kickflowとGoogle Chatを連携して、kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する方法

kickflowとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・kickflowとGoogle Chatをマイアプリ連携
・kickflowの起動設定
・Google Chatにメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、kickflowとGoogle Chatの連携動作を確認

ステップ1：kickflowとGoogle Chatをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

kickflowとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにkickflowと入力し、kickflowのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

赤枠の内容に沿ってアクセストークンを取得してください。

右上のアイコンをクリックし、アクセストークン設定を選択しましょう。

次に、新規作成をクリックします。

任意の名前を設定し、作成を押してください。

画像のような表示がされたらアクセストークンをコピーしてください。

Yoomの画面に戻り、アクセストークンをペーストしてください。

アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などわかりやすいものがおすすめです。
入力できたら追加を押します。

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

Google ChatとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにGoogle Chatと入力し、Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.必須項目の設定

必須項目を入力します。詳細についてはこちらの記事をご確認ください。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：kickflowの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

kickflowのアイコンの「kickflowで申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

‍4.Webhookの設定

画像のページに移行します。
赤枠の捕捉に沿って、kickflowから設定を行ってください。その後、テスト用の申請を行い、承認をします。‍

5.テストの実行

テスト用の申請を行い承認をしたら、赤枠のテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4：Google Chatにメッセージを送信する設定

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

1.アプリと連携する

Google Chatのアイコンの「スペースにメッセージを送信」を選択してください。
次へを押します。‍

2.必須項目を設定する

赤枠の必須項目を設定しましょう。ボックス下部にある補足の通りに入力してください。

3.投稿メッセージを確認する

Google Chatに送信するメッセージの内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。

kickflowのアイコンを選択します。

先ほどテスト送信したkickflowのデータが一覧表示されます。
Google Chatに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

4.レイアウトを整える

記号などを用いてレイアウトを整えましょう。

5.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する

kickflowを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、kickflowを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！

1.kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する

kickflowで承認されたデータをGoogle スプレッドシートに蓄積することができます。チームなどで申請した案件の確認に活用可能です。

2.kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する

承認するとそのままGoogle Workspaceにユーザーとして登録されます。採用申請の承認の際に活用できるフローです。

3.kickflowの情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する

kickflowで行った採用申請などが承認されると、そのまま契約書を送付できます。契約フローが自動化されるため時間の節約となるはずです。

まとめ

kickflowとGoogle Chatのアプリ連携により、申請内容を承認した後のメッセージ送信が自動化されるため、送付漏れや承認したデータの取り違えを防止できる見込みがあります。
また、通知業務が削減できるため事務作業の負担軽減も期待できるでしょう。
Google Chatを活用しているチームに承認された旨が伝わりやすいため、情報共有がスムーズに行えるかもしれません。
この機会に自動化を導入して、快適な作業環境を整えてみませんか？