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kintoneとコラボフローを連携して、kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する方法
Yoomを活用してkintoneとコラボフローを連携すると、kintoneのステータス更新をトリガーにフローボットが起動して、コラボフロー側で帳票を自動作成できるようになります。
さらに、作成された帳票はそのままメール送信されるので、作業時間の短縮とプロセスの統一化が実現できる可能性があります。
本記事では、kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説していきます。
業務効率化を目指す方は、ぜひ参考にしてみてください！
こんな方におすすめ
- kintoneとコラボフローをそれぞれ活用している方
- kintoneとコラボフローをそれぞれ活用しているが、情報の連携に手間を感じている方
- kintoneとコラボフローを連携して、業務効率化できないか検討している方
- kintoneとコラボフローを連携して、より効率的な業務プロセスを構築したいと考えている方
では、「kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する方法
まず、kintoneのステータスが更新されたことをkintoneのAPIを利用して受け取ります。
その後、コラボフローの提供するAPIを用いてkintoneで更新した情報をもとに、コラボフローで帳票を作成可能です。
さらに、Gmailが提供するAPIを活用することで、コラボフローで作成した帳票をGmailで送付することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- kintoneとコラボフローとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- kintoneの起動設定と帳票を作成するコラボフローの設定、続くメールを送信するGmailの各オペレーションの設定
- トリガーをONにして動作を確認
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■概要kintoneで案件のステータスを更新した後、コラボフローで帳票を作成し、関係者にメールで送付する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？重要な業務だからこそ迅速かつ正確な対応が求められますが、手作業では手間がかかり、抜け漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新を起点として、コラボフローでの帳票作成からGmailでの送付までを自動化し、こうした課題を円滑に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
■注意事項- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
・kintoneとコラボフローとGmailをマイアプリ連携
(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。
(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。
(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。
(4)次にコラボフローのアプリ連携を行います。
kintoneのマイアプリ登録と同様に、コラボフローを選択します。
(5)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
2つ目のアプリ、コラボフローの接続が完了しました。
(6) コラボフローのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要kintoneで案件のステータスを更新した後、コラボフローで帳票を作成し、関係者にメールで送付する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？重要な業務だからこそ迅速かつ正確な対応が求められますが、手作業では手間がかかり、抜け漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新を起点として、コラボフローでの帳票作成からGmailでの送付までを自動化し、こうした課題を円滑に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
■注意事項- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
・kintoneの起動設定
(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「ステータスが更新されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面でWebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
kintoneでの設定方法はこちらのページをご確認ください。
kintone側でのWebhook設定時、【通知を送信する条件】は「ステータスの更新」にチェックを入れてください。
ステータスは、フィールド名ではなく、kintoneのプロセス管理機能の「ステータス」を指します。（詳細はこちら）
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次は、2つ目のステップ「レコードの詳細を取得」をクリックします。
(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認します。データベースの連携で「アプリID」に情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。
入力バーをクリックするとアカウントに基づいた内容が展開されるので、該当する情報を選択できます。
(8)次の画面で、kintoneの指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
こちらは前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
今回は例として、前ステップから取得したアウトプット【レコードID】を指定します。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・帳票を作成するコラボフローの設定
(1)続いて、3つ目のステップ「申請書を申請」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの項目に注釈に沿って情報を入力します。
(4)「下書き保存」は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(6)次に、4つ目のステップ「帳票を出力」をクリックしましょう。
(7)次の画面で、連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。
移行後の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの項目に注釈に沿って情報を入力します。
「文書ID」は、アウトプットを引用できます。
(8)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・メールを送るGmailの設定
(1)最後に、3つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。
(3)今回はメールに【帳票ファイル】を添付したいため、『添付ファイル』は以下のように設定します。
