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今回はkickflowとGoogle Chatのアプリ連携による自動化をご紹介します。kickflowへ申請した内容が承認された後のフローが効率的になり、部署間の連携やメンバーとの共有も容易になるかもしれません。
また、承認した旨を手動で通知する手間も省けるため、業務負担の軽減も見込めるでしょう。
「申請を承認する」という、チームや企業にとって欠かせないフローの事務作業を簡略化できる可能性があるため、申請を承認するリーダーや経営者の方は、ぜひご覧ください。
・kickflowで申請・承認を行い、Google Chatをメインコミュニケーションツールに活用している企業
・kickflowで承認したことを素早く知らせたい承認担当者
・kickflowで申請された案件が承認された後の工程をスムーズに始めたい方
・承認後のフローに自動化を導入し通知作業を削減したい企業
今回のアプリ連携を取り入れることで、kickflowで申請した内容が承認されるとGoogle Chatへ自動的にメッセージを送信できます。
メッセージは承認をしたタイミングで送信されるため、Google Chatで通知を受け取る側はリアルタイムでそのことを把握しやすくなるでしょう。
この自動化は、例えば急な出張や採用に対して申請を行った際、承認されたことをいち早く知りたい場合などに有益と言えるのではないでしょうか。
kickflowで承認されるとGoogle Chatにメッセージが送られてくるようになるため、Google Chatを活用しているメンバーとの共有もスピーディーに行えるかもしれません。
例えば、Google Chatを用いてメンバーと相談しながら取りまとめた案件を申請した際、承認されたデータがGoogle Chatに届くことで、メンバーにも素早く周知されるはずです。
また、kickflowにアクセスして承認されているかどうかをチェックする手間も省けるかもしれません。
今回の自動化を導入すると、ミスや見落としの防止に繋がる可能性があります。
例えば、申請に対して是非を判断する側が承認した際、その旨を手動で通知をしなければなりません。Google Chatにアクセスし、承認した都度メッセージを送信するというのは少々手間ではないでしょうか。
また、通知業務はつい後回しになり、メッセージの送信を忘れてしまうということも考えられます。内容を取り違えて通知をしてしまう可能性も否めません。
そこで今回の自動化を導入すれば、このような通知業務を削減できる見込みがあります。結果として事務作業の負担軽減が期待できるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
■概要
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを利用して申請管理を行っている方
・kickflowを使って申請を管理しているが、承認の通知を見逃してしまうことが多い方
・承認の有無をリアルタイムで把握し、効率的に業務を進めたいと考える方
2.チャットツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatを日常的に使っていて、申請の承認状況をタイムリーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローを導入すると、いくつかのメリットが得られます。
まず、申請の承認情報を迅速に共有できるため、関係者がリアルタイムで承認の有無を把握できます。
これにより、対応のスピードが向上し、業務の遅延を防ぐことができます。
また、承認情報が自動で共有されることで、手作業による通知の手間が省け、人為的なミスも減少します。
結果として、業務の効率化だけでなく、情報の正確性も向上するでしょう。
■注意事項
・kickflowとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・kickflowとGoogle Chatをマイアプリ連携
・kickflowの起動設定
・Google Chatにメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、kickflowとGoogle Chatの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
検索ボックスにkickflowと入力し、kickflowのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容に沿ってアクセストークンを取得してください。
右上のアイコンをクリックし、アクセストークン設定を選択しましょう。
次に、新規作成をクリックします。
任意の名前を設定し、作成を押してください。
画像のような表示がされたらアクセストークンをコピーしてください。
Yoomの画面に戻り、アクセストークンをペーストしてください。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などわかりやすいものがおすすめです。
入力できたら追加を押します。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにGoogle Chatと入力し、Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.必須項目の設定
必須項目を入力します。詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを利用して申請管理を行っている方
・kickflowを使って申請を管理しているが、承認の通知を見逃してしまうことが多い方
・承認の有無をリアルタイムで把握し、効率的に業務を進めたいと考える方
2.チャットツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatを日常的に使っていて、申請の承認状況をタイムリーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローを導入すると、いくつかのメリットが得られます。
まず、申請の承認情報を迅速に共有できるため、関係者がリアルタイムで承認の有無を把握できます。
これにより、対応のスピードが向上し、業務の遅延を防ぐことができます。
また、承認情報が自動で共有されることで、手作業による通知の手間が省け、人為的なミスも減少します。
結果として、業務の効率化だけでなく、情報の正確性も向上するでしょう。
■注意事項
・kickflowとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
kickflowのアイコンの「kickflowで申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.Webhookの設定
画像のページに移行します。
赤枠の捕捉に沿って、kickflowから設定を行ってください。その後、テスト用の申請を行い、承認をします。
5.テストの実行
テスト用の申請を行い承認をしたら、赤枠のテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
1.アプリと連携する
Google Chatのアイコンの「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目を設定する
赤枠の必須項目を設定しましょう。ボックス下部にある補足の通りに入力してください。
3.投稿メッセージを確認する
Google Chatに送信するメッセージの内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。
kickflowのアイコンを選択します。
先ほどテスト送信したkickflowのデータが一覧表示されます。
Google Chatに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
4.レイアウトを整える
記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
■概要
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowを利用して申請管理を行っている方
・kickflowを使って申請を管理しているが、承認の通知を見逃してしまうことが多い方
・承認の有無をリアルタイムで把握し、効率的に業務を進めたいと考える方
2.チャットツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatを日常的に使っていて、申請の承認状況をタイムリーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローを導入すると、いくつかのメリットが得られます。
まず、申請の承認情報を迅速に共有できるため、関係者がリアルタイムで承認の有無を把握できます。
これにより、対応のスピードが向上し、業務の遅延を防ぐことができます。
また、承認情報が自動で共有されることで、手作業による通知の手間が省け、人為的なミスも減少します。
結果として、業務の効率化だけでなく、情報の正確性も向上するでしょう。
■注意事項
・kickflowとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Yoomには他にも、kickflowを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1.kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する
kickflowで承認されたデータをGoogle スプレッドシートに蓄積することができます。チームなどで申請した案件の確認に活用可能です。
■概要
kickflowで承認された情報をGoogleスプレッドシートに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.Googleスプレッドシートを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・承認された情報が安全にGoogleスプレッドシートに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や分析がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、GoogleスプレッドシートぞれとYoomを連携してください。
2.kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する
承認するとそのままGoogle Workspaceにユーザーとして登録されます。採用申請の承認の際に活用できるフローです。
■概要
kickflowで新たに申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.新規ユーザーの登録作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kickflowとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規ユーザーの登録作業が自動化されることで、手動での登録作業の手間を省くことができます。
・自動化されたワークフローにより、ユーザー管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・kickflow、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.kickflowの情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する
kickflowで行った採用申請などが承認されると、そのまま契約書を送付できます。契約フローが自動化されるため時間の節約となるはずです。
■概要
kickflowの情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.Googleドキュメントを利用している企業やチーム
3.GMOサインを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書の作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
kickflowとGoogle Chatのアプリ連携により、申請内容を承認した後のメッセージ送信が自動化されるため、送付漏れや承認したデータの取り違えを防止できる見込みがあります。
また、通知業務が削減できるため事務作業の負担軽減も期待できるでしょう。
Google Chatを活用しているチームに承認された旨が伝わりやすいため、情報共有がスムーズに行えるかもしれません。
この機会に自動化を導入して、快適な作業環境を整えてみませんか？
