kickflowとMicrosoft Excelを連携し、kickflowで承認された申請データを、Microsoft Excelに自動登録する方法

申請の承認状況を手入力する時間を削減したいと思ったことはありませんか？
kickflowとMicrosoft Excelの連携により、承認データの自動登録が可能になります。
この自動化は、データ入力作業を効率化し、業務の透明性とデータの正確性を向上させるのに有効です。
この記事では、ノーコードで簡単に導入できるこの連携方法とそのメリットについて詳しく解説します。

こんな方におすすめ

・Kickflowを導入しているが、承認後のデータ整理に時間がかかっているチームリーダー
・チーム間のデータ共有が必要なプロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・Microsoft Excelを利用して管理業務を行っているが、データ入力を効率化したいと考える総務部

kickflowとMicrosoft Excelの連携メリットと具体例

メリット1: 作業時間の削減

kickflowで承認された情報をMicrosoft Excelに自動登録する仕組みを導入することで、手動入力の手間を省き、作業効率の向上に寄与します。
従来、承認データを手動で確認し、Excelに転記していたプロセスが不要になるため、管理業務にかかる時間の削減につながります。
例えば、経費申請が承認された際、その情報が即座にMicrosoft Excelの予算管理シートに反映されるよう設定すれば、経理部門が定期的に行うデータ入力作業を自動化できます。
これにより、月末に発生する大量の処理業務の負担が軽減されるだけでなく、人為的ミスの発生率も低下します。
特に、申請データが多い企業では、効率化の効果が期待でき、他の業務に集中するための時間が確保できるかもしれません。

メリット2: 承認プロセスの透明化

kickflowとMicrosoft Excelを連携させることで、承認プロセスの透明性向上に寄与します。
承認データがリアルタイムでExcelに登録されるため、誰が、いつ、どの申請を承認したのかを簡単に把握できるようになります。
この一元化されたデータは、すべての関係者が同じ情報を基に確認できるため、チーム間でのスムーズな情報共有が見込めます。
例えば、キャンペーンの予算申請が承認された場合、その情報が即座にExcelに反映され、営業部やマーケティングチームなどの関係部署全員が素早く進捗状況を確認できます。
これにより、担当者が確認のために何度も問い合わせる必要がなくなり、情報の共有漏れや遅延防止が期待できます。
さらに、過去の承認履歴をExcelで検索・分析できるため、将来の意思決定や改善策の策定をサポートします。

メリット3: データの正確性向上

kickflowの承認データを自動的にMicrosoft Excelに登録することで、手動ミスを防ぎ正確なデータ管理が可能です。
また、データがMicrosoft Excelで一元化されているため、必要な情報を素早くに検索できるようになります。
例えば、承認済みの経費データがExcelに自動整理されていれば、特定の申請者やプロジェクトごとの情報を簡単に抽出できます。
この仕組みにより、業務スピードと正確性の向上が期待でき、必要な情報へのアクセスが容易になるでしょう。

[Yoomとは]

kickflowとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。

・kickflowとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・kickflowでトリガーを設定し、Microsoft Excelでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録をしてから設定を進めましょう。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ1. kickflowとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

まずはkickflowとMicrosoft Excelをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」から設定を進めましょう。

次にkickflowを検索しクリックしてください。‍

「アカウント名」は任意で設定してください。
「アクセストークン」は、注釈を参考にしながらkickflowで生成したアクセストークンを設定してください。
最後に「追加」をクリックして、kickflowのマイアプリ連携を完了しましょう。

同様にMicrosoft Excelを検索します。

アカウントの選択またはサインインを行いマイアプリ連携を完了させましょう。

次にフローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

‍

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：トリガーを設定

次にkickflowのトリガー設定を行います。
「kickflowで申請が承認されたら」をクリックしてください。

次に、タイトルの編集とアカウント情報の確認をします。
「kickflowと連携するアカウント情報」で、正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集できます。
一方で、「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

kickflowのWebhook設定を行います。
表示されているWebhookURLをコピーし、注釈を参照にしながらkickflowの「管理センター > 外部連携 > Webhook > 新規作成」で設定を行ってください。
各項目が設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、アウトプットにkickflowから取得した情報が表示されます。
確認後は、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次にMicrosoft Excelの設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

先ほどと同様、タイトル編集とアカウント確認をしましょう。

ページをスクロールダウンしデータベースの連携設定を行います。
ファイルの保存場所はOneDriveまたはSharePointを選べます。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」を候補から選択し「次へ」をクリックしてください。
※SharePointを選択した場合「ドライブID」ではなく「サイトID」と表示されます。

次に追加するレコードの値を設定します。
欄をクリックするとkickflowから取得した情報を引用できます。
設定後、「テスト」をクリックして、Microsoft Excelにレコードが追加されるか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックすると、フロー稼働の準備が完了します。
これでkickflowで申請が承認されると、Microsoft Excelにデータが自動登録されます。

kickflowを使ったその他の自動化例

1. 自動通知でスピーディーに情報共有

kickflowで申請が承認されると、LINE WORKSに自動で通知が送られます。
これにより、承認状況を素早く把握できるため、複数ツールを開く手間が省け、情報共有の効率化が図れます。

2. Google スプレッドシートを自動更新で情報管理を効率化

kickflowで承認が完了すると、Google スプレッドシートに関連情報が自動的に追加されます。
これにより、手動入力が不要となり、正確かつ迅速な情報管理が可能です。

3. 契約書の自動送付で手続きをシンプルにする

kickflowで承認が完了すると、DocuSignを通じて契約書が自動的に送付されます。
このフローにより、契約書の送付が効率化され、手続きがスムーズに進みます。

まとめ

kickflowとMicrosoft Excelの連携により、承認データの自動登録が可能となり、業務の効率化と透明性の向上が期待できます。
特に手動作業に時間を取られている場合、この自動化によってデータの正確性が向上し、業務のスピードアップをサポートします。

ぜひこの機会に、kickflowとMicrosoft Excelの連携を検討してみてください。