定期的な契約書の作成や送付は重要なプロセスの一つですが、業務にあたり、手作業による誤送信などのリスクや時間のロスなどの課題を感じることはありませんか？
Yoomを活用してkintoneとfreeeサインを連携させることで、kintoneのステータスが更新された際、更新情報をもとにfreeeサインで契約書を自動作成し、そのまま対象者へ契約書を送付できるようになります。
担当者はkintone側の操作を行うだけで一連の作業を完結できるため、空いたリソースをより戦略的な業務に充てやすくなるかもしれません。
また、kintoneで管理しているデータをそのまま契約書に反映することで、転記ミスや誤送信などのトラブルの抑制が期待できます。
本記事では、kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneとfreeeサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する
試してみる
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
kintoneとfreeeサインの連携フローの作り方
今回は「kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がないので、便利です。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／freeeサイン
[Yoomとは]
以下の4つのステップで設定が可能です。
- kintoneとfreeeサインをマイアプリ登録
- テンプレートを開く
- トリガーとアクションを設定
- kintoneとfreeeサインの自動化の動作確認
まだYoomを利用していない方は、こちらの登録フォームから無料登録をしましょう。
すでにYoomを利用している方はログインしてください。
ステップ1:kintoneとfreeeサインをマイアプリ登録
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。kintoneマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
freeeサインとYoomのマイアプリ登録
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からfreeeサインを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。
以下の画面が表示されるので、freeeサインにログインしましょう。
マイアプリにkintoneとfreeeサインが表示されたら、登録は完了です。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する
試してみる
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にレコード詳細ページから起動する設定を行うため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。
こちらではChrome拡張機能を使ったトリガーの設定を行うので、Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法から詳細を確認しましょう。
Chrome拡張機能を使用するので、Yoom - Chrome Web Storeからインストールしてください。
なお、拡張機能は一部有料プランでは利用できません。表示される内容に従ってインストールして、ツールバーに固定しておくことをお勧めします。
スクロールし、以下の設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「kintoneと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「拡張機能から起動する際のアクション」→レコード詳細ページから起動
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
スクロールし、「起動ページのURLサンプル」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、レコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→任意で設
- 「kintoneと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「レコード詳細ページから起動」の値を使用して、次のように設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすることで、取得した値を選択できます。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うため、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックしてください。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「kintoneと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「実行アクション」→特定のレコードのサブテーブルの行を取得する
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されたら、「対象のレコードの条件」をクリックしてください。
以下のように設定しましょう。
スクロールし、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定してください。
次のように設定しましょう。
続いて、freeeサインで契約書を作成する設定を行うため、「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「freeeサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「契約書タイトル」を設定してください。
「レコードを取得する」の値を使用して設定しましょう。
次に、以下の必須項目を設定してください。
スクロールし、「入力項目」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、契約書を送信する設定を行うため、「契約書を送信」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「freeeサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→契約書を送信
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。
スクロールし、「契約書ID」を設定してください。
「契約書をテンプレートから作成」の値を使用して設定します。
スクロールし、「契約書の送信者となるユーザーのID」を設定しましょう。
スクロールし、「送り先情報」を設定します。
「送り先メールアドレス」は、kintoneの「レコードを取得する」の値を使用しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:kintoneとfreeeサインの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
kintone・freeeサインを使ったその他の自動化例
kintoneやfreeeサインのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneを使ったその他の便利な自動化例
kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加したり、Web会議が終了した際に文字起こししてkintoneに追加したりといった連携が可能です。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
・kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
・遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
・顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームから回答が送信されたら、その情報をkintoneに登録します。
kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに情報を連携する
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kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelのシートに自動的に情報を連携するフローボットです。
kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録する
試してみる
kintoneでレコードが登録されたら、自動的にSalesforceに取引先を登録します。
Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加するフローです。
kintoneからのレコード登録後、Googleスプレッドシートに自動登録する
試してみる
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約してkintoneに格納する
試してみる
Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、要約内容をkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録する
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
kintoneに登録された情報を連携したKING OF TIMEに追加する
試してみる
kintoneに登録された従業員情報を予め連携したKING OF TIMEに自動で反映させるフローです。
freeeサインを使ったその他の便利な自動化例
freeeサインでの契約完了をトリガーに他ツールの情報を更新したり、逆に他ツールの情報をもとにfreeeサインで契約書を作成したりといった連携が可能です。
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付する
試してみる
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付するフローです。
Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freeeサインで契約書を作成する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freeeサインで契約書を作成する」ワークフローは、契約業務の効率化を実現する業務ワークフローです。
