kintoneでは営業の進捗状況を管理、boardでは請求書や納品書の作成や顧客情報の管理をしている方は多いのではないでしょうか。
ステータスが更新されるたびにboardへ手作業で顧客登録するのは手間だし、面倒ですよね。
kintoneとboardを連携することで、時間のかかっていた顧客登録プロセスを自動化して、業務の効率向上が期待できます！
また、手動でのデータ入力の手間を省けるので、スピーディーな情報共有が可能になるでしょう。
本記事では、kintoneとboardを連携するメリットや具体的な連携方法について画像付きで詳しく解説します。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携が可能となり、迅速な導入と柔軟なカスタマイズが実現可能です。
手動でのデータ入力の手間を省き、正確なデータ管理への第一歩を踏み出しましょう。
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、boardに新規の顧客情報を登録するフローです。
こんな方におすすめ
- kintoneとboardを活用している方
- kintoneとboardを連携して、業務効率化を考えている方
- kintoneとboardを連携して、顧客情報の管理業務の精度を上げたい方
- kintoneとboardを連携して、登録忘れや顧客情報の転記ミスを減らしたい方
kintoneとboardを連携するメリット
メリット1: データ入力の手間が削減できる
kintoneとboardを連携すると、ステータスが更新された際に自動的にboardに顧客情報が登録されるようになるため、手動でのデータ入力にかかっていた手間を削減できるはずです。
この手間がなくなることで、その他の業務に集中する時間を増やすことができ、業務の生産性向上が図れるかもしれません。
メリット2: クラウド上での情報管理が楽になる
kintoneとBoardを連携することで、複数のシステムやファイルで管理されていたデータが一元化できるようになり、一方のツールのみで管理しやすくなるはずです。
情報更新も素早く反映される上、社内にいなくても見積書や請求書が作成可能となると予想されます。
効率的かつ安全な情報管理につながりそうですね。
kintoneとBoardを連携してできること
kintoneとBoardのAPIを連携すれば、kintoneの情報をBoardに自動で連携することが可能になります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとBoardの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する
このテンプレートを活用すれば、手動でboardに登録する手間は省くことができるでしょう。これにより、顧客登録フローを自動化できるため、ヒューマンエラーなどを防止することが期待できそうです。
kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、boardに新規の顧客情報を登録するフローです。
kintoneに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を自動登録
顧客情報が自動登録されるため、転記作業が不要になります。
これにより手入力による登録がなくなり、入力ミスや漏れを防ぐことができます。
kintoneに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録する
試してみる
kintoneに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録するフローです。
kintoneとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとBoardの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとboradをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定およびboradのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
freee会計で経費申請が承認されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
freee会計で経費申請が承認されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
ステップ1:マイアプリ連携
kintoneとYoomを連携する
kintoneのマイアプリ登録は以下のナビを参考に進めてください。
kintoneのマイアプリ登録方法はヘルプページもございますので確認してみてください。
マイアプリ登録がうまくいかない場合はkintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法についてを参照してください。
boardとYoomを連携する
boardのマイアプリ登録方法の、ヘルプページを参考に設定してください。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。（参照ページ)
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートをコピーする
今回はYoomで用意されているテンプレートを使用します。
以下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしましょう。
kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、boardに新規の顧客情報を登録するフローです。
「OK」をクリックしましょう。
コピーが完了すると、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更してくださいね。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ3：kintoneのトリガーを設定（ステータスが更新されたら）
ではkintoneのアプリトリガーを設定しましょう。
「ステータスが更新されたら」を選択します。
次に「連携アカウントとアクションを選択」の画面になります。
こちらは設定ができている状態のため、連携しているアカウントが間違っていないか確認したら、次へをクリックしましょう。
以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をする必要があるので、kintoneでWebhook設定を行うの記事を参考に設定してください。
ここに表示されているWebhookURLをコピーして、kintoneの管理画面で設定しましょう。
今回はステータスの更新をトリガーにするので、kintone側でプロセス管理の設定も行います。
kintoneに移動して、設定一覧からプロセス管理を選択します。
こちらを参考に、設定しましょう。
今回はboardに顧客登録をしたいので、顧客名のアウトプット（取得した値）が必要です。
以下はkintone側の画面です。
実際にkintoneのステータスを更新してみましょう。
その後Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプット（取得した値）として情報が取得できます。
アウトプット（取得した値）はフローボットが起動する度に変動する値です。
今回はこのkintone上のユーザーの項目に登録している「ユームユウ」をフローボットに、データとして取り込む必要があります。
アウトプット（取得した値）欄の「取得する値を追加」を選択するとkintoneと同一の顧客名「ユームユウ」が入っている部分があるので、＋マークをクリックします。
アウトプット（取得した値）に表示されたら、「ユームユウ」にカーソルを合わせると鉛筆マークが出ます。
クリックして以下のように編集しましょう。
今回はユーザーとして保存します。
ステップ4：kintoneのアクションを設定（レコード情報を取得）
次に「レコード情報を取得」をクリック。
連携しているアカウント情報を確認し、アクションはそのままで次に進みます。
- サブドメイン名:URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
- アプリID・レコードID:アウトプット内「ステータスが更新されたら」からそれぞれ選択します。
テストをクリック→テスト成功したら保存します。
ステップ5：boardのアクションを設定（顧客の登録）
次に「顧客の登録」をクリック。
連携しているアカウント情報を確認し、アクションはそのままで次に進みます。
ここでは必須項目を設定していきます。
- APIキー:設定ページで取得したキーを入力してください。生成方法はこちら
-
顧客名・顧客略称名:アウトプット内「ステータスが更新されたら」からそれぞれ選択します。
- デフォルト支払条件ID:候補から選択します。
テストして成功したら保存します。
board側では以下の画面となります。無事に登録できましたね。
ステップ６：トリガーをONに設定する
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
boardのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを自動登録するフローです。
