KING OF TIMEの前月の勤怠情報を毎月Microsoft Excelに自動追加する方法

KING OF TIMEとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・KING OF TIMEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・トリガーアクションの確認とKING OF TIMEの設定及びループアクションの確認、続くMicrosoft Excelの各オペレーションの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・KING OF TIMEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)まずはKING OF TIMEをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からKING OF TIMEを検索してください。

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KING OF TIMEのアプリアイコンを検索し、クリックします。
KING OF TIMEのマイアプリ登録の方法については、こちらのページも確認しましょう。

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(2)表示されている内容に沿って、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のKING OF TIMEの接続が完了しました。

(3)次にMicrosoft Excelのアプリ連携を行います。
KING OF TIMEのマイアプリ登録と同様に、Microsoft Excelを選択します。

(4)Microsoft Excelのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、Microsoft365アカウントにログインしている場合は必要な操作はなく、そのまま接続が完了します。（未ログインの場合は、接続したいアカウントをクリックしてください）

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて4つです。

・トリガー内容の確認

(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎月、KING OF TIMEで前月の勤怠情報をMicrosoft Excelに追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる「毎月1日の9時になったら」をクリックします。

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(3)今回は例として、『毎月1日、9時になったら稼働する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。

(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・KING OF TIMEの設定

(1)次に、2つ目のアクション「月別勤怠データの一覧を取得」をクリックします。

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(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。

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(3)「年月」などの日時情報を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『前月』を設定したい場合には、【日付】→『前月』の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。

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(4)「所属コード」は、以下の画面のように入力バーをクリックすると、アカウント情報に基づいた内容が『候補』として展開されますので、その情報を引用できます。

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(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・ループアクションの確認

(1)3つ目のループアクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

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(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、繰り返し対象のアウトプットとして「オペレーション：月別勤怠データの一覧を取得」→「アウトプット」を1つ目『従業員識別キーの一覧』2つ目『総勤務回数の一覧』3つ目『平日勤務回数の一覧』を対象として指定しています。

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「オペレーション」や「アウトプット」は状況に応じて任意で設定してください。
（繰り返し対象のアウトプットは、15個まで設定可能です。）

(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

※「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「同じ処理を繰り返す」オペレーションについては、下記ページもご確認ください。

「同じ処理を繰り返す」の設定方法
・同じ処理を繰り返すオペレーションの応用的な使い方

・Microsoft Excelの設定

(1)最後に、4つ目のアクション「レコードを追加する」をクリックします。

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(2)連携したいMicrosoft Excelアカウントの情報を入力後、スクロールして「データベースの連携」の項目を埋めていきます。
以下の画像のように連携したアカウントから情報を引用できます。
（例として、ファイルの保存場所からドライブIDを引用しています。）

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(3)「アイテム名」なども情報の引用が可能です。
項目入力後、［次へ］をクリックします。

(4)次画面でMicrosoft Excelの指定したテーブルに、新しいレコードを追加する設定を行います。
「追加するレコードの値」の項目を入力していきましょう。
以下の画面のように、取得したアウトプットも活用できます。

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(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

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今回使用したテンプレートはこちら

KING OF TIMEを使ったその他の自動化例

他にもKING OF TIMEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

kintoneに登録された情報を連携したKING OF TIMEに追加する‍

データの正確性を高めたい方におすすめのフローです。
kintoneの登録をするだけで、KING OF TIMEに同じ内容が追加されるので、労働時間の管理を登録すると、迅速に情報が反映されます。
また、入力ミスを削減し、業務効率の向上につなげます。

Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する

Notionでの従業員情報の登録をトリガーにKING OF TIMEに自動で情報が追加でき、従来の手入力による作業時間を短縮できます。
共有する情報の正確性を保ち、かつ人的ミスの発生を防止することで、業務進行の円滑化につなげることができるでしょう。

KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知しGoogle Chatに通知する

このフローは、打刻漏れをいち早く把握できる利点があるので、打刻漏れが発生した場合でも迅速に対応でき、正確な出勤データの管理が実現します。
給与計算におけるミスが減少し、従業員の満足度が向上するかもしれません。

まとめ

KING OF TIMEとMicrosoft Excelの自動化により、ヒューマンエラーを減少できるので、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
これにより、企業全体の生産性が向上し、リソースを戦略的に活用することができるかもしれません。
勤怠管理の効率化を目指す企業にとって、適切な勤怠管理は従業員の労働状況の把握や給与計算の正確性向上にもつながるので、このアプリ連携は非常に有用な手段となるでしょう。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。