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利用者のニーズに応じて直感的にアプリを作成できるkintoneは、様々なアプリと連携しやすいというメリットがあります。
今回はプロジェクト管理ツールのBacklogと連携することで、どのように業務が効率化するのかをまとめました！
kintoneとBacklogを利用している方は、ノーコードで連携する方法がわかるので、ぜひ試してみてくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
kintoneのレコード詳細ページから1クリックでBacklogに課題を登録するフローボットです。
kintoneで管理している問い合わせ内容などをBacklogにも連携したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・Backlog、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
[Yoomとは]
では、ここからは実際に「kintoneから1クリックでBacklogに課題を登録する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です。
Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
今回はイチからフローボットを作成せず既にフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
まずは、Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です！
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試す」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
右上の新規作成をクリック！検索窓に「Backlog」と入力するとBacklogのアイコンが出てくるので押しましょう。
ドメインを入力するページが表示されるので入力し、追加を押すと…
↓
上記のような画面に移行するので「許可する」を押します。
Yoomの画面に戻ったらBacklogのマイアプリの登録が完了しました！
↓
次はkintoneのマイアプリ連携ですが、ここから先はヘルプページがあるのでぜひご覧ください。
各アプリとYoomの連携について、このようなヘルプページが用意されている場合があります。
画像付きで詳しく解説してあるので、要チェックです！
マイアプリ連携が終わったら次はフローボットの中身を作っていきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
kintoneのレコード詳細ページから1クリックでBacklogに課題を登録するフローボットです。
kintoneで管理している問い合わせ内容などをBacklogにも連携したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・Backlog、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まず、設定の最中にkintoneのアプリ情報が必要になります。
今回のフローで実際に使用したい内容のアプリを作成し、レコードを追加しておきましょう。
↓
画面左側にあるマイプロジェクトをクリックして「【コピー】kintoneから1クリックでBacklogに課題を登録する」を押します。
そして、右上の編集をクリックしましょう！
↓
次にChrome拡張機能のアイコン「レコード詳細ページから起動」のページに入ります。
まずはChromeの拡張機能をインストールしましょう。
1度インストールしておくと色々なフローボットにも使える便利機能になっています！
インストールが完了したら残りの設定に進みますが、Chrome拡張機能トリガーのタイトルと拡張機能から起動する際のアクションは既に入力がされていますね。
テンプレートは既におおまかな設定がされているため、入力作業は必要最低限になっています。とても便利なんです。
ということで次に進みましょう！
↓
Backlogと連携する「アプリのレコード詳細ページ」のURLをコピペします。
コピペが終わったらテストを押して、成功と表示されたら、アウトプットを取得しましょう。
↓
テスト画面は上記の画像のような状態になっているので、Backlogに追加したい内容のプラスマークを押します。
選択が終了したら下の方にある「アウトプット」と書かれた部分の赤枠内をクリックすると…
上記のようにクリックした内容が表示されるので、項目名を変更していきましょう！
ポイントとして、テスト値の内容に等しい項目名にしたほうが後でわかりやすいです。
すべて完了したら保存を押します。
これでkintoneの設定は完了しました！次はBacklogの設定です。
Backlogのアイコン「課題の追加」のページに入ります。
こちらも先ほどに同じく、既に設定がされているので、次へ進みましょう！
↓
Backlogに追加する課題の内容を決めていきます。
ドメインやプロジェクトIDは画面の赤枠にそってコピペでOKです。
その他も任意の内容にしていくのですが、先ほど取得したアウトプットも選択可能です。
画像のようにボックス内にカーソルを合わせて赤枠部分をクリックすると、追加したアウトプットが一覧表示されます。
そこから任意のものを選択してくださいね！
↓
入力が終わったら保存を押しましょう。
そのままkintoneのレコード詳細ページへ行き、chrome拡張機能からYoomをクリックすると、Backlogに同じ内容が追加されるようになります！
これにてフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！
■概要
kintoneのレコード詳細ページから1クリックでBacklogに課題を登録するフローボットです。
kintoneで管理している問い合わせ内容などをBacklogにも連携したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・Backlog、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやBacklogのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Backlogで課題が追加・更新されたらkintoneに反映する連携も可能です。
また、kintoneで課題が更新されたらBacklogに反映することもできます。
■概要
Backlogで課題が追加されたら、自動的にkintoneの指定のアプリにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をkintoneでも管理する際などにご利用ください。
■注意事項
・Backlog、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからkintoneに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する
kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。
◼️概要
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。
kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogleスプレッドシートにも転記することができます。
また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Googleスプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。
◼️注意事項
・kintone、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するkintoneやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelのシートに自動的に情報を連携するフローボットです。
kintoneの情報をMicrosoft Excelに同期したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft Excelのテーブル（表）の一番下の行にkintoneの情報を追加します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneでレコードが登録されたら、レコードの詳細情報を取得して自動的にSalesforceの取引先オブジェクトに取引先を登録します。
kintoneで管理している企業情報とSalesforceを連携する場合にご活用ください。
■注意事項
・kintone、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する
Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。
■概要
Googleフォームに新しく回答が送信されたら、kintoneに回答内容をレコードに追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneに情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
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■注意事項
・Googleフォーム、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotとkintoneを利用している企業やチーム
2.データ入力や管理業務を効率化したい方
