kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
コラボフロー
を自動連携できます。
■概要
kintoneで案件のステータスを更新した後、コラボフローで帳票を作成し、関係者にメールで送付する、といった一連の作業を手動で行っていませんか？重要な業務だからこそ迅速かつ正確な対応が求められますが、手作業では手間がかかり、抜け漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新を起点として、コラボフローでの帳票作成からGmailでの送付までを自動化し、こうした課題を円滑に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
- 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
- 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
- さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
- 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
- コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。
■注意事項
- kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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