kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
ChatGPTを使用すると、文字起こしや翻訳など様々な業務を自動化できて大変便利ですよね。
しかし、AIツールと情報管理ツールを別々に使っていると、それぞれの画面で操作が必要となり、手作業を減らすことが難しくなってきます...
そこで、Yoomを活用したアプリ連携のご紹介！
kintoneとChatGPTを連携した自動化フローボットを取り入れることで、データ登録からテキストの生成、結果の格納までをシームレスに行えるようになります。
手動作業が削減されて、対応時間の短縮も見込めるでしょう。
今回はkintoneとChatGPTを連携することで、日々のデータ管理業務がどれほど効率化されるのかを解説します！
みなさん、ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
- kintoneとChatGPTを活用している方
- kintoneとChatGPTを連携して、業務効率化を考えている方
- kintoneとChatGPTを連携して、保持している登録情報の整理を行なっている方
- kintoneとChatGPTを連携して、手動作業を削減したいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
[Yoomとは]
「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」フローボットの作り方
ここからは、「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」ことができるフローボットを、実際にYoomを活用して作成する方法をご紹介します！
Yoomが用意したテンプレートを使用して作成するので、下記手順通りに行えば簡単に作成できます。
ぜひ、試してみてくださいね！
〈注意事項〉
※AIオペレーション機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
こちら有料プランですが、2週間のトライアル期間があるので、無料でお試しいただけます！
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、始める前にプランをご確認ください。
※今回使用するテンプレートにはChatGPTの利用が含まれます。別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
ステップ1:テンプレートをコピーする
Yoomのテンプレートを使用するために、まずはこちらからアカウントの発行を行ってください。
アカウント登録が済んだら、下記「試してみる」より、フローボットを作成していきましょう！
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
ステップ2:YoomにkintoneとChatGPTマイアプリ連携
まずは、YoomにkintoneとChatGPTを連携しましょう。
プロジェクト一覧の中にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧からkintoneを選択します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを、こちらのkintoneの連携方法をご参照いただき、入力してください。
今度は同様にChatGPTをマイアプリ登録します。
再度「+新規接続」をクリックし、新規接続一覧の中からChatGPTを選択してください。
アカウント名・アクセストークンを、こちらのChatGPTの連携方法をご参照いただき、入力してください。
これでkintoneとChatGPTがYoomにマイアプリ連携されました！
ステップ3:アプリトリガーの設定
次に、アプリトリガーの設定をしていきます！
プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックし、「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」フローボットをクリックしてください。
右上の「編集する」をクリックします。
これで、テンプレートを自由に編集できるようになったので、設定していきましょう！
一番上の「レコードが登録されたら(即時起動)」をクリックします。
こちらのページは、そのまま「次へ」をクリックします。
次に、Webhookイベント受信設定を行います。
WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
※注意）通知を送信する条件は、必ず「レコードの追加」にチェックを入れてください。
設定が完了したら、テストをし保存してください。
ステップ4:登録されたレコード情報を取得する
次に「登録されたレコード情報を取得」をクリックします。
先ほど同様、タイトル～実行アクションまでは変更不要です。
アプリIDは、アウトプットの「レコードが登録されたら」の中にある「アプリID」をクリックしてください。
※解説）上記のように設定することで、新しくkintoneにレコードが登録されたときに、そのアプリIDを自動で引用できます。
次に、取得したいレコードの条件を設定します。
Type image caption here (optional上記画像のように設定されているので、ここは何も変更せずにそのままテストを行ってください。
テストが成功したら保存します。
ステップ5:テキストを生成する
次は「テキストを生成」をクリックします。
こちらのページも、一切変更不要の為このまま「次へ」をクリックします。
API接続設定をします。
メッセージ内容：ご利用用途に合わせて変更してください。
※補足）例えば、kintoneに登録した文字起こしの情報をChatGPTを使用し要約したい場合は上記のように設定してください。
尚、「登録されたレコード情報を取得」の中にある「会社名」「文字起こし」等のワードは、ご自身が登録した内容で反映されるので、上記画像とは違うワードが反映されている可能性がございます。
ステップ6:レコードを更新する
今度は「レコードを更新する」をクリックします。
データベースの連携は、先ほど、ステップ4:登録されたレコード情報を取得するで行った設定と同様です。
タイトル～実行アクションまでは変更不要です。
アプリIDは、アウトプットの「レコードが登録されたら」の中にある「アプリID」をクリックしてください。
「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件でレコード番号＝とまで設定し、欄に「登録されたレコード情報を取得」の中からレコード番号を選択して引用します。
更新後のレコードの値で更新したい箇所の欄をクリックし、「テキストを生成」の中にある「返答内容」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、kintoneにレコードが登録されたら自動で、その文字列の情報などを要約し、その要約結果を取得してレコード更新することができます。
最後に、トリガーボタンをONにしてください。
これで、「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」フローボットの完成です！
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneやChatGPTを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやChatGPTのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
kintoneとChatGPTのその他の自動化例
フォーム回答があったらChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加したり、定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成し、kintoneに保存することができます。
さらに、受信メールの本文をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加することも可能です。
受信メールの本文をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加する
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■概要
「メールの内容をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加する」フローは、受信したメールの内容をAIで感情的な側面から分析し、その結果をkintoneに自動的に記録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、ChatGPTとkintoneとの連携がスムーズに実現し、効率的なメール対応業務をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々大量のメールを受信し、その内容を効率的に分析したい営業担当者の方
・kintoneを使用して業務データを管理しており、感情分析を手作業で行っている担当者の方
・ChatGPTのAI機能を活用して業務プロセスを自動化したいIT管理者の方
・問い合わせメールの分析を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
・顧客のフィードバックを感情的視点から理解し、サービス改善に活用したいマーケティング担当者の方
■注意事項
・ChatGPT、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成し、kintoneに保存する
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■概要
「定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成し、kintoneに保存する」フローは、顧客情報の取得と案内文作成の自動化を実現する業務ワークフローです。
ChatGPTとkintoneの連携により、効率的なコミュニケーションが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理を行っている担当者の方
