kintoneとChatworkを連携して、問い合わせフォームに入力された内容をkintoneのアプリに追加して、その旨をChatworkに通知する方法

ステップ1：kintoneとChatworkをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kintoneをクリックします。
(3)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。

kintoneマイアプリ登録方法

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

(4)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

(5)次にChatworkの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からChatworkをクリックします。
(5)お持ちのアカウントでログインをします。
(6)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにkintoneとChatworkが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Yoomの問い合わせフォームの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「問い合わせフォーム」をクリックします。

(2)「フォーム作成」画面から、質問内容と質問方法を入力します。

下へ進み、問い合わせ完了時に表示されるメッセージ内容を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、取得した値を確認します。
赤枠をクリックすることで、プレビューを確認することができます。

問題がなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：kintoneと連携し、フォームの情報を追加する

(1)次にkintoneと連携してフォームの情報をkintoneに追加します。
「指定アプリにフォームの内容を追加する」をクリックします。

(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、アプリIDは候補から選択します。

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、アウトプットを使って入力します。
アウトプットを使うことで、問い合わせフォームの情報を引用することができます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ4：Chatworkと連携し、通知設定をする

(1)次にChatworkと連携して問い合わせがあった旨と、kintoneに情報を追加したことを通知します。
「Chatworkの指定ルームにkintoneに問い合わせがあった旨とkintoneへ登録した旨を通知する」をクリックします。

(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。

下へ進み、メッセージ内容に入力した内容がChatworkに通知されます。
画像のように、文中にアウトプットを使用することも可能です。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「問い合わせフォームに入力された内容をkintoneのアプリに追加して、その旨をChatworkに通知する」フローボットの完成です。

kintone・Chatworkを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもkintoneとChatworkを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.kintoneにレコードが追加されたら、Chatworkに通知する

‍kintoneに新しいレコードが追加されたら、自動でChatworkにレコードの情報を通知できます。これにより、kintoneを開かずに情報を把握できます。また、通知先や通知内容は柔軟にカスタマイズ可能です。

2.kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知する

kintoneでコメントが投稿されたことをChatworkに自動通知できます。これにより、コメントを確認する手間を削減でき、業務に集中できるようになるでしょう。

3.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知するフローを導入することで、業務効率の向上が期待できます。これにより、入力ミスが減り、正確なデータ管理が実現できるでしょう。

さらに、kintoneやChatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧

Chatworkを使用したフローボットテンプレート一覧 

kintoneとChatworkを連携するメリットと具体例

メリット1：手作業の削減による業務効率化

問い合わせフォームの内容を手作業でkintoneに入力し、さらにチームへ共有するのは、手間がかかりがちです。
例えば、手作業の場合、1件ずつ転記し、メールやチャットで関係者に知らせる作業を繰り返していると、本来の業務に使うべき時間が削られてしまう可能性があります。
しかし、kintoneとChatworkを連携することで、問い合わせフォームに入力された内容を自動でkintoneに追加し、さらに追加された内容をChatworkに通知できます。
これにより、手作業の時間を削減し、担当者は重要な業務に集中できるでしょう。

メリット2：入力ミスの防止

手動でデータを入力すると、メールアドレスや電話番号、問い合わせ内容の重要な部分に誤りがあると、対応の遅れや誤対応のリスクが高まる可能性があります。
この連携を活用することで、問い合わせフォームの内容がそのままkintoneに登録されるため、人為的ミスを防ぐことができるでしょう。
例えば、「お客様の電話番号を間違えて登録してしまい、折り返しの連絡がつかない」といったケースは、手入力ではよく発生しがちです。しかし、自動化することで、こうしたミスを防ぎ、正確なデータをもとに業務を進めることができるでしょう。

メリット3：タイムリーな情報共有が可能

問い合わせがあった際、できるだけ早く対応することが顧客満足度の向上につながるでしょう。
しかし、手作業で情報を整理し、関係者に伝達していると、その分対応が遅れてしまう可能性があります。
kintoneとChatworkを連携させれば、問い合わせが入るとすぐに関係者へ通知が届くため、スピーディーな対応ができるでしょう。
例えば、問い合わせの中には「システムが動かない」「商品が届かない」といった緊急性の高い内容も含まれることがあります。こうした問い合わせがあった際、Chatworkにすぐに通知が届くことで、サポートチームが確認し、適切な対応を取ることができます。
結果として、顧客の不安を早期に解消でき、トラブルの拡大を防ぐことが期待できます。

まとめ

kintoneとChatworkを連携すると、手作業のムダを減らせるだけでなく、入力ミスを防ぎ、タイムリーな情報共有ができるようになりそうですね！
さらに、対応履歴を一元管理できるので、「誰が対応したか分からない…」なんてこともなくなり、チームの連携もスムーズになりそうです。
問い合わせ対応の手間を減らしたい、もっと効率的に管理したいと思っているなら、ぜひこの仕組みを取り入れてみてください。きっと、業務がグッと楽になりますよ！