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「HubSpotのミーティング機能で日程調整をしたものの、その情報を社内のカレンダーに手動で登録するのが面倒…」
「カレンダーに入力した顧客との打ち合わせ予定を、HubSpotのコンタクト情報にも転記する作業に追われて、他の業務に手が回らない…」
このように、HubSpotのミーティングに関連する情報の二重入力や、ツール間の手作業での連携に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールで作成した予定をHubSpotのコンタクト情報に自動で紐づけて記録したり、逆にHubSpotで作成されたミーティング情報を自動で各種ツールに連携したりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されます。
より重要な顧客対応や戦略立案に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotのミーティングを自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、Googleカレンダーで会議予定が作成された際に、HubSpotの会社情報にミーティングを自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleカレンダーを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録が完了です。
HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「予定が作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Googleカレンダーと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際に予定を作成する必要があるので、Googleカレンダーで実行してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト会議」や「テストMT」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「カレンダーID」を、注釈に沿って入力しましょう。
候補からIDを選択することもできます。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「検索キーワード」には、対象となる予定のキーワードを任意で設定できます。
今回のテストでは【会議】を対象キーワードとしました。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
予定の情報が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
作成された予定に、Google MeetのURLが設定されている場合だけ処理を進めるよう、分岐条件を指定していきます。
「分岐条件｜Google MeetのURLの有無」を、クリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐条件を指定は、
になっていることを確認してください。
分岐条件は、予定にGoogle MeetのURLが設定されている場合にのみ処理を分岐させるよう、下図のように設定しました。
用途によって様々な分岐設定が可能です。
詳しくは下記ページを、参考にしてください。
最後に「完了」をクリックしましょう。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更する」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、テキストからデータ抽出の設定方法についてもご参照ください。
「対象のテキスト」は、取得した値からAIに抽出させるテキストを設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
今回は【会社】を抽出します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「完了」を押して次へ進みます。
「会社を検索（キーワード検索）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HubSpotと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「検索キーワード」は、取得した値からステップ5で抽出した会社を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、会社情報が取得されます。
確認し「完了」を押してください。
「会社にミーティングを追加」を、クリックしてください。
再度、HubSpotと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「会社ID」は、ステップ6で取得したIDを設定してください。
「ミーティングのタイトル」と「ミーティングの説明」は、内容を自由に設定できます。
用途に合わせて、固定値と変数(取得した値)を組み合わせ設定してみてください。
最後に「日時」を取得した値から設定し、「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に情報が追加されるので、HubSpotを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
以上が、Googleカレンダーで会議予定が作成された際に、HubSpotの会社情報にミーティングを自動で追加するフローの連携手順になります！
Yoomでは、HubSpotを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、HubSpotに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォーム、Zoomウェビナー、スプレッドシート、Trello、Salesforceなどからの情報でHubSpotにコンタクトや取引の自動登録が可能です。
さらに、SlackのメッセージをAIで解析しチケットを作成したり、フォームの情報でShopifyに商品を登録ができます。
また、新規コンタクト登録時や取引作成時にLINE WORKSに通知したり、Microsoft Teamsにチャネルを作成したりといった連携も可能です。
これにより、顧客情報と営業活動のデータ連携を自動化し、営業フォローと情報共有の迅速化を実現できます。
HubSpotとGoogleカレンダーなどのスケジュールツールを連携し、ミーティング情報の登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の二重入力や転記ミスを防ぎ、顧客情報に紐づいた正確な活動履歴を蓄積できます。</span>
これにより、営業担当者やカスタマーサクセス担当者は、入力作業から解放され、顧客との対話といった本来注力すべき業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダー以外のカレンダーアプリとも連携できますか？
A：連携可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、使用しているカレンダーアプリとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：HubSpotで作成したミーティングをカレンダーに自動登録できますか？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したのはカレンダー→HubSpotへの自動連携フローですが、逆方向のHubSpot→カレンダー連携も同様に設定可能です。
以下のページを参照ください。
Q：連携先に該当する会社情報がない場合はどうなりますか？
A：該当する会社情報がない場合などで自動化が失敗した時は、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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