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kintoneとHubSpotをそれぞれ活用していて、顧客情報や案件情報を二重入力したり、双方のデータを見比べながら手作業で更新したりするのは本当に手間がかかりますよね。
特に、kintoneに登録された新しい顧客情報をHubSpotにも迅速に反映させたいけれど、その度に手作業で対応していると時間も取られますし、入力ミスが起こる可能性も否定できません。
このような繰り返し作業に追われていると、本来集中すべき戦略的な業務になかなか手が回らない、という方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">kintoneのデータが自動的にHubSpotに連携され、常に最新情報が同期される仕組み</span>があれば、日々のデータ入力作業から解放されて、より創造的な業務や顧客との関係構築に注力できるようになり、業務の質も格段に向上するはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に取り組めて、導入に大きな手間や時間をかける必要もありません！
ぜひこの機会に業務プロセスを見直し、よりスマートな働き方を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">kintoneとHubSpotを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneとHubSpotのAPIを連携させれば、例えばkintoneに登録された顧客情報や案件進捗をHubSpotへ自動で同期したり、逆にHubSpotの活動履歴をkintoneの関連レコードに記録したりすることが可能です。
<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力や転記の手間を削減できれば、情報の正確性と鮮度を保ちやすくなるかもしれませんよね！</span>
これにより、スタッフ間で常に最新の顧客情報を共有し、部門間の連携をスムーズに進められるでしょう。
以下に具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
kintoneに新しい顧客情報やリード情報が登録された際に、それを手動でHubSpotにも入力するのは時間がかかり、入力漏れやミスの原因にもなり得ます。
この連携を利用することで、<span class="mark-yellow">kintoneの特定レコード登録をトリガーとしてHubSpotに自動でコンタクトが作成される</span>ため、常に最新の顧客情報をHubSpotで管理できるようになり、営業活動の迅速化とデータの一元管理を実現します。
このテンプレートは、kintoneの特定条件に合致したデータのみをHubspotに連携する設定が可能です。
kintoneで顧客に関する重要な追記情報や活動履歴が更新された場合、その都度HubSpotの対応するコンタクトにも情報を手入力で反映させるのは非効率的であり、情報のタイムラグが生じる可能性があります。
この連携を設定すれば、<span class="mark-yellow">kintoneのレコード登録・更新情報をHubSpotの該当コンタクトのメモとして自動的に追加</span>できるため、顧客とのコミュニケーション履歴を一元的に管理し、より質の高い顧客対応へと繋げることができます。
これは、kintoneのデータをHubSpotに直接連携するシンプルなパターンです。
それでは、実際にkintoneとHubSpotを連携させた業務自動化フローを作成する手順を見ていきましょう！プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って設定していくだけで、誰でも簡単に連携フローを構築できます。
今回はYoomというノーコードツールを使用して、kintoneの情報をHubSpotへ自動連携する流れを解説していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「kintoneで特定のレコードが登録されたら、HubSpotでコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
HubSpotの連携
HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。
権限追加方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
※権限の追加は、「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。スーパー管理者権限のユーザーでない場合は管理者の方に権限追加について確認してください。
1.検索する
検索ボックスにHubSpotと入力し、HubSpotのアイコンをクリックします。
2.サインインする
下記画面となりますので赤枠の部分をクリックします。
画面が遷移しますのでIDとパスワードを入力しサインインします。
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomの登録がまだの場合は、登録を行ってくださいね。
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションの設定をしましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「レコードが登録されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるkintoneアプリを設定していきます。
まだ、対象のkintoneアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
この時、今後のテスト操作のために、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で良いので、レコードを1つ仮作成してください。
今回は下記のような内容で仮作成しました。
kintoneのアプリ作成が完了したら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし成功するか確認してください。
下記画像のように、先ほど仮作成したkintoneアプリのレコードID番号（アウトプット）が反映していればOKです!
