kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
- 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneとHubSpotをそれぞれ活用していて、顧客情報や案件情報を二重入力したり、双方のデータを見比べながら手作業で更新したりするのは本当に手間がかかりますよね。
特に、kintoneに登録された新しい顧客情報をHubSpotにも迅速に反映させたいけれど、その度に手作業で対応していると時間も取られますし、入力ミスが起こる可能性も否定できません。
このような繰り返し作業に追われていると、本来集中すべき戦略的な業務になかなか手が回らない、という方も多いのではないでしょうか。
もし、kintoneのデータが自動的にHubSpotに連携され、常に最新情報が同期される仕組みがあれば、日々のデータ入力作業から解放されて、より創造的な業務や顧客との関係構築に注力できるようになり、業務の質も格段に向上するはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に取り組めて、導入に大きな手間や時間をかける必要もありません！
ぜひこの機会に業務プロセスを見直し、よりスマートな働き方を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
- 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneとHubSpotを連携してできること
kintoneとHubSpotのAPIを連携させれば、例えばkintoneに登録された顧客情報や案件進捗をHubSpotへ自動で同期したり、逆にHubSpotの活動履歴をkintoneの関連レコードに記録したりすることが可能です。
手作業によるデータ入力や転記の手間を削減できれば、情報の正確性と鮮度を保ちやすくなるかもしれませんよね！
これにより、スタッフ間で常に最新の顧客情報を共有し、部門間の連携をスムーズに進められるでしょう。
以下に具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
kintoneで特定のレコードが登録されたら、HubSpotでコンタクトを作成する
kintoneに新しい顧客情報やリード情報が登録された際に、それを手動でHubSpotにも入力するのは時間がかかり、入力漏れやミスの原因にもなり得ます。
この連携を利用することで、kintoneの特定レコード登録をトリガーとしてHubSpotに自動でコンタクトが作成されるため、常に最新の顧客情報をHubSpotで管理できるようになり、営業活動の迅速化とデータの一元管理を実現します。
このテンプレートは、kintoneの特定条件に合致したデータのみをHubspotに連携する設定が可能です。
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
- 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneでレコードが登録されたら、HubSpotのコンタクトにメモを追加する
kintoneで顧客に関する重要な追記情報や活動履歴が更新された場合、その都度HubSpotの対応するコンタクトにも情報を手入力で反映させるのは非効率的であり、情報のタイムラグが生じる可能性があります。
この連携を設定すれば、kintoneのレコード登録・更新情報をHubSpotの該当コンタクトのメモとして自動的に追加できるため、顧客とのコミュニケーション履歴を一元的に管理し、より質の高い顧客対応へと繋げることができます。
これは、kintoneのデータをHubSpotに直接連携するシンプルなパターンです。
kintoneでレコードが登録されたら、Hubspotのコンタクトにメモを追加する
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたび、その内容を別途HubSpotのコンタクトに手動でメモとして追加する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、このような手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotの該当コンタクトへ関連情報が自動でメモとして追加され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpot間で情報を手作業で転記している営業担当者
- kintoneの更新情報をHubSpotにスムーズに反映させたいと考えているチームの方
- 顧客情報の一元管理とSaaS間の連携の効率化を目指す業務担当者
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード登録後、HubSpotへ手動でメモを追加する手間が省け、作業時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メモの追加漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定します。ここで、取得したkintoneのレコード情報（例えば顧客IDや案件詳細など）を基に、HubSpotの該当コンタクトにメモとして自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションで設定するメモの内容は、用途に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
- 例えば、メモの冒頭に「kintoneからの自動連携：」といった固定のテキストを追加し、その後にkintoneのレコードから取得した「顧客名」や「案件概要」、「対応日時」などの情報を変数として埋め込むことで、どの情報源からのメモであるか、どのような内容であるかをHubSpot上で明確にできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にkintoneとHubSpotを連携させた業務自動化フローを作成する手順を見ていきましょう！プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って設定していくだけで、誰でも簡単に連携フローを構築できます。
今回はYoomというノーコードツールを使用して、kintoneの情報をHubSpotへ自動連携する流れを解説していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneで特定のレコードが登録されたら、HubSpotでコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- kintoneとHubSpotをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定およびアクション設定、分岐設定、HubSpotのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
- 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
HubSpotの連携
HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。
権限追加方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
※権限の追加は、「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。スーパー管理者権限のユーザーでない場合は管理者の方に権限追加について確認してください。
1.検索する
検索ボックスにHubSpotと入力し、HubSpotのアイコンをクリックします。
2.サインインする
下記画面となりますので赤枠の部分をクリックします。
画面が遷移しますのでIDとパスワードを入力しサインインします。
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
