2024/11/10
アプリ同士の連携方法

kintoneとfreeeサインを連携して、kintoneでレコードを取得したら契約書を作成してfreeeサインで自動送信する方法

m.wadazumi
kintoneとfreeeサインの連携イメージ

目次

ビジネスにおいて契約書作成から送信までの流れは、ヒューマンエラーが避けられない一方で、時間がかかるという点も課題の一つです。
しかし、kintoneとfreeeサインを連携し、自動化することで課題を解消できるでしょう。
本記事では、自動化の設定方法とそのメリットを解説します。

kintoneとfreeeサインを連携するメリット

メリット1:人的ミスを防ぐ

kintoneのデータを基に1クリックで契約書を作成し、freeeサインで送付するフローを自動化することができます。
手動で契約書の作成や送信を行っていると、契約書の記載ミスや送信不備が起こるリスクがあります。
しかし、このような自動化を導入することで、データの正確性を保ったまま契約書の作成ができるでしょう。
これにより、ミスを防ぐとともに、修正作業も不要になります。
<span class="mark-yellow">特に信頼性が求められる営業や法務部門では、契約業務における重要な自動化となるでしょう。</span>

メリット2:手動作業から解放される

契約書の作成から送付までを自動化することで、担当者は手動作業から解放され、大幅な時間短縮が期待できそうです。
たとえば、担当者が行っていた契約書の確認作業が簡素化され、短時間で処理ができるようになるでしょう。
この自動化により、<span class="mark-yellow">担当者は手作業から解放され、時間短縮ができるでしょう。</span>
日々の業務負担が軽減されることは、特に多忙な企業にとって有益な連携になりそうです。

kintoneとfreeeサインの連携フローの作り方

今回は「kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がないので、便利です。

以下の4つのステップで設定が可能です。

  1. kintoneとfreeeサインをマイアプリ登録
  2. テンプレートを開く
  3. トリガーとアクションを設定
  4. kintoneとfreeeサインの自動化の動作確認

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ステップ1:kintoneとfreeeサインをマイアプリ登録

kintoneとfreeeサインを接続するマイアプリ登録をしてください。
最初にマイアプリ登録を行うと、自動化設定が簡単になります。

kintoneのマイアプリ登録をしましょう。
こちらのヘルプページを参照し、マイアプリ登録を行いましょう。

次に、freeeサインのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からfreeeサインを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

以下の画面が表示されるので、freeeサインにログインしましょう。

マイアプリにkintoneとfreeeサインが表示されたら、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にレコード詳細ページから起動する設定を行うため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。
こちらではChrome拡張機能を使ったトリガーの設定を行うので、こちらから詳細を確認しましょう。
Chrome拡張機能を使用するので、こちらからインストールしてください。

スクロールし、以下の設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「kintoneと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「拡張機能から起動する際のアクション」→レコード詳細ページから起動

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

スクロールし、「起動ページのURLサンプル」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、レコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「kintoneと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「実行アクション」→レコードを取得する

スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「レコード詳細ページから起動」のアウトプットを使用して、次のように設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすることで、アウトプットを選択できます。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うため、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックしてください。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「kintoneと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「実行アクション」→特定のレコードのサブテーブルの行を取得する

スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。

以下の画面が表示されたら、「対象のレコードの条件」をクリックしてください。
以下のように設定しましょう。

スクロールし、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定してください。
次のように設定しましょう。

続いて、freeeサインで契約書を作成する設定を行うため、「契約書をテンプレートから作成(入力項目が署名者1に設定されている)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「freeeサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「アクション」→契約書をテンプレートから作成(入力項目が署名者1に設定されている)

以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。

以下の画面が表示されたら、「契約書タイトル」を設定してください。
「レコードを取得する」のアウトプットを使用して設定しましょう。

次に、以下の必須項目を設定してください。

スクロールし、「入力項目」を設定しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、契約書を送信する設定を行うため、「契約書を送信」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→任意で設定
  • 「freeeサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  • 「アクション」→契約書を送信

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。

スクロールし、「契約書ID」を設定してください。
「契約書をテンプレートから作成」のアウトプットを使用して設定します。

スクロールし、「契約書の送信者となるユーザーのID」を設定しましょう。

スクロールし、「送り先情報」を設定します。
「送り先メールアドレス」は、kintoneの「レコードを取得する」のアウトプットを使用しましょう。
設定完了後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:kintoneとfreeeサインの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。

kintone・freeeサインを使ったその他の自動化例

1.freeeサインで契約が完了したら、kintoneの情報を自動更新するフローです。
契約完了後にkintoneのデータを自動更新できるため、手作業で更新する必要がなくなります。

2.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にfreeeサインで契約書を送付するフローです。
kintoneでステータスの更新を起点として、freeeサインで契約書を送付することができます。
ステータスの状況に合わせて手動でfreeeサインを操作する必要がなくなり、手間の削減につながります。

3.kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録するフローです。
手作業で従業員を登録する手間が省けるため、担当者の作業負担を軽減できます。

まとめ

今回は、kintoneから1クリックで契約書を作成し、freeeサインを自動送付するフローをご紹介しました。
これにより、手作業の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

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この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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