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「kintoneに登録した顧客情報を、手作業でファイル管理用のストレージに転記している…」
「レコードのステータスが変わるたびに、関連部署へ手動で連絡するのは手間がかかるし、漏れが心配…」
このように、kintoneへのデータ入力後の関連業務が手作業のままで、非効率だと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">kintoneにレコードが登録されたら自動でストレージにフォルダを作成してメールを送信したりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されるでしょう。
これにより、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">kintoneのデータを他アプリと連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
kintoneを起点として、普段お使いの様々なツールへの情報連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業によるデータ転記や通知の手間を削減し、業務全体のスピードと正確性を向上させることが可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">kintoneのレコード情報を基に、Google Driveなどのストレージサービスに自動でフォルダを作成する</span>ことができるので、案件ごとや顧客ごとのファイル管理を効率化し、手作業による作成漏れやミスを防ぎます。
<span class="mark-yellow">kintoneのステータス更新などをトリガーに、Outlookなどのメールツールから関係者へ自動で通知メールを送信</span>できるため、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応が可能になります。
<span class="mark-yellow">kintoneに登録されたデータをGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスへ自動で転記・記録する</span>ことで、データの二重入力をなくし、常に最新の情報を一元管理できるようになります。
それではここから代表的な例として、kintoneにレコードが登録された際に、Google Driveにフォルダを自動で作成し、その旨をメールで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．kintoneのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google Driveのマイアプリ連携
ナビで紹介しているGoogle スプレッドシートの手順を参考に、Google Driveのマイアプリ連携を行ってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「kintoneと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
Webhookの設定を行います。
WebhookURLをコピーして対象アプリの管理画面で設定できたら、kintoneでレコードの登録を行いましょう。
今回は以下のレコードを登録しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「レコードを取得する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「kintoneと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「アプリID」を設定しましょう。
「候補」や「取得した値」から選択可能です。
該当のアプリが候補にない場合は注釈に沿って手動で入力してくださいね！
設定できたら次に進みます。
次に進んだら、「取得したいレコードの値」を「取得した値」を使って設定します。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
「フォルダを作成する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として「取得した値」と固定のテキストを使って以下のように設定しました！
「作成先のフォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Google Driveにフォルダが作成されました！
「メールを送る」を選択します。
「アプリ」はYoomのままでOKです！
「メール内容」を設定します。
「To」にはメールの送り先にしたいメールアドレスを設定しましょう。
「件名」と「本文」を設定しましょう。
今回は「取得した値」と固定のテキストを使用しました！
これにより、kintoneのレコードごとに変わる情報をメールへ動的に反映できます。
設定できたら「次へ」を選択します。
「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
メールが送信されているかを確認してくださいね！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
kintoneと様々なアプリの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの転記や関係者への通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は入力ミスや連絡漏れの心配から解放されるでしょう。
また、顧客対応や分析といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もしkintoneを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：kintoneのレコード登録以外のトリガーアクションはありますか？
A：はい、可能です！
例えば、「コメントが書き込まれたら」や「ステータスが更新されたら」などのkintoneのトリガーアクションを用意しています。
詳しくは下記のページをご確認ください。
Q：kintone以外のアプリをトリガーにできますか？
A：はい、可能です！
例えば、「Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する」といった他アプリをトリガーとした自動化も可能です。
Q：自動化がエラーになったらどうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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