アウトプットについては、こちらも確認してくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.続いて、対象kintoneアプリからレコードを取得する設定をします。kintoneアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。
2.画面が切り替わるので、まずはタイトルやアクションを前のステップと同様に、修正・確認してください。
ページを下にスクロールし、次はデータベースの連携を入力します。
入力欄下の注釈を参考にアプリIDを入力したら、「次へ」を押しましょう。
3.次に、先ほど設定したkintoneアプリから取得するレコードの条件を設定します。
トリガー条件の追加や修正も可能なので、取得したいレコードに合わせてカスタマイズしてください。
今回は全てのレコードを取得したいので、下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のような、kintoneアプリの内容が反映したアウトプットが表示されればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.続いて、対象kintoneアプリからレコードを取得する設定をします。kintoneアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、kintoneアプリの「会社名」項目に「会社」のキーワードが含まれる場合のみアクションが進むよう設定していきたいと思います!
入力が完了したら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
1.続いて、HubSpotのコンタクト作成する設定をします。下記赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションの設定をします。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.kintoneから取得した内容をHubSpotに連携するための設定を行います。
各入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されるので反映させたい項目を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は下記のように入力しましたが、そのほかの項目についても設定も可能なので必要に応じて入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると、HubSpotにコンタクトが追加されているはずなので確認してみましょう。下記のように設定した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
ここまでkintoneからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介してきましたが、逆にHubSpotで発生したイベントをトリガーとしてkintoneにデータを自動連携させたいというニーズもあるかと思います。
例えば、HubSpotで新しいコンタクトが作成されたり、特定の条件を満たす取引が更新された際に、その情報をkintoneの関連アプリに自動で記録・更新するといった業務もYoomなら簡単に自動化できます。
これにより、営業と他部門間での情報共有をよりスムーズにし、全社的なデータ活用を促進できるでしょう。ぜひ下記のテンプレートも併せてご利用ください！
HubSpotで新規コンタクトが登録された際に、その情報をkintoneの顧客データベースにも手動で転記していると、手間がかかるだけでなく、転記漏れや二重管理のリスクも伴います。
この連携を用いれば、<span class="mark-yellow">HubSpotでのコンタクト作成を検知して自動的にkintoneへ新しいレコードとして追加する</span>ため、常に両システム間で顧客情報の一貫性を保ち、効率的な顧客管理を実現します。
このテンプレートは、HubSpotの特定条件に合致したコンタクト情報のみをkintoneに連携し、必要に応じてAIによるデータ加工処理を挟むことも可能です。
HubSpotに新しい製品情報が登録された際、その製品の魅力的な紹介文をkintoneの商品マスタや関連情報としても管理したいものの、毎回紹介文を考えるのは時間と労力がかかります。
この自動化フローでは、<span class="mark-yellow">HubSpotでの製品作成をトリガーに、AIがその製品情報に基づいて商品紹介文を自動生成し、kintoneの該当フィールドへ登録する</span>ため、コンテンツ作成の手間を大幅に削減しつつ、質の高い製品情報をkintone上でも活用できるようになります。
これは、AIによる文章生成といったデータ加工処理を含む連携パターンの一例です。
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやHubSpotのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
kintoneのデータを用いて請求書やコンテンツを作成したり、メールを送付することができます。
管理データをその都度別ツールに転記する作業を減らすことで、スタッフの負担削減も期待できそうです。
HubSpotのフォーム内容をもとに書類を作成したり、情報登録・更新を行います。
さらに、オンラインミーティングの作成も自動化できるので、対応漏れなどのヒューマンエラーが減るはずです。
kintoneとHubSpotの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたkintoneとHubSpot間でのデータ手入力や転記作業から解放され、入力ミスや情報の齟齬といったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて迅速な意思決定や顧客対応を行えるようになり、煩雑なルーティンワークに費やしていた時間をコア業務へと充てることが可能になるため、チーム全体の生産性向上にも大きく貢献します。
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードツール「Yoom」を活用すれば、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のSaaS運用における非効率や手作業による負担に少しでも課題を感じていらっしゃるなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化のインパクトを実際に体験してみてください！
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