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定期的な契約書の作成や送付は重要なプロセスの一つですが、業務にあたり、手作業による誤送信などのリスクや時間のロスなどの課題を感じることはありませんか？
Yoomを活用してkintoneとfreeeサインを連携させることで、kintoneのステータスが更新された際、更新情報をもとにfreeeサインで契約書を自動作成し、そのまま対象者へ契約書を送付できるようになります。
担当者はkintone側の操作を行うだけで一連の作業を完結できるため、空いたリソースをより戦略的な業務に充てやすくなるかもしれません。
また、kintoneで管理しているデータをそのまま契約書に反映することで、転記ミスや誤送信などのトラブルの抑制が期待できます。
本記事では、kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneとfreeeサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報を登録し管理している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.freeeサインで契約書を管理している方
・契約締結の効率化のために活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneはレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して契約期間ごとの詳細情報を登録し、スムーズに帳票作成を行うことに繋がります。
しかしkintoneの情報を契約書を作成する際に手入力しなければならないのは、ヒューマンエラーのリスクを高めることになります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成しfreeeサインで送付し、契約書に関わる一連の業務を大幅に短縮することができます。
自動化によって手作業の手間や時間を省くことで、コア業務や重要なタスク解決に時間を充て、チーム全体の業務の効率化をすることで、生産性向上へと繋げます。
■注意事項
・kintone、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneとfreeeサインの連携フローの作り方
今回は「kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がないので、便利です。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／freeeサイン
[Yoomとは]
以下の4つのステップで設定が可能です。
まだYoomを利用していない方は、こちらの登録フォームから無料登録をしましょう。
すでにYoomを利用している方はログインしてください。
ステップ1:kintoneとfreeeサインをマイアプリ登録
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。kintoneマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
freeeサインとYoomのマイアプリ登録
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からfreeeサインを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。
以下の画面が表示されるので、freeeサインにログインしましょう。
マイアプリにkintoneとfreeeサインが表示されたら、登録は完了です。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報を登録し管理している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.freeeサインで契約書を管理している方
・契約締結の効率化のために活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneはレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して契約期間ごとの詳細情報を登録し、スムーズに帳票作成を行うことに繋がります。
しかしkintoneの情報を契約書を作成する際に手入力しなければならないのは、ヒューマンエラーのリスクを高めることになります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成しfreeeサインで送付し、契約書に関わる一連の業務を大幅に短縮することができます。
自動化によって手作業の手間や時間を省くことで、コア業務や重要なタスク解決に時間を充て、チーム全体の業務の効率化をすることで、生産性向上へと繋げます。
■注意事項
・kintone、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にレコード詳細ページから起動する設定を行うため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。
こちらではChrome拡張機能を使ったトリガーの設定を行うので、Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法から詳細を確認しましょう。
Chrome拡張機能を使用するので、Yoom - Chrome Web Storeからインストールしてください。
なお、拡張機能は一部有料プランでは利用できません。表示される内容に従ってインストールして、ツールバーに固定しておくことをお勧めします。
スクロールし、以下の設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
スクロールし、「起動ページのURLサンプル」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、レコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「レコード詳細ページから起動」の値を使用して、次のように設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすることで、取得した値を選択できます。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うため、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックしてください。
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されたら、「対象のレコードの条件」をクリックしてください。
以下のように設定しましょう。
スクロールし、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定してください。
次のように設定しましょう。
続いて、freeeサインで契約書を作成する設定を行うため、「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「契約書タイトル」を設定してください。
「レコードを取得する」の値を使用して設定しましょう。
次に、以下の必須項目を設定してください。
スクロールし、「入力項目」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、契約書を送信する設定を行うため、「契約書を送信」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。
スクロールし、「契約書ID」を設定してください。
「契約書をテンプレートから作成」の値を使用して設定します。
スクロールし、「契約書の送信者となるユーザーのID」を設定しましょう。
スクロールし、「送り先情報」を設定します。
「送り先メールアドレス」は、kintoneの「レコードを取得する」の値を使用しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:kintoneとfreeeサインの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
kintone・freeeサインを使ったその他の自動化例
kintoneやfreeeサインのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneを使ったその他の便利な自動化例
kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加したり、Web会議が終了した際に文字起こししてkintoneに追加したりといった連携が可能です。
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われます。
手動で議事録の作成が不要となることで会議後の作業時間が削減され、その時間を他の価値創造的な業務に充てることが可能です。
文字起こし情報がkintoneへ自動登録されるため、チーム間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。
また、会議記録の形式が統一されることで、重要な決定事項の追跡が容易になります。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画データから議事録を作成する作業に時間がかかっていませんか？録画内容の文字起こしや要約、そしてkintoneへの転記といった一連の作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、kintoneへの格納までが自動で実行されるため、議事録作成に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
◼️注意事項
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelのシートに自動的に情報を連携するフローボットです。
kintoneの情報をMicrosoft Excelに同期したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft Excelのテーブル（表）の一番下の行にkintoneの情報を追加します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneでレコードが登録されたら、レコードの詳細情報を取得して自動的にSalesforceの取引先オブジェクトに取引先を登録します。
kintoneで管理している企業情報とSalesforceを連携する場合にご活用ください。
■注意事項
・kintone、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyストアオーナー
・Shopifyで発生した注文情報をkintoneで一元管理したい方
・手作業での注文情報転記をなくし、業務効率を向上させたい方
・kintoneで顧客管理や在庫管理を行っており、Shopifyの注文情報と連携させたい方
2.ECサイト運営担当者
・Shopifyの注文情報をkintoneに自動で取り込み、分析やレポート作成に活用したい方
・kintoneで構築した業務フローにShopifyの注文情報を組み込み、シームレスな業務連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
・注文情報がkintoneにリアルタイムで反映されるため、チーム内での情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能になります。
・Shopifyで発生した注文情報を自動でkintoneに登録するため、手作業による転記ミスや時間のロスを削減できます。
■注意事項
・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。
kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogleスプレッドシートにも転記することができます。
また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Googleスプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。
◼️注意事項
・kintone、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するkintoneやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.SmartHRで人事業務を行なっている方
・従業員の勤怠管理に使用している方
・入退社に伴う手続きを行う方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・配属や部署ごとに登録の変更を行う方
2.freee人事労務で人事業務を行なっている方
・勤怠管理に使用している企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員情報の一元管理として活用できるツールです。
さらにfreee人事労務で労務手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を改めてfreee人事労務に手入力するのは、非効率な働き方を継続することになります。
効率のいい業務進行を行いたい方は、このフローが適しています。
このフローでは、kintoneに従業員情報の登録があったら自動でfreee人事労務にも登録を行うため、手入力の手間を省きます。
また情報を引用して登録を行うため、手入力で起きていたヒューマンエラーのリスクを大幅に省くことができます。
これまで入力やミスの修正にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務の効率化を行います。
■注意事項
・kintone、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneに登録された従業員情報を予め連携したKING OF TIMEに自動で反映させるフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.入社対応業務や労働時間の管理、kintoneで登録された内容をKING OF TIMEに連携して、自動で反映させる給与計算を担当する方
・人事部総務部の担当者
・給与計算業務を委託されている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneの登録内容が自動で反映することで、入力ミスをなくすことができ業務効率を向上させることができます。
・kintoneの登録をするだけでKING OF TIMEに内容が反映されるので、労働時間の管理を登録後すぐに始めることが可能です。
・オペレーション間の操作【分岐】や【進行先を切り替える】を追加することで、雇用形態ごとの詳細設定を行うなどより登録内容の精度を高めることができます。（分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。）
■注意事項
・kintone、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
freeeサインを使ったその他の便利な自動化例
freeeサインでの契約完了をトリガーに他ツールの情報を更新したり、逆に他ツールの情報をもとにfreeeサインで契約書を作成したりといった連携が可能です。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらfreeeサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を効率化したい方
・承認後のプロセスを迅速に処理したい方
2.freeeサインを利用して契約書の電子署名を行っている方
・契約書の締結プロセスを自動化し、紙ベースの手間を省きたい方
・電子署名を用いた契約書の送付をスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローとfreeeサインを連携することで、契約書の送付プロセスを自動化できるというメリットがあります。
これにより、申請が承認されたタイミングで即座に契約書を送付できるため、契約手続きが迅速かつスムーズに進行します。
また、自動化されることで手作業の負担が軽減され、非常に効率的です。
リソースを他の重要業務に振り向けることができ、生産性が向上します。
さらに、手動でのミスを減らすことで、精度の高い契約管理が実現できます。