- 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomの登録がまだの場合は、登録を行ってくださいね。
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションの設定をしましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「レコードが登録されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるkintoneアプリを設定していきます。
まだ、対象のkintoneアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
この時、今後のテスト操作のために、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で良いので、レコードを1つ仮作成してください。
今回は下記のような内容で仮作成しました。
kintoneのアプリ作成が完了したら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。
- トリガーの起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
- サブドメイン名：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したkintoneアプリのサブドメインを入力してください。
- アプリID：こちらも入力欄下の注意事項を元に対象のアプリIDを入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックし成功するか確認してください。
下記画像のように、先ほど仮作成したkintoneアプリのレコードID番号（アウトプット）が反映していればOKです!
アウトプットについては、こちらも確認してくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：kintoneのアクション設定
1.続いて、対象kintoneアプリからレコードを取得する設定をします。kintoneアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。
2.画面が切り替わるので、まずはタイトルやアクションを前のステップと同様に、修正・確認してください。
ページを下にスクロールし、次はデータベースの連携を入力します。
入力欄下の注釈を参考にアプリIDを入力したら、「次へ」を押しましょう。
3.次に、先ほど設定したkintoneアプリから取得するレコードの条件を設定します。
トリガー条件の追加や修正も可能なので、取得したいレコードに合わせてカスタマイズしてください。
今回は全てのレコードを取得したいので、下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のような、kintoneアプリの内容が反映したアウトプットが表示されればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：分岐設定
1.続いて、対象kintoneアプリからレコードを取得する設定をします。kintoneアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
今回は、kintoneアプリの「会社名」項目に「会社」のキーワードが含まれる場合のみアクションが進むよう設定していきたいと思います!
- オペレーション：「レコードを取得する」がデフォルトで設定されています。プルダウンより他のオペレーションを選ぶこともできるので、お好みで変更してください。
- 取得した値：こちらもプルダウンから選択可能です。分岐の対象にしたい項目を選択してください。
- 分岐条件：先ほど「取得した値」で設定した内容から分岐となる条件を設定します。お好みに合わせて条件の修正や追加も可能なので、運用状況にあわせて設定してください。
入力が完了したら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：HubSpotのアクション設定
1.続いて、HubSpotのコンタクト作成する設定をします。下記赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションの設定をします。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.kintoneから取得した内容をHubSpotに連携するための設定を行います。
各入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されるので反映させたい項目を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は下記のように入力しましたが、そのほかの項目についても設定も可能なので必要に応じて入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると、HubSpotにコンタクトが追加されているはずなので確認してみましょう。下記のように設定した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
HubSpotのデータをkintoneに連携したい場合
ここまでkintoneからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介してきましたが、逆にHubSpotで発生したイベントをトリガーとしてkintoneにデータを自動連携させたいというニーズもあるかと思います。
例えば、HubSpotで新しいコンタクトが作成されたり、特定の条件を満たす取引が更新された際に、その情報をkintoneの関連アプリに自動で記録・更新するといった業務もYoomなら簡単に自動化できます。
これにより、営業と他部門間での情報共有をよりスムーズにし、全社的なデータ活用を促進できるでしょう。ぜひ下記のテンプレートも併せてご利用ください！
HubSpotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
HubSpotで新規コンタクトが登録された際に、その情報をkintoneの顧客データベースにも手動で転記していると、手間がかかるだけでなく、転記漏れや二重管理のリスクも伴います。
この連携を用いれば、HubSpotでのコンタクト作成を検知して自動的にkintoneへ新しいレコードとして追加するため、常に両システム間で顧客情報の一貫性を保ち、効率的な顧客管理を実現します。
このテンプレートは、HubSpotの特定条件に合致したコンタクト情報のみをkintoneに連携し、必要に応じてAIによるデータ加工処理を挟むことも可能です。
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
- SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：特定の地域や興味関心など）に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotで製品が作成されたら、AIで商品紹介文を作成してkintoneに追加する
HubSpotに新しい製品情報が登録された際、その製品の魅力的な紹介文をkintoneの商品マスタや関連情報としても管理したいものの、毎回紹介文を考えるのは時間と労力がかかります。
この自動化フローでは、HubSpotでの製品作成をトリガーに、AIがその製品情報に基づいて商品紹介文を自動生成し、kintoneの該当フィールドへ登録するため、コンテンツ作成の手間を大幅に削減しつつ、質の高い製品情報をkintone上でも活用できるようになります。
これは、AIによる文章生成といったデータ加工処理を含む連携パターンの一例です。
