「メールで共有されたWebページの情報を、いちいち開いてコピーしてまとめる作業が面倒…」
「大量のURLリストから必要なテキストだけを抜き出す作業に時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、Webページからの情報収集や転記作業に、多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
もし、メールで受信したURLのページから自動でテキストを抽出し、データベースなどに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、収集した情報を分析したり活用したりといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWebページなどのURLからテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。
特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。
手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
・Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Gmailで受信したURLのテキストを抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文内のURLからテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。
特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。
手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
・Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。
特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。
手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
・Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
また、今回のフローでは受信メール内のURLをもとに設定を進めるため、URLを含んだ文章をテスト送信してください。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「テスト用」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
-
キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキスト抽出の設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される取得した値を設定してください。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、「ブラウザを操作する」の設定方法をチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、以下のリンクからChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
以下のヘルプページを参照して、設定を行ってください。
まずは、赤枠部分の「1.URLにアクセス」をクリックします。
続いて、「対象のURL」に先ほどの「テキスト抽出設定」で取得した値を選択して「保存する」をクリックします。
※アクション名は任意の名称を設定してください。
次に「2.表示されている値を取得」をクリックし、「アクション名」と「取得した値の項目名」を入力しましょう。
「取得した値の項目名」は、ここで取得した値のデータに対して付ける変数名のようなものです。
「サンプル値」には任意のワードを設定します。
これは、Yoomが正しくデータを取得できたかを確認する目印のようなものです。
※詳しくは以下のリンクをご参照ください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます！
ここまで確認ができたら「完了」をクリックし、ブラウザ操作の設定は完了です！
ステップ6：Googleスプレッドシートのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、 Googleスプレッドシートにレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックして表示される「候補」から選択可能です。
次に「テーブル範囲」を設定しましょう！
注意点として、ヘッダーがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:B」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダーが登録されていることが確認できます。
「追加するレコードの値」には、これまでのステップで取得した値を引用して該当する値を設定しましょう！
入力した後、「テスト」をクリックして「テスト成功」の表示を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に指定のGoogle スプレッドシートに反映されましたね。
「完了」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailと各種ツールを連携させることで、メールの受信から自動返信、ファイルの保存や情報の抽出までを効率化できます。
気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Gmailで添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Gmailで受け取った履歴書をOCR機能で自動的にテキスト化し、Notionの採用管理ページに整理して追加することが可能です。これにより、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、スムーズな採用プロセスを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の応募メールを受け取り、履歴書の管理に時間を取られている人事担当者
・採用プロセスの中で手動入力や整理に手間を感じている採用チームリーダー
・Notionを活用して採用管理を一元化し、チーム全体の効率を上げたい経営者
・AIやOCR技術を利用して業務の自動化を進めたいIT担当者
・限られたリソースで効率的に採用活動を行いたいスタートアップ企業や中小企業の方
■注意事項
・NotionとGmailをYoomと連携させてください。
・OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
・メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
・日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々多くのメールを処理しているビジネスパーソン
・メール対応の効率化を図りたいサポートスタッフ
・AIを活用して業務を自動化したいIT担当者
・GmailとChatGPTの連携を試してみたい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで特定ラベルのメールを受信したらSlackに通知する」フローは、メール管理とチームコミュニケーションをシームレスに連携させる業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールの中から、重要な情報を見逃さずにチームと共有することは、効率的な業務運営にとって非常に重要です。
このワークフローを活用することで、特定のラベルが付けられたメールを自動的にSlackに通知。これにより、迅速な情報共有が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が煩雑になっており、特定のメールを効率的にチームと共有したいと考えている方
・Slackを活用しているが、重要なメール通知を自動化したいとお考えのチームリーダー
・メールの内容を素早く共有することで、業務のスピードアップを図りたいビジネスパーソン
・ITツールを活用して業務ワークフローの自動化を進めたいと考えている企業の担当者
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する
試してみる
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知するフローです。
■注意事項
・Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに格納する
試してみる
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Gmailで一時メール返信をして、Notionに自動的に格納するフローです。
特定条件のメールに添付されたファイルをDropbox(ドロップボックス)の指定のフォルダにアップロードします。
入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する
試してみる
入社日3日前になったら、GmailとZoomのアカウントを発行して該当する社員にGmailで送付するフローです。
まとめ
Gmailで受信したURLからテキストを抽出してGoogle スプレッドシートに記録する連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたWebページからの情報収集や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な情報収集から解放され、収集した情報を分析したり活用したりといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：PDFファイル内のテキストも抽出対象にできますか？
A：
YoomのAIオペレーションであるOCR機能を用いることで可能です。
フローボット内で、Gmailのトリガーアクション直下の＋ボタンからAI機能の「OCRで文字を抽出」を追加してください。
これにより、受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取りテキスト化できます。
詳しくは「OCRで文字を抽出」の設定方法をご確認ください。
※OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：テキスト抽出とブラウザ操作の使い分けは？
A：
テキスト抽出は、画面上の文字情報を取得してデータ化したいときに使います。
例えば、WebページやPDFに表示されている数値や名前を自動で読み取って、スプレッドシートに転記するような場合です。
一方、ブラウザ操作は、実際に人が操作するようにクリックや入力を自動化したいときに使用します。ログインやボタン押下など、操作が必要な工程を自動化する際に適しています。
そのため、「データを取り出すだけならテキスト抽出」「操作を伴う処理ならブラウザ操作」と使い分けるのがポイントです。
詳細は以下をご確認ください。
Q：Gmailの起動条件をより細かく設定できますか？
A：
Yoomでは特定のラベルがついたメールをトリガーに設定することも可能です。
また、Gmailの演算子を利用することで、件名に含まれるキーワードのメールを検索したり、特定の送信元からのメールを検索することもできます。
※演算子についての詳細は以下をご確認ください。
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