kickflowとGmailを連携して、kickflowで申請が承認されたらGmailで通知する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・kickflowとGmailをマイアプリ登録
・kickflowで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
・Gmailで通知する設定
・テストと確認

ステップ1:kickflowとGmailとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はkickflowとGmailをそれぞれ検索して、登録していきます。

kickflowのマイアプリ登録

まず、kickflowから登録していきましょう。入力欄にkickflowと入力するとkickflowのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。

1.以下の画面が出てきます。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
「追加」をクリックすると、kickflowのマイアプリ登録は完了です。

Gmailのマイアプリ登録

Gmailも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.以下の画面が出てきます。
連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

以上で、kickflowとGmailのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkickflowとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。

‍

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:kickflowで申請が承認されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「kickflowで申請が承認されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
kickflowと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「kickflowで申請が承認されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
設定を行う際には、注意事項を確認してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。

ステップ3:Gmailで通知する設定

1.最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Gmailと連携するアカウント情報を設定します。

3.メール内容を設定していきます。
To、件名、本文は必須項目なので、必ず設定してください。
各項目をクリックすると、先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので適宜活用してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

4.メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
問題がなければ「保存」をクリックしてください。

5.これで、【kickflowで申請が承認されたらGmailで通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、専門知識なしでも直感的に操作できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

kickflowを使ったその他の自動化例

他にもkickflowを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneのレコードが更新されたらkickflowの汎用マスタアイテムを更新するフローです。
このテンプレートを活用すると、kintoneのレコードが更新されたらkickflowの汎用マスタアイテムを更新することができるようになります。
これにより、kickflow上で汎用マスタを手動で更新する手間が削減され、他の業務に専念できるようになるかもしれません。

2.Google スプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加するフローです。
‍スムーズな業務運営を目指す方には、このテンプレートがおすすめです。
Google スプレッドシートにメンバーを追加した際、kickflowへ自動的に情報が反映されるため効率的にチームを編成するのに役立つでしょう。

3.kickflowで申請が承認されたらSlackに通知するフローです。
‍今回紹介したフローではGmailに通知しますが、このテンプレートを活用することでSlackへの自動通知が行えるようになります。
これにより、申請内容に関して確認が必要な場合、チャット上でそのままスムーズにやり取りができる環境が整います。

まとめ

kickflowとGmailを連携することで、kickflowで申請が承認された際にGmailで自動通知が届くようになりました。
これにより、Kickflowを都度開いて承認状況を調べる手間が削減され、日常の作業負担が軽減されるでしょう。
「何から始めればいいかわからない」「専門的なスキルがないと難しいのでは？」といった心配を抱える方には、Yoomがおすすめです。
豊富に用意されたテンプレートを選ぶだけで、プログラミングの知識がなくても、自動化を簡単に始められます。
Yoomを活用して、効率的な業務環境を目指してみてはいかがでしょうか？