kintoneとdirectを連携して、kintoneでレコードが登録されたらdirectに通知する方法

ステップ1：kintoneとdirectをマイアプリ連携

kintoneとdirectをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。

2.表示された画面で、サブドメインとクライアントID、クライアントシークレットを入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてdirectをマイアプリ登録します。
kintoneの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「direct」と入力し、検索結果からdirectを選択します。
ログイン画面で、Client IDとClient Secretを入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにkintoneとdirectが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるkintoneのトリガー設定と、その後のdirectのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】kintoneでレコードが登録されたらdirectに通知する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

データベースの連携は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」を入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.アプリと連携する「メッセージを投稿」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
「トークID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、kintoneとdirectの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のkintoneとdirectを使った自動化例

その他にもYoomにはkintoneとdirectを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。会議のスケジュール設定とURLの送信が自動化されるため、手作業での入力や確認作業が不要になります。これにより、業務効率が向上するでしょう。また、自動化により、ヒューマンエラーのリスクが減少し、正確な会議情報の送信が期待できます。これらのメリットにより、ビジネスの生産性が向上し、信頼性の強化に繋がります。

2.Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。Gmailとkintoneを連携させることで、問い合わせ内容を一元管理でき、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができるでしょう。また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。これにより、担当者はお問い合わせ情報を管理しやすくなるでしょう。

‍3.毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しdirectに通知する
毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しdirectに通知するフローです。この自動化フローを使用することで、スケジュール確認の手間が省け、予定を見逃す心配も無くなるでしょう。予定が自動的に通知されるため、朝一番でその日の予定をしっかりと把握でき、日々の業務効率を向上させることが期待できます。

kintoneとdirectの連携メリットと具体例

メリット1：情報のタイムリーな共有による意思決定のスピーディー化

kintoneでレコードが登録されるたびにdirectに通知が届く仕組みで、情報共有のスピードが格段に向上します。これにより、関係者がタイムリーに状況を把握でき、意思決定のスピーディー化につながります。例えば、在庫管理システムで新たな在庫不足が登録された際、仕入れ担当者や営業部門にすぐに通知が届くことで、スピーディーな対応が可能になります。タイムリーな情報伝達により、ビジネスチャンスを逃さず、効率的な業務運営が期待できます。

メリット2：タスク管理における抜け漏れの防止

kintoneで新規タスクや更新情報が登録されると、directに通知が送られるため、担当者の見落としを防ぐことができます。例えば、プロジェクトで新しい作業項目が追加された場合、すぐにチームメンバーへ共有されるので、誰が何をすべきかが明確になります。これにより、タスクの進捗管理がスムーズになり、納期遅延や作業ミスのリスクを軽減できます。

メリット3：業務プロセスの透明性向上

kintoneとdirectを連携することで、業務プロセスが可視化され、透明性の向上が期待できます。例えば、営業部門で商談や契約の進捗情報をKintoneに登録すると、関係者全員に通知される仕組みを導入すれば、全員が最新の進捗状況を共有できます。このように、業務内容が可視化されることで、チーム内の連携がスムーズになり、無駄な確認作業が削減されるでしょう。また、透明性がある環境では、業務の改善点を容易に発見できるようになるため、プロセスの効率化が期待できます。

まとめ

今回は、kintoneとdirectを連携させ、kintoneでレコードが登録されたらdirectに通知する方法をご紹介しました。kintoneとdirectの連携は、情報共有のスピーディー化やタスク管理の効率化など、ビジネスにおける様々なメリットをもたらすでしょう。本記事で紹介した方法を活用すれば、ノーコードで簡単に自動化を実現でき、業務プロセスの最適化に大いに役立ちます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
チームの生産性向上やスピーディーな意思決定を目指す方は、ぜひ本記事を参考にkintoneとdirectの連携を試してみてください。
新たなツールの活用で、ビジネス成長への第一歩を踏み出しましょう。