kintoneとboardでステータスが更新されたら請求書を自動発行しよう！

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. kintoneとboardをマイアプリ登録
2. kintoneでステータスが更新されたら起動するトリガーを設定
3. kintoneでレコードを取得するアクションを設定
4. boardで案件の登録をするアクションを設定
5. kintoneとboardの自動化の動作確認

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ステップ1:kintoneとboardをマイアプリ登録

Yoomにkintoneとboardを接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定が簡単です。

まず、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのヘルプページに記載があるので、参照して登録してください。

続いて、boardのマイアプリ登録を行います。
こちらもヘルプページに記載があるので、登録をしましょう。

kintoneとboardがマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。

ステップ2:kintoneでステータスが更新されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面を読み、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初に、kintoneの設定から始めるため、「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→ステータスが更新されたら(Webhook起動)
  

以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
kintoneのWebhook設定方法は、こちらから確認してください。
Wehookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:kintoneでレコードを取得するアクションを設定

続いて、レコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する
  

スクロールし、「アプリID」を設定してください。
候補から選択するか、説明の通りに設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」のアウトプットを利用して、以下のように設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックしてアウトプットを選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:boardで案件の登録をするアクションを設定

続いて、boardの設定を行うため、「案件の登録(一括請求)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「boardと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→案件の登録(一括請求)
  

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

• 「APIキー」→説明を確認して設定
• 「案件名」→アウトプットから選択
  ※「レコードを取得する」のアウトプットから「件名」を選択してください。
  

スクロールして、説明を確認し、「顧客ID」と「ユーザーID(担当者ID)」を設定しましょう。

スクロールし、「見積日」を設定してください。
「日付」→「今日」→「%Y-%m-%d」の順でクリックしましょう。
※必ず「2024-10-11」という形式で設定してください。

スクロールして、以下の設定を行いましょう。

• 「受注ステータス」→任意で設定
• 「請求日」→アウトプットから選択
  ※「レコードを取得する」のアウトプットから「請求日」を選択します。

必要な項目があれば、設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ5:kintoneとboardの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

その他のkintoneとboardを使った自動化の例

1.kintoneに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を自動登録するフローです。
顧客情報が自動登録されるため、転記作業が不要になります。
手入力による登録がなくなり、入力ミスや漏れを防ぐことができます。

2.kintoneに案件情報が登録されたら、自動的にboardに案件情報を登録（定期請求）するフローです。
案件情報を一元管理することで、データを探す手間が省けます。
定期請求が行われることで、確実に請求処理ができるでしょう。

3.boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを自動登録するフローです。
案件登録が自動化され、常に最新の情報を得られます。
手動での案件登録の手間が省け、担当者の負担が軽減されます。

まとめ

本記事では、kintoneのステータス更新時にboardで請求書を自動的に発行する方法をご紹介しました。
請求書発行のプロセスを自動化することで、業務効率と正確性が向上するでしょう。
これにより、手動で請求書を発行する手間が省け、担当者は重要な業務に専念できるようになります。
ぜひ、この記事を参考にして、自動化の導入を検討してください。

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