番ではないでしょうか。自動化を取り入れることで時間の節約になると共に、他の仕事にも集中しやすくなるため、業務フローを改善することが可能になるでしょう！
この機会に一連のフローを自動化して、負担を軽減してみませんか？