（4つ目のステップで取得した【出力した帳票ファイル】をプルダウンから選択しています。）
(4)情報を入力後、［次へ］をクリックすると、次の画面で設定した内容の一覧が確認できます。
(5)作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定が完了しました。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要kintoneで案件のステータスを更新した後、コラボフローで帳票を作成し、関係者にメールで送付する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？重要な業務だからこそ迅速かつ正確な対応が求められますが、手作業では手間がかかり、抜け漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新を起点として、コラボフローでの帳票作成からGmailでの送付までを自動化し、こうした課題を円滑に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
■注意事項- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
kintoneとコラボフローを使ったその他の自動化例
他にもkintoneとコラボフローを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
コラボフローで申請後にkintoneへタスクを自動的に追加するため、手作業を削減できるようになるかもしれません。
また、引用した内容を使用してkintoneに情報を追加するため、ヒューマンエラーの防止にも寄与します。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する
稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方におすすめのフローボットです。
手作業による更新に伴うミスを防ぐことで、データの正確性維持につながります。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローボットです。
kintoneのレコード情報を反映してコラボフローで申請書を申請するので、転記ミスなどの人的ミスをなくせるかもしれません。
■概要kintoneで管理している案件やプロジェクトのステータスが更新された際に、コラボフローで別途申請書を作成・申請する作業に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、コラボフローでの申請書申請までを自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとコラボフローを併用し、手作業での申請業務に課題を感じている方
- kintoneでのステータス更新と申請フローの連携を効率化したいと考えている方
- 申請業務における入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスを更新するだけでコラボフローへの申請が完了するため、申請書作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、ステータスが変更されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとに申請書を自動で申請します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（案件管理、顧客管理など）を任意で設定してください。
- コラボフローに連携する申請書の項目は、kintoneから取得した情報の中から任意で選択し、設定することが可能です。
■注意事項- kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとコラボフローを併用し、手作業での申請業務に課題を感じている方
- kintoneでのステータス更新と申請フローの連携を効率化したいと考えている方
- 申請業務における入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
- kintoneのステータスを更新するだけでコラボフローへの申請が完了するため、申請書作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。
- はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、ステータスが変更されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとに申請書を自動で申請します。
- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（案件管理、顧客管理など）を任意で設定してください。
- コラボフローに連携する申請書の項目は、kintoneから取得した情報の中から任意で選択し、設定することが可能です。
- kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとコラボフローを連携するメリットと具体例
1.対応時間の短縮が期待できる
手動で帳票を作成しメールを送る作業は、多くの時間と労力をかける必要があるでしょう。
kintoneとコラボフローを連携することで、従来の作業負担を軽減できるかもしれません。
例えば、kintoneの顧客ステータスを更新したらコラボフローで帳票を自動作成するので、kintoneの作業だけで書類を作成できるようになります。この作業が省けるだけでも助かりますが、さらにそのままメールを自動送信することで、顧客へのメール文面の作成作業も省略できるはずです。
作業の自動化で、対応時間の短縮につなげられるでしょう。
2.作業時のミスを抑制できる
手作業での業務処理では、書類を作成し忘れたり、情報を誤って引用してしまうこともあります。
しかしフローの自動化で、kintoneのステータス更新を起点に自動的に作業が行われていくので、ヒューマンエラーの抑止につながります。
例えば、帳票はたくさんの数字を記載しなければならないことがありますが、打ち間違いが起きやすいポイントと言えるのではないでしょうか。このような情報の誤転記や誤った引用を防げる可能性があります。
メール文面の作成から送付までが自動的に行われるので、書類の添付忘れや対応漏れもなくせるはずです。
3.フローを統一できる
手動での帳票作成やメール送付を行う上で、担当者ごとに手順や方法にばらつきはありませんか？各担当者で手順が異なると、作業の再確認で「この手順じゃなかったかな？」と混乱してしまうかもしれません。
kintoneとコラボフローの連携により、帳票作成からメールの送付にかかる業務フローを統一できるようになるので、情報の正確性や対応品質の向上が期待できます。
例えば、新入社員に業務を覚えてもらう際、どのメンバーも同じ内容を指示できるので「あの人が言ったことと違う」という認識の違いをなくせるかもしれません。
スタッフが安心して業務を行える環境を構築するための役立つツールとなるでしょう。
まとめ
今回紹介したkintoneとコラボフローの連携を業務に取り入れることで、kintoneで作業を行うだけでコラボフローで帳票を自動で作成できるようになり、従来の手続きで費やしていた時間と手間の削減が期待できます。
続けて、帳票を添付したメールを自動的に作成して対象者に送付するので、対応忘れや引用ミスなどのヒューマンエラーの発生をなくすことができるかもしれません。
自動化によって、業務フローの統一化が実現したり、業務環境の改善が図れたりと多くのメリットを得られる可能性があります。
ノーコードで簡単に導入できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