Gmailで特定のラベルのメールを受信した際、その内容をもとにfreeeサインで自動的に契約書を作成します。
手動での契約書作成作業を削減し、迅速かつ正確な契約管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して契約関連のメールを管理しているビジネスパーソンの方
・手動での契約書作成に時間を取られ、業務の効率化を図りたい方
・freeeサインを既に利用しており、さらにその活用方法を広げたい方
・契約業務の自動化を検討している中小企業の経営者や管理者の方
・API連携を活用して業務フローを改善したいIT担当者の方
■注意事項
・Gmail、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの内容をもとに、freeeサインで契約書を作成し送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で契約書を作成・送付する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、freeeサインでの契約書作成から送信までを自動化できます。freeeサインのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、契約業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームとfreeeサインを用いた契約業務を、手作業で行っている法務・営業担当者の方
・freeeサインのAPI連携による自動化を検討しているものの、開発リソースの確保が難しい方
・契約締結までのリードタイムを短縮し、事業全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freeeサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知する
試してみる
freeeサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
freeeサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
freeeサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
freeeサインで締結した契約書をBoxにアップロードする
試してみる
freeeサインで締結した契約書をBoxにアップロードするフローです。
Outlookの特定件名のメールをもとに、freeeサインで契約書を作成する
試してみる
■概要
「Outlookの特定件名のメールをもとに、freeeサインで契約書を作成する」ワークフローは、メールの自動処理を通じて契約書作成の手間を軽減します。
Outlookで特定の件名のメールを受信した際、その内容をもとにfreeeサインで迅速に契約書を生成します。
業務の効率化を実現し、ミスを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用し、契約関連のメール管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・freeeサインを活用して契約書作成を自動化し、業務効率を向上させたい担当者の方
・メールからのデータ抽出や契約書作成プロセスを簡素化し、ミスを減らしたい企業の経営者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したいIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freeeサインで契約が完了したら、Google Driveに契約書をアップロードする
試してみる
■概要
freeeサインで締結した電子契約書を、都度ダウンロードして手動でファイル管理することに手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローは、freeeサインとGoogle DriveをAPI連携させることで、契約完了からファイル保管までの一連の業務を自動化し、手作業による負担や保管漏れのリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freeeサインで締結した契約書の管理に、非効率や手間を感じている法務・営業担当の方
・APIを活用した業務自動化に関心があり、freeeサインの利用をさらに効率化したい方
・契約関連業務における人的ミスの削減や、業務の標準化によって属人化を解消したい方
■注意事項
・freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
freeeサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「freeeサイン」での契約締結後、販売管理システム「楽楽販売」への情報更新を手作業で行っていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freeeサインと楽楽販売の連携を自動化し、契約完了と同時に楽楽販売の顧客情報や案件情報を自動で更新することが可能です。契約管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freeeサインでの契約完了後、楽楽販売への情報反映を手作業で行っている方
・契約情報の転記作業における入力ミスや更新漏れなどの課題を解消したい方
・freeeサインと楽楽販売を連携させ、契約管理業務の自動化を検討している方
■注意事項
・freeeサイン、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
freeeサインで文書のステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
freeeサインに登録された契約書のステータス更新を、都度確認して関係部署に連絡するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、freeeサインのAPIを活用して文書のステータスが更新された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知を送る仕組みを構築します。これにより、手作業による連絡の手間を省き、契約プロセスの進捗共有を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・freeeサインでの契約ステータス管理や関係者への連絡に手間を感じている方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、業務の遅延を防ぎたいと考えている方
・freeeサインのAPI連携などを活用して、契約関連業務を自動化したい方
■注意事項
・freeeサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
こんな方におすすめ
- kintoneとfreeeサインを利用している方
- kintoneとfreeeサインの連携による業務自動化を目指している方
- kintoneのデータを活用したfreeeサインでの契約書の作成や送付の手間を削減したい方
- 複数の契約書を迅速かつ確実に送付したい担当者
- 契約プロセスの可視化や進捗管理の効率化を目指しているチームマネージャー
kintoneとfreeeサインを連携するメリット
メリット1:人的ミスを防ぐ
kintoneのデータを基に1クリックで契約書を作成し、freeeサインで送付するフローを自動化することができます。
手動で契約書の作成や送信を行っていると、契約書の記載ミスや送信不備が起こるリスクがあります。
しかし、このような自動化を導入することで、データの正確性を保ったまま契約書の作成ができるでしょう。
これにより、ミスを防ぐとともに、修正作業も不要になります。
特に信頼性が求められる営業や法務部門では、契約業務における重要な自動化となるでしょう。
メリット2:手動作業から解放される
契約書の作成から送付までを自動化することで、担当者は手動作業から解放され、大幅な時間短縮が期待できそうです。
たとえば、担当者が行っていた契約書の確認作業が簡素化され、短時間で処理ができるようになるでしょう。
この自動化により、担当者は手作業から解放され、時間短縮ができるでしょう。
日々の業務負担が軽減されることは、特に多忙な企業にとって有益な連携になりそうです。
まとめ
今回は、kintoneから1クリックで契約書を作成し、freeeサインを自動送付するフローをご紹介しました。
従来の作業でかかっていた担当者の負担が軽減され、ヒューマンエラーや遅延を抑制できるようになります。
また、自動化による契約業務のスピード向上により、取引先との契約プロセスも迅速化されるので、組織全体の生産性を高めることにもつながるでしょう。
誰でも簡単にこの自動化を実現できるので、ぜひこちらから無料登録して、アプリ連携による自動化を体験してください。
よくあるご質問
Q：kintoneではなく、Google スプレッドシートでも連携できますか？
A：
可能です。以下のテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、freeeサインで契約書を作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたら、freeeサインで契約書を作成する」フローは、契約書作成の手間を軽減する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートに新しいデータが入力されると、自動的にfreeeサインが契約書を生成します。
これにより、手動での契約書作成作業を削減し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで契約情報を管理しているビジネス担当者の方
・freeeサインを活用して契約書作成プロセスを自動化したい方
・契約書作成にかかる時間を削減し、業務効率を向上させたい経営者の方
・人為的なミスを防ぎ、正確な契約書を迅速に作成したい事務担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q：契約書を送付する前に、上長の承認フローを挟むことは可能ですか？
A：
「承認を依頼」アクションを追加することで可能です。承認者や承認内容の詳細を設定してください。
Q：契約書送信と同時に、SlackやMicrosoft Teamsなどの社内チャットにも通知できますか？
A：
可能です。Slackの「チャンネルにメッセージを送る」や、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
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