案件登録が自動化され、常に最新の情報を得られます。
手動での案件登録の手間が省け、担当者の負担が軽減されます。
boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを登録する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
kintoneとboardを活用したその他の自動化例
Yoomでは、kintoneとboardを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、kintoneとboardに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します
kintoneを使った自動化例
タスク管理ツールの情報をkintoneに自動追加したり、kintoneのレコード情報を、Google Driveにフォルダを作成することが可能になります。
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「HubSpotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する」ワークフローは、HubSpot上で登録されたお客様情報を自動でkintoneに反映し、入力工数やヒューマンエラーを抑えながら、チーム内で最新の顧客データ共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで獲得したリードをkintoneに手作業で登録している営業担当者
・HubSpotとkintoneの2つのシステムで顧客情報を管理しており、転記ミスに悩むCRM運用担当者
・最新の顧客データをチーム全体で一元管理して業務効率を高めたいマーケティング担当者
・顧客情報の更新漏れやダブルワークを防ぎたい経営者やチームリーダー
■注意事項
・kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloに新規カードが作成されたら、kintoneにレコードを登録する
試してみる
Trelloに新規カードが作成されたら、kintoneに連携してレコードを登録するフローです。
Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後kintoneに追加する」ワークフローは、Zoomで行った通話内容を自動で文字起こしし、その後、OpenAIで要約を行い、最終的にその要約をkintoneに追加する仕組みです。
これにより、会議や通話内容を効率的に要約し、kintoneでの後追いや管理が容易になります。通話内容を簡潔にまとめ、素早く共有できるため、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して会議や通話を行い、その内容を後から確認したり共有したりする必要がある方
・会議の内容を要約してkintoneで整理したい担当者
・OpenAIを使って文字起こしや要約作業を自動化し、業務を効率化したいチームリーダー
・通話や会議の内容を簡単に整理・分析し、後で活用したいプロジェクト管理者
・kintoneを活用して情報の一元管理を進めている方
■注意事項
・OpenAI、Zoom、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
kintoneにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成しメールで通知する
試してみる
■概要
kintoneに新しい案件や顧客情報が登録されるたびに、関連書類を保管するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成し、関係者へメールで通知する、といった定型業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google Driveへのフォルダ作成からメール通知までの一連の業務を自動化でき、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・kintoneへのデータ登録後の、関係者への情報共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・kintoneを中心とした業務フローの自動化を進め、生産性を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
boardを使った自動化例
boardの案件情報をGoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーに自動追加したり、Backlogの課題をboardに追加することができます。
Backlogで課題が登録されたら、boardに案件を追加する
試してみる
■概要
「Backlogで課題が登録されたら、boardに案件を追加する」業務ワークフローは、Backlogで新しい課題が生まれるたびにboardへの登録を自動化します。
Backlogとboard連携により、手入力の手間や抜け漏れを減らし、チームの進捗管理をスムーズに。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogで課題管理を行いながら、boardにも同じ情報を手作業で転記していて面倒を感じているプロジェクト担当者
・タスクの登録漏れや二重入力が原因で進捗管理にミスが生じやすいチームリーダー
・Backlogとboardの連携を活用して、小規模チームでもタスクを漏れなく可視化したいスタートアップ
・Backlogでの課題登録をトリガーにした自動化を検討中のIT部門や業務改善担当者
・フローボットによる業務ワークフローを導入して手作業をなくし、他の自動化シナリオへ拡張したいシステム管理者
■注意事項
・Backlog、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
boardで管理している案件の情報を、都度Googleカレンダーに手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。スケジュール管理に関する手作業をなくし、より正確で効率的な案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとGoogleカレンダーを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
・boardの案件情報を基にしたスケジュール管理のミスや漏れを防止したいチームリーダーの方
・Googleカレンダーとboardの連携を自動化し、業務全体の効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・board、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
指定スケジュールになったら、boardで請求リストを取得してNotionに追加する
試してみる
■概要
boardで管理している請求情報を、手作業でNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的に発生するこの作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから自動で請求情報を取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消し、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとNotionを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
・Notionのデータベースを活用して請求状況を可視化し、チームで共有したい方
・毎月発生する請求情報の集計や管理業務を自動化し、効率化を目指す担当者の方
■注意事項
・board、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は「kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する」フローボットをご紹介しました。
kintoneとboardを連携することで、面倒だった顧客登録プロセスを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができそうですね。
特に、手動でのデータ入力の手間を省けるため、登録ミスや遅延なども防げるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合に通知を受け取れますか？
A：
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
Q：特定のステータスになった時だけ連携できますか？
A：
はい。可能です。
分岐のオペレーションを活用することで、特定の条件の会話が開始されたら、フローボットが進むように設定することもできます。
分岐については以下を確認してください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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