このフローを導入することで、社内の業務プロセスが効率的になるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとfreeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で契約書を作成・送付する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、freeeサインでの契約書作成から送信までを自動化できます。freeeサインのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、契約業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailに届いた契約依頼メールを確認し、その内容をfreeeサインに手作業で転記していませんか？この作業は定期的でありながらも入力ミスが許されないため、手間と心理的な負担が大きい業務の一つです。このワークフローを利用することで、Gmailの特定ラベルが付いたメールをきっかけに、AIがメール本文から情報を自動で抽出し、freeeサインの契約書作成までを自動化できるため、面倒な転記作業から解放され、より迅速で正確な契約業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freeeサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインで契約書や帳票の管理を行う方
・取引先の契約書や帳票類の作成を担当する営業事務の方
・雇用契約書の作成や管理を担当する人事担当の方
2. 業務でGoogle Chatを利用している方
・チームのコミュニケーションにGoogle Chatを使っている方
・他のアプリの情報をGoogle Chatで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、freeeサインで締結された契約書の情報をGoogle Chatでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや連絡漏れなどの発生を抑えられます。
宛先や通知内容は自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
■注意事項
・freeeサイン、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
freeeサインで契約が締結されるたびに、顧客管理を行っているSPIRALの情報を手作業で更新していませんか。「この一連の作業は手間がかかるうえ、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、freeeサインで文書の状態が変更されたことをトリガーに、SPIRALの情報を自動で更新できるため、契約管理に伴う業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freeeサインで締結した契約書をBoxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインを利用して契約書の締結を行っている方
・freeeサインでの契約書管理を効率化したいと考えている方
・契約書を自動で他のシステムと連携させて、手間を省きたい方
2. クラウドストレージサービスとしてBoxを利用している方
・Boxを使って契約書データを一元管理したいが、手動でのアップロードが煩わしいと感じている方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインとBoxを連携することで、契約書のアップロード作業が自動化され、業務効率が向上します。
手動でのファイル転送が不要になり、時間と労力を節約できるでしょう。
また、契約書がBoxに自動アップロードされるため、チーム内での情報共有が円滑になり、検索もしやすくなります。
必要な書類を必要な時に見つけやすくなるため、業務の効率が向上するでしょう。
■注意事項
・freeeサインとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の業務でOutlookに届く契約依頼メールをもとに、手作業でfreeeサインの契約書を作成するプロセスに手間を感じていませんか。この手動のプロセスは時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIが内容を解析し、freeeサインでの契約書作成までを自動で実行するため、契約業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freeeサインで締結した電子契約書を、都度ダウンロードして手動でファイル管理することに手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローは、freeeサインとGoogle DriveをAPI連携させることで、契約完了からファイル保管までの一連の業務を自動化し、手作業による負担や保管漏れのリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
電子契約サービス「freeeサイン」での契約締結後、販売管理システム「楽楽販売」への情報更新を手作業で行っていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freeeサインと楽楽販売の連携を自動化し、契約完了と同時に楽楽販売の顧客情報や案件情報を自動で更新することが可能です。契約管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freeeサインに登録された契約書のステータス更新を、都度確認して関係部署に連絡するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、freeeサインのAPIを活用して文書のステータスが更新された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知を送る仕組みを構築します。これにより、手作業による連絡の手間を省き、契約プロセスの進捗共有を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
こんな方におすすめ
kintoneとfreeeサインを連携するメリット
メリット1:人的ミスを防ぐ
kintoneのデータを基に1クリックで契約書を作成し、freeeサインで送付するフローを自動化することができます。
手動で契約書の作成や送信を行っていると、契約書の記載ミスや送信不備が起こるリスクがあります。
しかし、このような自動化を導入することで、データの正確性を保ったまま契約書の作成ができるでしょう。
これにより、ミスを防ぐとともに、修正作業も不要になります。
特に信頼性が求められる営業や法務部門では、契約業務における重要な自動化となるでしょう。
メリット2:手動作業から解放される
契約書の作成から送付までを自動化することで、担当者は手動作業から解放され、大幅な時間短縮が期待できそうです。
たとえば、担当者が行っていた契約書の確認作業が簡素化され、短時間で処理ができるようになるでしょう。
この自動化により、担当者は手作業から解放され、時間短縮ができるでしょう。
日々の業務負担が軽減されることは、特に多忙な企業にとって有益な連携になりそうです。
まとめ
今回は、kintoneから1クリックで契約書を作成し、freeeサインを自動送付するフローをご紹介しました。
従来の作業でかかっていた担当者の負担が軽減され、ヒューマンエラーや遅延を抑制できるようになります。
また、自動化による契約業務のスピード向上により、取引先との契約プロセスも迅速化されるので、組織全体の生産性を高めることにもつながるでしょう。
誰でも簡単にこの自動化を実現できるので、ぜひこちらから無料登録して、アプリ連携による自動化を体験してください。
Q：kintoneではなく、Google スプレッドシートでも連携できますか？
A：
可能です。以下のテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
■概要
契約書を作成する際、Google スプレッドシートで管理している情報をfreeeサインへ手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報をもとにfreeeサインで契約書が自動で作成されるため、こうした課題を解消し、迅速かつ正確な契約業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Q：契約書を送付する前に、上長の承認フローを挟むことは可能ですか？
A：
「承認を依頼」アクションを追加することで可能です。承認者や承認内容の詳細を設定してください。
Q：契約書送信と同時に、SlackやMicrosoft Teamsなどの社内チャットにも通知できますか？
A：
可能です。Slackの「チャンネルにメッセージを送る」や、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