3.顧客情報の一元管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力の手間を省き、リアルタイムで正確なデータ管理が可能となり、顧客情報の一元管理が実現し、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・データの一貫性を保つことで、マーケティングや営業活動の質も向上します。
■注意事項
・Hubspot、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する
kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
kintoneに新しくレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneとMicrosoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する
Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。
■概要
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体の予定やタスク期日の可視化に有効的なツールです。
Backlogでタスクを管理しその期日をGaroonに登録することで、迅速な課題解決へ繋げます。
しかし、Backlogのタスク内容をGaroonに手作業で入力するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業にかかる時間を省き、コア業務に注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Backlogのタスク情報を自動でGaroonに登録できるため、手入力を省き手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogに課題が登録されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を登録するフローボットです。
Googleカレンダー上でBacklogの課題のスケジュールを管理したい場合にご利用ください。
Googleカレンダーへ登録する内容を自由に変更してください。
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからGoogleカレンダーに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
ワークフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加する
ジョブカン経費精算・ワークフローやコラボフローなどで申請が行われたらBacklogにタスクを自動で追加します。
■概要
kickflowで申請が行われたらBacklogにタスクを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowで業務管理を行っている方
・従業員の申請手続きをkickflowで管理している方
・申請や承認プロセスの可視化に役立てている方
2. 業務でBacklogを活用して業務を進めている方
・kickflowの申請内容をタスクとして追加したい方
・タスク管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowから申請が行われた後は、申請内容を元にしたタスクが必要となるケースがあります。
しかし、タスク管理ツールとしてBacklogを利用している場合、毎回のタスク追加の作業は煩雑となり時間がかかります。
このフローでは、kickflowで申請が行われると自動でBacklogにタスクとして追加することができ、手動による入力作業を効率化します。
Backlogを確認することで、常に最新のタスクがタイムリーに追加されていくため、メンバーへの割り振りや優先順位の管理が楽になります。
また、申請業務における作業の抜け漏れも防止できるため、業務運営を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・kickflow、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Backlogによるタスク管理を行う企業
・チーム内のプロジェクト全体の進捗を把握している方
・タスクに関連する資料を収集する担当者
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはプロセスの可視化により、業務の透明性を高くと持つために有効的です。
さらにBacklogを併せて活用することで複雑なタスクも細かく管理することができ、よりスムーズな業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を毎回Backlogに手動で入力することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手入力によるミスを削減し、業務効率を上げたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、自動でBacklogにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きヒューマンエラーを未然に防ぎます。
また入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、コア業務に集中することができます。
■注意事項
・コラボフロー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを活用している企業
・経費精算の申請を担当する経理部門担当者
・承認プロセスを自動化し活用している方
2.Backlogによるタスク管理を行う企業
・チーム内のプロジェクト全体の進捗を把握している方
・タスクに関連する資料を収集する担当者
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは手入力や書類のやり取りを削減し、業務効率の向上に有益なツールです。
同時にBacklogを活用することで、タスクの詳細事項を管理することができ、課題解決をスムーズに行います。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容を手入力でBacklogに追加するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
チーム内での素早い情報共有を目指す方にこのフローは有効です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容を基にして自動でBacklogにタスクを作成します。
入力作業を省くことで、コア業務に時間を使えるだけでなく、入力ミスを防ぐことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
Backlogに課題が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する
Backlogに課題が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Backlogの課題ごとにGoogle Driveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・Backlogで新規課題が追加された際に、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
■注意事項
・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogで新しいタスクが発生するたびに、関連ファイルを格納するためのBoxフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、案件が増えると手間がかかり、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、こうした手作業から解放され、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
探してみると、自動化できるこまかいフローや、明らかに時間短縮につながりそうなフローはたくさんあると思います。
日々向き合うタスクの中に自動化できそうなフローがないか思い浮かべながら、ぜひテンプレートギャラリーをご覧くださいませ！
1.データ管理が容易になる！
kintoneにBacklogのデータを集約すると、プロジェクト全体の管理が簡単になるでしょう。
Backlogの課題に対してkintone上で編集をしたり、詳細を追記したりできるようになれば、より細やかなタスク管理も可能ですよね！
2.チームで情報共有がしやすくなる！
異なるツールを使い分けていると、チーム内で認識のズレやラグが起きやすいもの。
しかし、連携することで情報共有がスムーズになるでしょう。
開発チームは主にBacklog、非技術チームはkintoneでプロジェクトを管理していても、同じ情報を同じタイミングで共有できればコミュニケーションもスムーズにいきますよね！
3.二度手間がなくなる！
2つのアプリに同じタスクを入力するという反復作業の必要がありません。これにより二度手間がなくなり、効率アップが期待できるでしょう。
「記入する」というシンプルなフローではありますが、毎日ともなると負担は大きいはず。
連携して自動化できれば時間の節約にもなりますよね！
kintoneとBacklogの連携は、Yoomのテンプレートを使用することで簡単に行えます！
今回のフローボットを応用して他のアプリと連携させることもできるので、プロジェクトやチームの目的に応じるふさわしいフローボットの作成も可能です。
業務を自動化できれば効率アップも夢ではありません。集中できる時間も増えるのでメリットばかりです。ぜひフローボットを作成してみてくださいね！