HubSpotで製品が作成されたら、AIで商品紹介文を作成してkintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい製品情報を登録するたびに、魅力的な商品紹介文を作成し、kintoneへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に、製品数が多い場合や、迅速な情報展開が求められる際には、これらの手作業が大きな負担となり、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、HubSpotへの製品登録をトリガーに、AIが商品紹介文を自動で生成し、kintoneへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで製品情報を管理し、商品紹介文作成に課題を感じているマーケティング担当者の方
- AIを活用して効率的にコンテンツ作成を行いたいと考えている商品企画担当者の方
- kintoneで商品データベースを運用しており、手作業での情報入力に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに製品が登録されると、AIが自動で商品紹介文を生成しkintoneへ追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による文章作成やkintoneへのデータ転記に伴う、内容の不備や入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「製品が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでHubSpotから取得した製品情報をもとに、AIが商品紹介文を生成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された商品紹介文をkintoneの指定したアプリに新しいレコードとして追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成する商品紹介文の文字数や、商品紹介文を作成するためのプロンプト（指示文）、出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを追加するアクション設定では、AIによって生成された商品紹介文を、kintoneアプリ内のどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneやHubSpotを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやHubSpotのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
kintoneを使った便利な自動化例
kintoneのデータを用いて請求書やコンテンツを作成したり、メールを送付することができます。
管理データをその都度別ツールに転記する作業を減らすことで、スタッフの負担削減も期待できそうです。
kintoneのデータを用いてfreeeで請求書を作成
試してみる
■概要
kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。
kintone内のサブテーブルで明細情報を管理し、その情報をもとに請求書の明細まで作成できます。
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②トリガー下の＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定後保存します。
・オペレーション：①で設定したトリガーを選択します。
・アウトプット：ステータスを選択します。
・条件：値と等しくない、を選択します。
・値：請求書送付など今回フローを動かしたいステータス名を入力します。
※このようにすることで、設定したステータスに等しい場合のみ次のフローに進み、そうでない場合はフローがその時点で終了します。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・検索キーワード：③のレコード取得で取得した企業名を埋め込みます。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee請求書、請求書の作成(明細行をリストで指定)アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・取引先ID：⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。
・明細情報(品目など)：④のテーブル情報取得で取得した品目や単価情報をそれぞれ埋め込みます。
※その他任意の項目も必要に応じて直接入力やkintoneから取得した内容を埋め込んでください。
■注意事項
・事前にfreeeに取引先を登録しておく必要があります。
・今回社名を使ってkintoneとfreeeの情報を照合するため、kintone上の取引先名とfreee上の取引先名が一致させてください。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
- 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPressに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPressへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとWordPressを使い、手作業でコンテンツを作成しているWeb担当者の方
- kintoneのデータを活用した定期的な情報発信の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- データ転記のミスをなくし、コンテンツ制作のフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報から直接WordPressに投稿が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneのクローム拡張機能を利用し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得した情報を本文などに埋め込んで投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPressで新規投稿を作成する際に、タイトルや本文の各項目に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として設定できます。これにより、kintoneのフィールド情報をWordPressの投稿に自動で反映させることが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。
- kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。
- フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。
- 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。
- Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
HubSpotを使った便利な自動化例
HubSpotのフォーム内容をもとに書類を作成したり、情報登録・更新を行います。
さらに、オンラインミーティングの作成も自動化できるので、対応漏れなどのヒューマンエラーが減るはずです。
Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Excelに格納する
試してみる
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信データをMicrosoft Excelで一元管理して活用したい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
・使い慣れたMicrosoft Excelでフォーム送信データを管理したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・フォーム送信された見込み客情報をMicrosoft Excelで一覧化し、営業活動に役立てたい方
