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業務のデジタル化が進む中、申請書類の管理や共有に課題を感じていませんか？
手作業でのファイル保存や共有は、時間がかかるだけでなく、ミスや情報の属人化を引き起こす原因となることがあります。
そこで、kickflowとMicrosoft SharePointを連携すれば、承認済みの申請書類を自動で保存し、適切に管理できるでしょう。
本記事では、この連携によるメリットと連携方法を紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使ってkickflowで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする方法を説明します。
[Yoomとは]
kickflowで申請が承認されると、自動でMicrosoft SharePointに申請書類がアップロードされます。これにより、手動でデータを管理する手間を省くことができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kickflowをクリックします。
(3)「kickflowの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft SharePointをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにkickflowとMicrosoft SharePointが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
アプリトリガーの「Webhookを受信したら」をクリックします。
(2)kickflowの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「Webhookを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、kickflowの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次に分岐を活用して、申請書のファイルが含まれているか否かを精査します。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
(5)「分岐条件を指定」画面から、分岐対象の取得した値をプルダウンから選択します。
今回はPDFファイルのみアップロードするために以下のように「.pdf」がファイル名に含まれているものを検知するような設定にしています。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
(1)次にkickflowと連携して、チケットの情報を取得します。
「チケット情報を取得」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「添付ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チケットIDを取得した値※から選択します。（申請者のUUIDは任意設定です。）
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)続いて、ファイル情報を取得するために、「添付ファイル情報を取得」をクリックしましょう。
(2)kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「添付ファイル情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、添付ファイルの署名入りIDを取得した値から選択します。（申請者のUUIDは任意設定でOK。）
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックしてください。
(1)次に「添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)kickflowの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「添付ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイルのダウンロードURLを取得した値から選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft SharePointと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
(3)「API接続設定」画面から、サイトID、ドライブIDを候補から選択します。
下へ進み、注釈に沿って格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「kickflowで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもkickflowを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
kickflowとMicrosoft Teamsを連携させることで、申請が承認された際にすぐに通知を送ることができます。これにより、申請が承認されるとすぐに関係者が対応できるため、業務の流れがスムーズに進むでしょう。
2.Google スプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する
このフローを活用することで、Google スプレッドシートでメンバーを追加すると、kickflowに自動で追加されます。これにより、手動で追加する手間を省き、効率よくチームの体制を整えることができるでしょう。
3.kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する
Google Workspaceと連携することで、新規ユーザー登録を自動化することができます。これにより、登録作業の手間を省くことができるでしょう。このフローは新入社員が多い企業の人事担当者に特におすすめです。
さらに、kickflowやMicrosoft SharePointを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft SharePointを使用したフローボットテンプレート一覧
kickflowで申請が承認されると、Microsoft SharePointへ自動でPDFがアップロードされるため、保存作業の負担を軽減できます。
これにより、担当者の作業負担が減るだけでなく、ファイルの紛失や保存ミスを防ぐことができるでしょう。
例えば、経費精算の申請が承認されるたびに、「経費精算」フォルダに自動的に格納されるよう設定すれば、経理担当者が個別にファイルを集める手間が省けます。
特に、申請件数が多い企業では、書類の管理を自動化することでワークフロー全体がスムーズになり、業務コストの削減につながるでしょう。
kickflowの情報を基にMicrosoft SharePointで申請書類を保存することで、チーム内や関連部署との情報共有がしやすくなります。
kickflowと連携すれば、承認された書類がすぐにMicrosoft SharePointへアップロードされるため、「最新のファイルはどれか」「誰がどの書類を持っているのか」といった確認作業を減らすことができます。
例えば、採用申請が承認された際に、採用担当者がMicrosoft SharePoint上のフォルダから必要な書類を確認し、そのまま次の手続きを進めることができるでしょう。
さらに、コミュニケーションツールを連携することで、担当者に申請書類が格納されたことを通知することも可能です。
kickflowとMicrosoft SharePointを連携することで、過去の申請書類を簡単に検索できるようになります。手動管理の場合、フォルダが乱雑になったり、ファイル名のルールが統一されていなかったりすると、目的の書類を探すのに時間がかかることがあります。
しかし、kickflowで承認された書類がルールに基づいて自動保存されれば、「〇〇プロジェクトの契約申請」「2024年1月の経費精算」といった条件で素早く検索できます。
特に、定期的な監査や報告が必要な業務では、過去の申請データをすぐに参照できることが大きなメリットと言えるでしょう。
kickflowとMicrosoft SharePointを連携することで、申請書類の管理が自動化され、情報共有がよりスムーズになるでしょう。
さらに、検索性の向上により、業務全体の効率が向上し、社内の業務プロセスの最適化が期待できます。特に、手作業による負担を減らし、ペーパーレス化を推進したい企業にとって、この連携は役立つでしょう。
申請・承認業務をよりスムーズに進めるために、kickflowとMicrosoft SharePointの連携を活用してみてください！
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