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「メールで共有されたWebページの情報を、いちいち開いてコピーしてまとめる作業が面倒…」
「大量のURLリストから必要なテキストだけを抜き出す作業に時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、Webページからの情報収集や転記作業に、多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
もし、メールで受信したURLのページから自動でテキストを抽出し、データベースなどに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、収集した情報を分析したり活用したりといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWebページなどのURLからテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文内のURLからテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
また、今回のフローでは受信メール内のURLをもとに設定を進めるため、URLを含んだ文章をテスト送信してください。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「テスト用」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される取得した値を設定してください。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、以下のリンクからChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
以下のヘルプページを参照して、設定を行ってください。
まずは、赤枠部分の「1.URLにアクセス」をクリックします。
続いて、「対象のURL」に先ほどの「テキスト抽出設定」で取得した値を選択して「保存する」をクリックします。
※アクション名は任意の名称を設定してください。
次に「2.表示されている値を取得」をクリックし、「アクション名」と「取得した値の項目名」を入力しましょう。
「取得した値の項目名」は、ここで取得した値のデータに対して付ける変数名のようなものです。
「サンプル値」には任意のワードを設定します。
これは、Yoomが正しくデータを取得できたかを確認する目印のようなものです。
※詳しくは以下のリンクをご参照ください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます！
ここまで確認ができたら「完了」をクリックし、ブラウザ操作の設定は完了です！
最後の設定です！
ここでは、 Googleスプレッドシートにレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックして表示される「候補」から選択可能です。
次に「テーブル範囲」を設定しましょう！
注意点として、ヘッダーがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:B」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダーが登録されていることが確認できます。
「追加するレコードの値」には、これまでのステップで取得した値を引用して該当する値を設定しましょう！
入力した後、「テスト」をクリックして「テスト成功」の表示を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に指定のGoogle スプレッドシートに反映されましたね。
「完了」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
採用活動が活発になるにつれて増える履歴書の管理に、手間を感じていませんか。Gmailに届いた履歴書を都度ダウンロードし、内容を確認してNotionへ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付された履歴書から文字情報を自動で読み取り、Notionへ候補者情報として追加します。この連携により、面倒な転記作業を自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Gmailで受け取った特定のメールを、その都度Slackに転記してチームへ共有する作業は、手間がかかり見落としのリスクも伴います。特に、お問い合わせや重要なお知らせなど、迅速な対応が求められるメールは即時共有が不可欠です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、内容を自動でSlackに通知できるため、手作業による情報共有の手間や共有漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して請求書の確認や管理を行っている方
・請求書の確認作業を効率化し、ミスを減らしたいと考える方
2.適格請求書発行事業者公表システムで登録番号の確認を行うことが多い方
・受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を確認するのに手間を感じている方
3.Slackをコミュニケーションツールとして利用している方
・Slackを日常的に使っていて、重要な通知を見逃したくない方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録確認を自動化することで、多くの手間を削減できるというメリットを享受できます。
これにより、手動での確認作業が不要になり、重要な業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、適格請求書発行事業者公表システムによる確認結果をSlackに自動通知することで、チーム全体への共有が迅速に行えます。
各メンバーが最新情報をすぐに把握できるため、対応スピードが向上し、業務の効率化が図れます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Gmailで一時メール返信をして、Notionに自動的に格納するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意点
・kintone、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールに添付されたファイルを自動的に取得し、Dropboxに格納します。
格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができます
メール本文の内容に基づいて、ファイルの命名規則を自動的に設定することも可能です。
■設定方法
1.DropboxとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.フローボットが起動するトリガー条件を設定してください。承認依頼の文面と完了条件、差し戻し先のオペレーションを設定してください。
3.Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードする設定を行ってください。
■注意事項
・ GmailとDropboxアカウントとの連携設定が必要です。
・ファイルの格納先やファイル名の設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
入社日3日前になったら、GmailとZoomのアカウントを発行して該当する社員にGmailで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事担当者やIT管理者
・新入社員の入社手続きを効率化したい方
・アカウント発行作業を自動化して業務効率を向上させたい方
2.企業の管理部門
・新入社員がスムーズに業務を開始できるようにサポートしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業でのアカウント発行とメール送信にかかる時間を大幅に短縮できます。
・アカウント情報の間違いやメール送信ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailで受信したURLからテキストを抽出してGoogle スプレッドシートに記録する連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたWebページからの情報収集や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な情報収集から解放され、収集した情報を分析したり活用したりといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFファイル内のテキストも抽出対象にできますか？
A：
YoomのAIオペレーションであるOCR機能を用いることで可能です。
フローボット内で、Gmailのトリガーアクション直下の＋ボタンからAI機能の「OCRで文字を抽出」を追加してください。
これにより、受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取りテキスト化できます。
詳しくは「OCRで文字を抽出」の設定方法をご確認ください。
※OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：テキスト抽出とブラウザ操作の使い分けは？
A：
テキスト抽出は、画面上の文字情報を取得してデータ化したいときに使います。
例えば、WebページやPDFに表示されている数値や名前を自動で読み取って、スプレッドシートに転記するような場合です。
一方、ブラウザ操作は、実際に人が操作するようにクリックや入力を自動化したいときに使用します。ログインやボタン押下など、操作が必要な工程を自動化する際に適しています。
そのため、「データを取り出すだけならテキスト抽出」「操作を伴う処理ならブラウザ操作」と使い分けるのがポイントです。
詳細は以下をご確認ください。
Q：Gmailの起動条件をより細かく設定できますか？
A：
Yoomでは特定のラベルがついたメールをトリガーに設定することも可能です。
また、Gmailの演算子を利用することで、件名に含まれるキーワードのメールを検索したり、特定の送信元からのメールを検索することもできます。
※演算子についての詳細は以下をご確認ください。
