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申請書類の管理は意外と手間がかかりませんか？
承認後にPDFをダウンロードし、適切なフォルダに保存し、関係者へ共有する。
この一連の作業を手作業で行うと、時間がかかるうえ、ミスが発生するリスクも考えられます。
そこでおすすめなのが、kickflowとOneDriveの連携です。
kickflowで申請が承認されると、書類が自動的にOneDriveへアップロードされるため、手間をかけず、スムーズに管理できます。
本記事では、この仕組みを導入することで得られるメリットと連携方法を具体例とともに紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、kickflowで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする方法を説明します。
[Yoomとは]
kickflowで申請が承認されると、申請書類が自動でOneDriveにアップロードされ、手動での管理の手間が省けます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kickflowをクリックします。
(3)「kickflowの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次にOneDriveの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からOneDriveをクリックします。
(5)OneDriveのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
連携が完了するとYoomのマイアプリにkickflowとOneDriveが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
アプリトリガーの「Webhookを受信したら」をクリックします。
(2)kickflowの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「Webhookを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、kickflowの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次に分岐を活用して、申請書のファイルが含まれているか否かを精査します。
「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
(5)「分岐条件を指定」画面から、分岐対象の取得した値をプルダウンから選択します。
今回はPDFファイルのみアップロードするために以下のように「.pdf」がファイル名に含まれているものを検知するような設定にしています。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
(1)次にkickflowと連携して、チケット情報を取得します。
「チケット情報を取得」をクリックしましょう。
(2)kickflowの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
アクションは「チケット情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チケットIDを取得した値※から選択します。（申請者のUUIDは任意設定です。）
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)続いて、ファイル情報を取得するために、「添付ファイル情報を取得」をクリックしましょう。
(2)kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「添付ファイル情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、添付ファイルの署名入りIDを取得した値から選択します。（申請者のUUIDは任意設定でOK。）
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックしてください。
(1)次に、「添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「添付ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイルのダウンロードURLを取得した値から選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックしましょう。
(1)最後にOneDriveと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
(2)OneDriveと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ドライブIDを候補から選択します。
下へ進み、注釈に沿って格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「kickflowで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもkickflowを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
kickflowとMicrosoft Teamsを連携させることで、申請が承認された際にすぐに通知を送ることができます。これにより、申請が承認されるとすぐに関係者が対応できるため、業務の流れがスムーズに進むでしょう。
2.Google スプレッドシートでメンバーが追加されたらkickflowに追加する
このフローを活用することで、Google スプレッドシートでメンバーを追加すると、kickflowに自動で追加されます。これにより、手動で追加する手間を省き、効率よくチームの体制を整えることができるでしょう。
3.kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する
Google Workspaceと連携することで、新規ユーザー登録を自動化することができます。これにより、登録作業の手間を省くことができるでしょう。このフローは新入社員が多い企業の人事担当者に特におすすめです。
さらに、kickflowやOneDriveを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
申請書類を手動で管理すると、ダウンロード・フォルダ整理・ファイル名変更などの作業が発生し、時間がかかっていませんか？
また、保存場所を間違えたり、上書きミスなどのリスクも起こりやすいです。
しかし、kickflowとOneDriveを連携することで、承認後に自動で適切なフォルダへ保存されるため、管理の手間を削減できるでしょう。
例えば、経費精算の申請が承認されると、自動で「経費精算」フォルダにPDFがアップロードされます。担当者はファイルを探したり整理する手間がなく、スムーズに業務を進められるでしょう。
手作業を減らすことでヒューマンエラーも防げるため、より正確な書類管理がしやすくなります。
申請書類を関係者に共有する際、メールで送付したり、個別に通知したりするのは手間がかかりますよね？特に複数の部署が関与する場合、共有ミスが発生するリスクも考えられます。
kickflowとOneDriveを連携すれば、承認後に書類が自動保存されるため、関係者がすぐにアクセスでき、情報共有の手間を減らすことが期待できます。
例えば、稟議書が承認された場合、OneDriveの「稟議書」フォルダに自動で格納されます。経理部門や管理部門の担当者は、申請者からの連絡を待たずに最新のデータを確認できます。これにより、確認作業がスムーズになり、業務の流れを迅速化できるでしょう。
過去の申請書類を探す際、メールやPC内のフォルダを開いて探すのは時間がかかりがちです。
特に、ファイル名や保存場所がバラバラだと、目的の書類を見つけるのに手間取ることが多くはありませんか？
kickflowとOneDriveを連携することで、承認済みの書類を一元管理でき、簡単に検索しやすくなります。
例えば、「2024年3月の出張申請書を確認したい」と思ったとき、OneDrive内の「出張申請」フォルダで検索すれば、すぐに該当ファイルを見つけられるでしょう。
ファイル名に申請日や申請者名を含めるルールを設定すれば、さらにスムーズに検索できるため、業務の効率化につながります。
kickflowとOneDriveを連携させることで、書類管理の手間削減、スムーズな情報共有、検索性の向上といったメリットが期待できます。申請が承認された後の作業を自動化することで、業務の効率が向上し、ミスの防止にもつながるでしょう。特に、書類管理に時間がかかっている人、チームでの情報共有をスムーズにしたい人に、この連携はおすすめです！手作業の負担を減らし、業務をよりスムーズに進めるために、ぜひkickflowとOneDriveの連携を検討してください。
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