・顧客情報をMicrosoft Excelで管理し、チームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotでフォームが送信されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、手作業でのデータ転記が不要になり、業務効率が向上します。
・普段使い慣れたMicrosoft ExcelでHubSpotのフォーム送信データを管理できるため、新たなシステム導入の負担を軽減できます。
■注意事項
・Hubspot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Hubspotのフォーム内容をもとにMicrosoft Excelで書類を作成する
試してみる
■概要
Hubspotのフォームから得た情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記して書類を作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Hubspotのフォームが送信されたら、その内容をもとに自動でMicrosoft Excelの書類を発行できます。定型的な書類作成業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Hubspotのフォームを活用したリード獲得や顧客管理を行っているご担当者の方
- フォームの送信情報を基に、手作業でMicrosoft Excelの書類を作成している方
- 顧客情報や申し込み内容の転記作業を自動化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Hubspotのフォーム送信をトリガーに自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記や書類作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubspotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubspotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、Hubspotのフォームから取得した情報をマッピングすることで、指定のテンプレートから書類が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Hubspotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行する際、Hubspotのどのフォーム項目を書類のどの部分に出力するかを、業務内容に合わせて自由にマッピングできます。
■注意事項
- HubSpotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotのフォームが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると同時に、Google スプレッドシートの指定した行へ自動で情報が追加されるため、リード管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで獲得したリード情報を手作業でリスト化しているマーケティング担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客情報を管理しており、入力の手間を省きたい営業担当者の方
- マーケティングや営業活動におけるデータ連携を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォーム送信をきっかけに自動でデータが追加されるため、転記作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客リストの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように「アプリトリガー」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで、HubSpotのフォームから取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDや、情報を書き込むテーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォームの内容をもとにfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから得た顧客情報をもとに、freee請求書で手作業で請求書を作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotでフォームが送信されると、その内容を元にfreee請求書で自動的に請求書が作成されるため、請求書発行業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee請求書を利用し、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- フォームからの情報転記に時間がかかり、本来の業務に集中できていない営業担当者の方
- 請求書発行業務のミスを減らし、プロセス全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォーム送信を起点に請求書作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、freee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、フォーム情報をもとに取引先を特定します。
- 最後に、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、フォームの内容と検索した取引先情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成の起点としたいフォームを任意で指定してください。
- freee請求書で請求書を作成する際、フォームのどの項目（氏名、会社名、金額など）を請求書のどの項目に反映させるか、自由にマッピング設定が可能です。
■注意事項
- HubSpotとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方
- フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方
- 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。
■注意事項
- HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
kintoneとHubSpotの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたkintoneとHubSpot間でのデータ手入力や転記作業から解放され、入力ミスや情報の齟齬といったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて迅速な意思決定や顧客対応を行えるようになり、煩雑なルーティンワークに費やしていた時間をコア業務へと充てることが可能になるため、チーム全体の生産性向上にも大きく貢献します。
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードツール「Yoom」を活用すれば、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のSaaS運用における非効率や手作業による負担に少しでも課題を感じていらっしゃるなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化のインパクトを実際に体験してみてください！