・ChatGPTを利用して顧客対応の自動化を検討している企業
・効率的な案内文作成を目指すマーケティングや営業、カスタマーサポート担当者の方
■注意事項
・kintone、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
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フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
kintoneを活用した自動化例
kintoneにレコードが登録されたら、社員を登録する
手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保てるようになるでしょう。
kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録する
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kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する
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kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに社員を登録する
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kintoneにレコードが登録されたら、カオナビに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneにレコードが登録されたらフォルダを作成
kintoneにレコードが登録されたら自動で新しいフォルダを作成するため、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。
kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成
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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でboxにフォルダを自動的に作成します。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらメールを送る
追加されたレコード内容が自動送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるはずです。
kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送る
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookでメールを送信するフローです。
ChatGPTを活用した自動化例
ChatGPTを使って回答種別を分け、Google スプレッドシートに追加することでデータの蓄積を一元化することができます。
また、Notionでページが作成されたらChatGPTで要約し、Notionに記録することで、重要なポイントを迅速に把握できます。
Notionでページが作成されたらChatGPTで要約し、Notionに記録する
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■概要
このワークフローでは、Notionに新しいページが追加された際に、自動的にChatGPTがその内容を要約して同じNotion内に要約結果を記録します。これにより、膨大な情報も簡潔に把握でき、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを日常的に利用しており、情報整理に手間を感じている方
・ChatGPTを活用してコンテンツの要約や分析を自動化したい方
・チーム内での情報共有を効率化し、作業時間を短縮したいプロジェクトマネージャー
・Yoomを使って様々なSaaSアプリを連携し、業務ワークフローを最適化したいIT担当者
・情報の整理整頓と迅速な共有を両立させたいビジネスオーナー
■注意事項
・NotionとChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
・Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する
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■概要
・Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分けGoogleスプレッドシートに情報をします。
・フォームの回答内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。
■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bluRKYuqY7oMyXdaQN3HezyanrlLJaYzryrUg-lS4pk/edit#gid=0
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：フォーム用に、名前や連絡先、質問内容等、必要な項目を設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatGPTを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：会話する
・メッセージ内容：①で取得した問い合わせ内容などのテキストを埋め込み、以下のような判定を指示します。
・ロール：ChatGPTの回答ロールを選択してください。※基本はユーザーの設定
・temperature：0～2未満の値で指定します。0.8のように高い値はランダム性が増し、0.2のように低い値はより集中的かつ決定論的にします。
・最大トークン数：生成される回答に許可されるトークンの最大数です。デフォルトでは、4096トークンとなります。
・モデル：ChatGPTのAIモデルを選択します。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
ーーーーーーーーーーーーーーー
{{問い合わせ内容}}
この文章を確認して、営業に関する内容であれば「営業」、質問に関する内容であれば「質問」
スパムのような内容であれば「スパムの可能性」という判断してください。
ーーーーーーーーーーーーーーー
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Eと設定しています。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットや②で取得した判定結果を埋め込みます。
※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
■注意点
・ChatGPT/OpenAIのAPI使用は有料です。お使いのOpenAIのプランによっては使用できない可能性があるので、事前にプランをご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687581
メールへの返信内容をChatGPTで生成して返信する
メールの返信文作成を自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
試してみる
■概要
「Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、OutlookとChatGPTの連携により自動で返信文を生成し送信までをスムーズに行うことができます。
これにより手間を減らしつつ質の高いメール対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、多くのメール対応に時間を割いているビジネスパーソン
・メール返信の品質を維持しつつ、業務効率を向上させたい企業のサポート担当者
・ChatGPTとOutlookの連携を活用して、メール対応の自動化を図りたいIT担当者
・日常業務でのRPAやAI活用に関心があり、具体的なワークフローを探している方
■注意事項
・ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
kintoneとChatGPTを連携するメリット
メリット1: テキスト生成・格納を自動化できる！
ChatGPTとkintoneを連携すると、情報が登録後にChatGPTでテキストを生成して、作成結果をkintoneのデータベースに格納できます。
人の手でレコード情報を翻訳したり、要約する手間を省けるので、業務負担が軽減できるはずです！
例えば、会議の議事録を作成したいときに、会議の文字起こし情報をkintoneに登録すると、ChatGPTが自動で議事録を作成します。
これにより、議事録作成から格納までの一連の流れを自動化でき、業務効率の向上が図れるかもしれません。
メリット2: 迅速な情報共有が可能に！
kintoneとChatGPTを連携すると、テキスト生成からデータの格納までの作業を自動化できるようになると予想されます。
そのため、議事録等を作る手間が無くなり、迅速にチームに共有できるようになるでしょう。
手動作業を行なっていたときに発生していたタイムラグが無くなり、チームの結束を強化できるようになるかもしれません！
まとめ
本記事でご紹介したフローボットを実際に使用すると、kintoneに追加したレコード内容をわざわざ確認しなくても、ChatGPTが自動でテキスト生成したものをkintoneのデータベースに更新できます。
アプリ連携を取り入れることで、日常業務の手間を省き、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。
Yoomでは、さまざまな業務に対応したフローボットがたくさんあります。
ぜひこちらのテンプレートギャラリーからどのような業務を自動化できるのか確認してみてください！
自動化で業務をステップアップしていきましょう！
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