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定期的な契約書の作成や送付は重要なプロセスの一つですが、業務にあたり、手作業による誤送信などのリスクや時間のロスなどの課題を感じることはありませんか？
Yoomを活用してkintoneとfreeeサインを連携させることで、kintoneのステータスが更新された際、更新情報をもとにfreeeサインで契約書を自動作成し、そのまま対象者へ契約書を送付できるようになります。
担当者はkintone側の操作を行うだけで一連の作業を完結できるため、空いたリソースをより戦略的な業務に充てやすくなるかもしれません。
また、kintoneで管理しているデータをそのまま契約書に反映することで、転記ミスや誤送信などのトラブルの抑制が期待できます。
本記事では、kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneとfreeeサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneとfreeeサインの連携フローの作り方
今回は「kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がないので、便利です。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／freeeサイン
[Yoomとは]
以下の4つのステップで設定が可能です。
まだYoomを利用していない方は、こちらの登録フォームから無料登録をしましょう。
すでにYoomを利用している方はログインしてください。
ステップ1:kintoneとfreeeサインをマイアプリ登録
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。kintoneマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
freeeサインとYoomのマイアプリ登録
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からfreeeサインを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。
以下の画面が表示されるので、freeeサインにログインしましょう。
マイアプリにkintoneとfreeeサインが表示されたら、登録は完了です。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にレコード詳細ページから起動する設定を行うため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。
こちらではChrome拡張機能を使ったトリガーの設定を行うので、Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法から詳細を確認しましょう。
Chrome拡張機能を使用するので、Yoom - Chrome Web Storeからインストールしてください。
なお、拡張機能は一部有料プランでは利用できません。表示される内容に従ってインストールして、ツールバーに固定しておくことをお勧めします。
スクロールし、以下の設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
スクロールし、「起動ページのURLサンプル」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、レコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「レコード詳細ページから起動」の値を使用して、次のように設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすることで、取得した値を選択できます。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うため、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックしてください。
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されたら、「対象のレコードの条件」をクリックしてください。
以下のように設定しましょう。
スクロールし、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定してください。
次のように設定しましょう。
