kintoneのレコードを登録したらChatGPTでテキストを自動で生成する方法

[Yoomとは]

「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」フローボットの作り方

ここからは、「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」ことができるフローボットを、実際にYoomを活用して作成する方法をご紹介します！
Yoomが用意したテンプレートを使用して作成するので、下記手順通りに行えば簡単に作成できます。
ぜひ、試してみてくださいね！

〈注意事項〉
※AIオペレーション機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
こちら有料プランですが、2週間のトライアル期間があるので、無料でお試しいただけます！

※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、始める前にプランをご確認ください。

※今回使用するテンプレートにはChatGPTの利用が含まれます。別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

ステップ1:テンプレートをコピーする

Yoomのテンプレートを使用するために、まずはこちらからアカウントの発行を行ってください。
アカウント登録が済んだら、下記「試してみる」より、フローボットを作成していきましょう！

ステップ2:YoomにkintoneとChatGPTマイアプリ連携

まずは、YoomにkintoneとChatGPTを連携しましょう。
プロジェクト一覧の中にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックしてください。

マイアプリの新規接続一覧からkintoneを選択します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを、こちらのkintoneの連携方法をご参照いただき、入力してください。

今度は同様にChatGPTをマイアプリ登録します。
再度「+新規接続」をクリックし、新規接続一覧の中からChatGPTを選択してください。
アカウント名・アクセストークンを、こちらのChatGPTの連携方法をご参照いただき、入力してください。

これでkintoneとChatGPTがYoomにマイアプリ連携されました！‍

ステップ3:アプリトリガーの設定

次に、アプリトリガーの設定をしていきます！
プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックし、「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」フローボットをクリックしてください。

右上の「編集する」をクリックします。
これで、テンプレートを自由に編集できるようになったので、設定していきましょう！

一番上の「レコードが登録されたら(即時起動)」をクリックします。
こちらのページは、そのまま「次へ」をクリックします。
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次に、Webhookイベント受信設定を行います。

WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
※注意）通知を送信する条件は、必ず「レコードの追加」にチェックを入れてください。
設定が完了したら、テストをし保存してください。

ステップ4:登録されたレコード情報を取得する

次に「登録されたレコード情報を取得」をクリックします。
先ほど同様、タイトル～実行アクションまでは変更不要です。
アプリIDは、アウトプットの「レコードが登録されたら」の中にある「アプリID」をクリックしてください。
※解説）上記のように設定することで、新しくkintoneにレコードが登録されたときに、そのアプリIDを自動で引用できます。

次に、取得したいレコードの条件を設定します。

上記画像のように設定されているので、ここは何も変更せずにそのままテストを行ってください。
テストが成功したら保存します。

ステップ5:テキストを生成する

次は「テキストを生成」をクリックします。

こちらのページも、一切変更不要の為このまま「次へ」をクリックします。

API接続設定をします。
メッセージ内容：ご利用用途に合わせて変更してください。
※補足）例えば、kintoneに登録した文字起こしの情報をChatGPTを使用し要約したい場合は上記のように設定してください。
尚、「登録されたレコード情報を取得」の中にある「会社名」「文字起こし」等のワードは、ご自身が登録した内容で反映されるので、上記画像とは違うワードが反映されている可能性がございます。

ステップ6:レコードを更新する

今度は「レコードを更新する」をクリックします。
データベースの連携は、先ほど、ステップ4:登録されたレコード情報を取得するで行った設定と同様です。
タイトル～実行アクションまでは変更不要です。
アプリIDは、アウトプットの「レコードが登録されたら」の中にある「アプリID」をクリックしてください。
「次へ」をクリックします。

更新したいレコードの条件でレコード番号＝とまで設定し、欄に「登録されたレコード情報を取得」の中からレコード番号を選択して引用します。
更新後のレコードの値で更新したい箇所の欄をクリックし、「テキストを生成」の中にある「返答内容」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、kintoneにレコードが登録されたら自動で、その文字列の情報などを要約し、その要約結果を取得してレコード更新することができます。

最後に、トリガーボタンをONにしてください。
これで、「kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する」フローボットの完成です！

kintoneやChatGPTを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやChatGPTのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneとChatGPTのその他の自動化例

フォーム回答があったらChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加したり、定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成し、kintoneに保存することができます。
さらに、受信メールの本文をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加することも可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたら、社員を登録する

手入力を省くことでヒューマンエラーの回避にもつながり、共有する情報の透明性を保てるようになるでしょう。

kintoneにレコードが登録されたらフォルダを作成

kintoneにレコードが登録されたら自動で新しいフォルダを作成するため、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。

kintoneにレコードが登録されたらメールを送る

追加されたレコード内容が自動送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるはずです。

ChatGPTを活用した自動化例

ChatGPTを使って回答種別を分け、Google スプレッドシートに追加することでデータの蓄積を一元化することができます。
また、Notionでページが作成されたらChatGPTで要約し、Notionに記録することで、重要なポイントを迅速に把握できます。

メールへの返信内容をChatGPTで生成して返信する

メールの返信文作成を自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。

kintoneとChatGPTを連携するメリット

メリット1: テキスト生成・格納を自動化できる！

ChatGPTとkintoneを連携すると、情報が登録後にChatGPTでテキストを生成して、作成結果をkintoneのデータベースに格納できます。
人の手でレコード情報を翻訳したり、要約する手間を省けるので、業務負担が軽減できるはずです！
例えば、会議の議事録を作成したいときに、会議の文字起こし情報をkintoneに登録すると、ChatGPTが自動で議事録を作成します。
これにより、議事録作成から格納までの一連の流れを自動化でき、業務効率の向上が図れるかもしれません。

メリット2: 迅速な情報共有が可能に！

kintoneとChatGPTを連携すると、テキスト生成からデータの格納までの作業を自動化できるようになると予想されます。
そのため、議事録等を作る手間が無くなり、迅速にチームに共有できるようになるでしょう。
手動作業を行なっていたときに発生していたタイムラグが無くなり、チームの結束を強化できるようになるかもしれません！

まとめ

本記事でご紹介したフローボットを実際に使用すると、kintoneに追加したレコード内容をわざわざ確認しなくても、ChatGPTが自動でテキスト生成したものをkintoneのデータベースに更新できます。
アプリ連携を取り入れることで、日常業務の手間を省き、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。

Yoomでは、さまざまな業務に対応したフローボットがたくさんあります。
ぜひこちらのテンプレートギャラリーからどのような業務を自動化できるのか確認してみてください！
自動化で業務をステップアップしていきましょう！