「メールで共有されたWebページの情報を、いちいち開いてコピーしてまとめる作業が面倒…」
「大量のURLリストから必要なテキストだけを抜き出す作業に時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、Webページからの情報収集や転記作業に、多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
もし、メールで受信したURLのページから自動でテキストを抽出し、データベースなどに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、収集した情報を分析したり活用したりといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWebページなどのURLからテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。
特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。
手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
・Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Gmailで受信したURLのテキストを抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文内のURLからテキストを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。
特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。
手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
・Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの受信メール内に含まれるURLから、該当のWebページの情報を抽出し記録する作業は、手作業で行うと手間がかかり、抽出や転記のミスも発生しがちです。
特に、日々大量の情報を受け取る中で、重要なデータを見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、本文に含まれるURLをもとに自動でWebページから必要なテキストを抽出し、Google スプレッドシートに蓄積できます。
手作業で行っていたURLの収集やWebページからのテキスト抽出、情報の記録を自動化し、後続作業の準備も効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するURLをもとに、Webページからテキストを抽出・収集・管理する作業を手作業で行っており、非効率を感じている方
・Webページからの情報抽出と、その結果をGoogle スプレッドシートにリスト化する一連の作業を自動化したい方
・Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力をなくし、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailの受信メール内のURLをもとに、テキストを抽出してGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
また、今回のフローでは受信メール内のURLをもとに設定を進めるため、URLを含んだ文章をテスト送信してください。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「テスト用」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
-
キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキスト抽出の設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される取得した値を設定してください。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認後、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、「ブラウザを操作する」の設定方法をチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、以下のリンクからChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
